Ochrana prístupu ku spisu

Spisy možno chrániť pred prístupom nepovolených osôb. Ochrana sa nastavuje na záložke Ochrana.

  • Zaškrtnutím položky Chránený spis sa aktivuje ochrana.
  • Výberom v zozname oddelení stanovuje, ktorí ľudia budú mať ku spisu prístup na základe ich príslušnosti k oddeleniu. Implicitne je táto položka vyplnená podľa oddelenia užívateľa, ktorý spis vytvoril.
  • Výberom v zozname osôb stanovujete individuálny prístup ku spisu.
  • Výberom v zozname oddelení možno rozšíriť prístup ku spisu z viacerých oddelení bez toho, aby bolo nutné zaškrtávať konkrétne mená z tých oddelení.
  • Aktuálny zoznam osôb, ktoré majú ku spisu prístup vidíte v pravej časti dialógu. V zozname je aj uvedená, kvôli čomu majú prístup povolený (napríklad ako nadriadený, alebo sa nachádza na povolenom oddelení).

Zoznam pravidiel pre prístup ku spisom:

  • Zodpovedný za spis má ku nemu prístup vždy.
  • Každý nadriadený, ktorý je v hierarchii nad zodpovedným má prístup k dokumentu (viď nastavovanie vzťahov medzi nadriadenými a podriadenými v nastavení užívateľa).
  • Ak sa vyznačí ochrana pre oddelenie, prístup ku spisu má celé oddelenie.
  • Ak sa vyznačí ochrana pre osoby, ku spisu majú prístup iba označené osoby.
  • Ak sa vyznačí ochrana pre viac oddelení, prístup majú užívatelia zo všetkých vymenovaných oddelení.
  • Všetci ostatní majú prístup zakázaný.

Spis len na čítanie

V programe si možno aktivovať ešte jeden stupeň ochrany, ktorý je implicitne vypnutý. Je to ochrana na čítanie. Ochrana sa aktivuje v nastavení programu pomocou Spisy/Režim obmedzenia prístupu na čítanie. V tomto režime je možné na záložke Ochrana vyplniť aj zoznam osôb, ktoré môžu spis iba čítať (v rozpracovanom stave) a nesmú do neho nič zapisovať.

Toto nastavenie je nadradené všetkým ostatným nastaveniam. Na zodpovedného za spis nastavenie nefunguje, ten môže za každých okolností so spisom pracovať.

Funkciu možno využiť v špeciálnych prípadoch, keď je potrebné spis sprístupniť viacerým osobám, ale je žiadúce, aby ho nemohli upravovať ani v čase, keď na ňom ostatní pracujú.