Pridanie nového spisu

• Príkazom menu Spisy/Nový spis...
• Stlačením ikony.
• Stlačením klávesy Ins.

Všeobecne #

• Číslo – Číslo spisu je prideľované automaticky pre každý rok osobitne.
• Vlastné číslo spisu - Pokiaľ používate vlastné číslovanie, môžete toto svoje vlastné číslo vpísať do položky vedľa. Vlastné číslo nie je nijako kontrolované na duplicity.
• Registratúra – Ak máte zakúpenú aj registratúru, musíte každý spis označiť registratúrnou značkou. Za registratúrnou značkou sú uvedené lehoty archivácie. Archivácia sa začína vždy prvým dňom nasledovného roku. Ak je v registratúrnom pláne nastavený termín na vybavenie, program automaticky nastaví položku Termín podľa zadaného počtu dní. V prípade rozsiahlejšieho plánu si môžete pomôcť tlačidlom ..., ktoré sa nachádza vedľa rozbaľovacej ponuky. Umožňuje pohodlné vyhľadanie pomocou filtra. Ak máte rozsiahly plán (nad 20 položiek) a vložili ste určité množstvo spisov (min. 100), program upravuje rozbaľovaciu ponuku, ktorá je zoradená podľa používanosti jednotlivých značiek. Vytvorenie registratúrneho plánu.
• Názov – Názov spisu. Klávesovou skratkou Ctrl-J si môžete zobraziť alebo upraviť zoznam voliteľných hodnôt.
• Popis – Podrobnejší popis spisu. Stlačením tlačidla  (...) na ľavej strane sa zobrazí dialóg s ponukou z číselníka. Údaje sú usporiadané v tabuľke. Vyplnením príslušných polí sa tieto popisy prenesú, každý do samostatného riadku. Pole popis je určené na písanie textu, ale použitím tejto pomôcky budú údaje v tomto poli v štrukturovanej forme.
• Kategórie – Každý spis možno označiť kategóriou. Podľa kategórie možno spisy aj filtrovať. Kategórie spisu
• Písmo - Farba písma, ktorou sa spis vykresľuje v zozname spisov.
  • Prácu s nastavovaním farieb uľahčuje číselník Farebná schéma spisu.
  • Podfarbenie spisov
• Pozadie - Farba pozadia, ktorou sa spis vykresľuje v zozname spisov.
• Firma – Firma, ktorá je priradená ku spisu. Pre vnútorné spisy používajte vlastnú firmu, zákazníkov si označte osobitne. Administrátor môže nastaviť túto položku ako povinnú (Súbor/Nastavenie programu.../Spisy/Firma je povinná položka). Dialóg na výber firmy.
• Zodpovednosť
  • Zodpovedný – Osoba zodpovedná za spis – referent.
  • Oddelenie – Oddelenie, ktoré je za spis zodpovedné. Program sem automaticky doplní oddelenie, na ktorom ste zaradení.
  • Vytvorené – Dátum vytvorenia spisu.
  • Termín – Termín predpokladaného plnenia spisu. Niektoré spisy majú tento termín stanovený v legislatíve. Ak sa jedná o spis s registratúrnou značkou, ktorá obsahuje aj lehotu vybavenia, nie je možné termín vymazať. Vtedy program automaticky doplní termín podľa registratúrnej značky.
  • Termín2 – Druhý termín, ktorý nie je bližšie špecifikovaný. Môžete si tu sledovať doplňujúce dátumové údaje.
  • Termín3 – Tretí termín, ktorý nie je bližšie špecifikovaný. Môžete si tu sledovať doplňujúce dátumové údaje.
• Stav – Spis sa môže nachádzať v troch stavoch. Do rozpracovaného spisu možno robiť zmeny. Vybavený spis je medzistupeň. V uzavretom spise sa nedá nič zmeniť. Administrátor môže nastaviť, že radoví zamestnanci nemôžu uzatvoriť spis.
• Vybavenie
  • Spôsob vybavenia – Pri vybavení spisu je možnosť vyplniť aj spôsob vybavenia. Číselník obsahuje štandardné spôsoby vybavenia. Ad acta je vybavenie spisu, s ktorým neviete urobiť nič iné a potrebujete ho nejakým spôsobom uzavrieť.
  • Vyúčtované – Ak poskytujete služby zákazníkov, môžete si tu vyznačiť, že ste im zaslali faktúru.
  • Uhradené – Ak vám zákazník zaplatil, môžete si to sem poznačiť.
• Objednávateľ
  • Objednávateľ – Objednávateľ úloh v spise. Dialóg na výber firmy.
  • Kontaktná osoba – Kontaktná osoba z danej firmy. Ku kontaktnej osobe vidíte jej najzákladnejšie údaje. Dialóg na výber osoby.
  • Pobočka – Bližšie spresnenie firmy, ak má aj pobočky.
  • Fakturovať – Vyplňte ak sa líši adresa objednávateľa a fakturačná adresa. Dialóg na výber firmy.
  • Dôležitosť – Výber z číselníka.

