Dokumenty

Záložka Dokumenty slúži na vkladanie dokumentov registratúry. Podrobnosti nájdete v príručke pre registratúru.

Na ľavej strane záložky nájdete filter. V hornej časti záložky je zoznam dokumentov. Pod nimi sa nachádza niekoľko tlačidiel.

• Prepnutím položky Zobraziť si môžete zobraziť Infobox o dokumente.
• Zoznam stĺpcov si môžete upraviť príkazom Stĺpce, ktorý sa nachádza v menu pravej myšky.
• Zobrazené riadky môžete ovplyvniť pomocou filtra.

Filter #

Zobrazené dokumenty môžete filtrovať pomocou týchto filtrov:

• Číslo - Podreťazec v čísle dokumentu.
• Názov - Podreťazec v názve dokumentu.
• Popis - Podreťazec v popise dokumentu.
• Autor - Autor dokumentu z číselníka užívateľov.
• Kategória - Filter podľa kategórie dokumentu.
• Firma - Podreťazec v názve firmy, ktorá je napojená na dokument.
• Osoba - Podreťazec v mene osoby, ktorá je napojená na dokumentô
• Protistrana - Zoznam protistrán zo záložky Podrobnosti. Ak máte vybranú protistranu, pri vytvorení dokumentu sú automaticky nastavené polia Firma a Osoba na dokumente podľa tejto protistrany.
• Koncept - Môžete prepínať medzi dokumentmi a konceptami.

Funkcie #

Možnosti záložky (niektoré funkcie sú prístupné iba prostredníctvom menu pravej myšky) sú:

• Pridávanie dokumentov
• Ostatné funkcie

Pridávanie dokumentov #

• Nový
  • Pridať – Pridanie nového záznamu. V prípade potreby možno tento dokument naskenovať.
  • Pridať súbor – Pridanie záznamu, ktorý obsahuje priložený súbor. Tento súbor sa vloží do systému, aby bol kedykoľvek prístupný.
  • Vzor – Pridanie vzorového dokumentu. Vzorové dokumenty.
  • Pridať užívateľský report - Vygenerovanie užívateľského reportu do PDF a následné vloženie do spisu. Užívateľský report v spise.
  • Z Outlooku – Vloženie označeného dokumentu z programu Outlook. Pozri samostatnú kapitolu.
  • Z Outlooku (výber) - Vloženie označeného dokumentu z programu Outlook. Môžete si vybrať, ktoré prílohy sa vložia. E-mail do spisu.
  • Odkaz na iný dokument – Takto je možné vložiť odkaz na úplne iný dokument, ktorý sa javí byť vložený v aktuálnom spise. Hypertext na takýto dokument je označený modrou kurzívou. V dokumente nie je možné zmeniť Predmet a Obsah. Po kliknutí na takýto dokument sa otvorí pôvodný dokument. Tento dokument je možné aj odoslať cez e-mail.
  • Odkaz na Intranet - TODO
• Pretiahnutie dokumentu z Windows - Ak potiahnete dokument z Plochy, Prieskumníka, alebo iného programu, ktorý podporuje Drag&Drop na otvorený spis, zjednodušene vyvoláte rovnakú funkciu ako Pridať súbor.

Ostatné funkcie #

• Zmena – Zmena označeného záznamu.
• Vymazať – Vymazanie označeného záznamu. Vymazané záznamy ostávajú v systéme, sú len preškrtnuté šedou farbou.
• Presunúť – Presunutie dokumentu do iného otvoreného spisu. Niekedy sa v priebehu práce ukáže, že dokument patrí do úplne iného spisu. Touto funkciou ho možno presunúť.
• Potvrdiť revíziu – Funkcia je identická s rovnakou funkciou v registratúre. Umožňuje potvrdiť zmeny v upravovanom dokumente.
• Zobraziť – Zobrazenie obsahu dokumentu. Obsah sa zobrazí, iba keď je skenovaný alebo vložený zo súboru. Rovnako funguje kliknutie na hypertext v názve dokumentu. Odkazy na iný dokument zobrazia obsah pôvodného dokumentu.
• Zobraziť obrázky [MV] - Zobrazia sa obrázky v ionternom prehliadači. Funkcia podporuje multivýber. Interný prehliadač dokumentov.
• Vložiť do odoslanej pošty – Ak je do spisu vložený dokument, ktorý následne odošlete, môžete o tom urobiť záznam do knihy odoslanej pošty priamo odtiaľto. Funkcia šetrí čas referenta podateľne, pretože referent presne vie, kam treba poštu odoslať. Touto funkciou to rovno zapíše do odoslanej pošty a samotný list zanesie na podateľňu. Na podateľni už len zásielku skontrolujú a odošlú.
  • Ak sa vloží v spise dokument do odoslanej pošty a na dokumente nie je vyznačená firma, nastaví sa firma podľa spisu. Pravidlá sú nasledovné. Ak je na dokumente nastavená firma, použije sa toto nastavenie. Ak nie je, použije sa nastavenie firmy a kontaktnej osoby podľa spisu.
• Obálka ku firme – Ďalšia pomôcka pre referenta. Ak ku dokumentu potrebuje vytlačiť obálku, môže to urobiť priamo odtiaľto.

Pozri

• Registratúra
• Pridanie dokumentu do registratúry
• Pridanie dokumentu zo súboru

---