Dokument z programu Outlook

Optivus môže preberať dokumenty aj z programu Outlook.

Funkcia bola upravená tak, aby nebolo potrebné nainštalovať plugin do programu Outlook. Teraz je funkcia prístupná v menu Pomoc/Outlook – spracovať e-mail. Funkcia sa vtedy pripojí na spustený Outlook a použije označený e-mail v Outlooku. Na zobrazenom dialógu boli redizajnované ovládacie prvky a pribudla možnosť vložiť do registratúry aj časť z e-mailu.

Optivus: Vložiť do spisu

Funkcia je navrhnutá tak, aby ste vkladali dokumenty do otvoreného spisu. Vtedy je jej použitie najpohodlnejšie. Plugin vie spracovať aj iné situácie. Môže nastať toto:

• Je spustený Optivus a ste v otvorenom spise – Plugin sa spojí s Optivusom a ponúkne vloženie dokumentu priamo do otvoreného spisu. Ako názov a popis vyplní informácie, ktoré sa nachádzajú v označenom e-maile.
• Je spustený Optivus, spis nie je otvorený – Plugin sa spojí s Optivusom a zobrazí najprv dialóg na výber spisu. Po jeho potvrdení pokračuje podľa prvého bodu.
• Nie je spustený Optivus – Plugin najprv spustí Optivus a vyžiada si vloženie mena a hesla. Potom zobrazí dialóg na výber spisu. Po jeho potvrdení pokračuje podľa prvého bodu.

Existuje ešte jedna možnosť, ako vložiť dokument priamo z Outlooku. V otvorenom spise na záložke Dokumenty možno použiť funkciu Pridať/Z Outlooku. Optivus sa pripojí na bežiaci Outlook a získa z neho označený e-mail.

Optivus: Spracovať e-mail

Druhá špecializovaná funkcia slúži na komfortné spracovanie e-mailov. Poskytuje plnohodnotné rozhranie na vyriešenie nasledovných úloh:

• Reakcia na došlý e-mail – Zavedenie novej firmy, zavedenie novej osoby, opravenie e-mailu existujúcej osoby, vloženie ako kontakt ku firme, vloženie do podateľne, vloženie do spisu a do registratúry.
• Reakcia na odosielaný e-mail – Udržiavanie poriadku v dokumentácií, zakladanie do spisu a registratúry.

Po inštalácií pluginu sa začnú zaznamenávať všetky doručené aj odoslané e-maily. Výberom funkcie Optivus: Spracovať e-mail... v Outlooku sa zobrazí nasledovný dialóg:

Toto miesto je vstupný bod na spracovanie daného e-mailu. Odtiaľto je možné zapísať informácie do ľubovoľnej časti programu. Súčasne máte k dispozícii aj komplexné informácie o odosielateľovi e-mailu, takže sa môžete kvalifikovane rozhodnúť, ako ďalej.

Rozoznanie firmy a kontaktnej osoby

Firmu a osobu sa program snaží rozoznať na základe odosielateľovho e-mailu. Pokiaľ nájde v zozname osôb e-mail, ktorý je známy, zobrazí jeho meno a súvisiacu firmu. O firme poskytne maximum známych informácií:

• Zoznam odosielateľov a prijímateľov – Každé rozoznané meno umožňuje kliknúť na hypertext a zobraziť si podrobnosti o osobe. Pokiaľ je osôb viac, môžete medzi prepínať hypertextom SEL. To spôsobí, že sa daná osoba označí tučným písmom a v informačnom poli sa zobrazia informácie o firme, ktorá k danej osobe patrí. Pokiaľ sa jedná o neznámu osobu, môžete ju hypertextom NOS vložiť do programu. Podmienkou je, aby bola vybraná firma (viď. nasledovný bod).
• Názov firmy – Kliknutím na názov firmy si zobrazíte podrobnosti o firme. Niekedy sa nemusí podariť rozoznať firmu. Vtedy môžete použiť hypertext Zo zoznamu a vybrať firmu tam. Pokiaľ sa jedná o neznámu firmu, môžete ju založiť hypertextom Nová firma.
• Nastavené kategórie – Kategórie vám umožňujú evidovať o firme a jej osobách dôležité informácie. Všetky zaškrtnuté položky sa zobrazia v tomto zozname. Je dobre, ak si premyslíte systém, akým budete označovať firmy a osoby. Môžete takto zabrániť kolegom v nechcených chybách (Príklady: označíte firmu ako chronického neplatiča, označíte osobu, že len niekto konkrétny môže objednávať od vás tovar).
• Rozpracované spisy – V zozname rozpracovaných spisov vidíte, čo práve s danou firmou riešite. Hypertextami si môžete pozrieť obsah daného spisu.
• Zoznam neuhradených faktúr – V zozname vidíte neuhradené faktúry a koľko dní ostáva do dňa splatnosti. Faktúry po splatností obsahujú zápornú hodnotu.

Funkcie na spracovanie e-mailu:

• Zobraziť – Zobrazí sa e-mail v Outlooku.
• Ako kontakt – Vloženie záznamu do kontaktov firmy. Do predmetu a obsahu sa preberie výber z e-mailu, aby ste mali informáciu o tom, že medzi vami k nejakej komunikácii došlo.
• Do knihy pošty – Vloženie záznamu do knihy pošty. Vkladanie je identické s bežným vkladaním papierovej pošty do podateľne. Jediný rozdiel je v tom, že nič neskenujete ale sa dá zaškrtnutím prepojenia s registratúrou vložiť celý obsah e-mailu ako dokument aj do registratúry.
• Nový spis – Pomocou funkcie si založíte nový spis a vložíte do neho e-mail ako dokument.
• Do spisu – Program ponúkne otvorené spisy, ktoré súvisia s danou firmou. Vyberiete si v zozname a vložíte e-mail ako dokument.