Podrobnosti #

Na záložke Podrobnosti sa nachádzajú údaje, ktoré súvisia s fakturovaním a servisom. Údaje odtiaľto sa používajú na tlačových zostavách Preberací a odovzdávací protokol.

Preberanie tovaru (napr. servisné opravy)

• Prevzal – Zamestnanec vašej firmy, ktorý tovar prevzal.
• Doniesol – Zamestnanec z druhej firmy, kto tovar doniesol. Ak sa osoba nenachádza v rozbaľovacom zozname, možno ju pridať stlačením tlačidla ...
• Dátum prevzatia – Dátum prevzatia tovaru.
• Odovzdal – Zamestnanec z vašej firmy, ktorý tovar odovzdal.
• Odniesol – Zamestnanec z druhej firmy, ktorý si tovar prevzal a odniesol. Ak sa osoba nenachádza v rozbaľovacom zozname, možno ju pridať stlačením tlačidla ...
• Dátum odovzdania – Dátum odovzdania tovaru.

Kontrola

• Preveril – Preveril v zmysle ISO.
• Schválil – Schválil v zmysle ISO.

Projekt

Napojenie na projekty.

Odhady

Odhady nákladov.

Protistrany

Ako protistranu si možno do spisu doplniť odkazy na ďalšie firmy a osoby.

• Protistrana v spise

Nadradený spis

Vyznačovanie hierarchických vzťahov medzi spismi.

Uloženie spisu

Pri ukladaní spisu do archívu si možno vyznačiť aj miesto jeho uloženia. Na to slúži číselník uloženia spisu, kde možno definovať miesto uloženia. Každé miesto má ako charakteristiky uvedené: miestnosť, regál, sekcia, polica, ukladacia jednotka. Pod pojmom ukladacia jednotka si predstavte škatuľu, do ktorej sa spisy vkladajú. Na začiatku nie je nutné vyplniť všetky položky. Dôležité je ale uviesť minimálne ukladaciu jednotku, pretože podľa nej ľahko identifikujete príslušnosť spisu. Takto možno ľahko označiť všetky spisy, ktoré vkladáte do danej škatule. Keď je škatuľa plná a umiestňuje sa na trvalé miesto, stačí už len správne doplniť jej polohu v číselníku a všetko sa automaticky upraví aj na spisoch aj vo filtri.

Ostatné záložky #

• Úlohy v spise
• Termíny v spise
• Použité diely

Na dialógu sa nachádzajú aj ďalšie záložky, ktoré sa nachádzajú na mnohých dialógoch.

• Užívateľské vlastnosti
• Poznámky
• Termíny
• Súvislosti
• História zmien

Tlačidlá a funkcie #

K dispozícii je niekoľko doplňujúcich funkcií:

• Akcie
  • Prepínanie záložiek - Rýchle prepínanie záložiek.
  • Farebné schémy - Práca s farebnou schémou spisu. Farebná schéma spisu.
  • Zobrazenie súvisiacej firmy a osoby - Zobrazia sa dialógy o firme alebo osobe, ktoré sú nastavené v poliach Firma alebo Objednávateľ/Kontaktná osoba.
  • Zobraziť obrázky [MV] - Zobrazí sa dialóg so všetkými dokumentami v spise. Interný prehliadač dokumentov.
  • Odomknúť spis - Dá sa takto odomknúť uzatvorený spis. Toto je citlivá funkcia, treba ju povoliť iba v nastavení programu (Práva užívateľov/Spisy/Môže otvoriť uzavretý spis) užívateľovi, ktorý ju má používať.
  • Nastavené povolenia - Zobrazia sa nastavené povolenia, ktoré tento dialóg používa.
• SMS - Odoslanie SMS ku spisu.
• Telefonovať - Tlačidlom Telefonovať... môžete zavolať cez TAPI priamo na telefónne číslo kontaktnej osoby alebo zamestnancov firmy, ktorá je priradená ku spisu. Podmienkou je správne nakonfigurovanie TAPI (viď. príslušná kapitola).
• E-mail - Odoslanie e-mailu ku spisu.
• Firma - Tlačidlom Firma... si môžete zobraziť naviazanú firmu ku spisu.
• Plán - Zobrazenie plánu. Plánovanie projektov.

Ďalšie funkcie spisu sú vysvetlené v nasledujúcich kapitolách.

Uloženie zmien #

Tlačidlom OK potvrdzujete zmeny.

Zmeny:

• v. 5.96
  • V rozbaľovacom menu tlačidla Akcie sa doplnila funkcia Odomknúť spis.
  • Bolo redizajnované rozbaľovacie menu na záložke Obchod, aby boli jednotlivé položky viac logicky pokope.
• v. 5.98
  • Klávesová skratka Ctrl-J na položke Názov.
  • Pôvodný mechanizmus automatického doplňovania sa odstránil.

---