Vytvorenie registratúrneho plánu
Registratúrny plán je základný dokument registratúry. Určuje ako sa budú dokumenty triediť a ako dlho ich treba archivovať. Plán si treba dať schváliť na ministerstve vnútra. Plán vytvoríte príkazom menu Číselníky/Spisy/Registratúrny plán...
Každá položka plánu má:
- Značka – Skratka pre označovanie Používajte skupiny A1, A2, B1, B2, B3 na označenie príbuzných dokumentov.
- Popis – Popis položky (napr. Reklamácie, Bežná korešpondencia)
- Príznak A – Iba ak majú dokumenty archívnu hodnotu (Obvykle nie).
- Roky – Ako dlho sa tieto dokumenty skladujú. Bežná lehota je 3 roky, na niektoré položky platí lehota stanovená zákonmi.
- Typ – Určenie typu uľahčuje automatické vytváranie spisov ku dokumentov. Podľa tohto nastavenie vie program automaticky vytvoriť príslušný spis pre dokument a vložiť do neho obsah dokumentu. Ročné spisy používajte na dokumenty, ktorých sa v priebehu roka veľa nevytvorí. Mesačné spisy používajte napr. na bežnú došlú korešpondenciu. Týždenné spisy používajte na došlú korešpondenciu, ktorá je väčšieho rozsahu. Pokiaľ je rozsah korešpondencie enormný, použite denný spis. Individuálne spisy používajte napr. na sťažnosti.
- Implicitná v registratúre – Pri pridaní dokumentu priamo do registratúry sa táto značka nastaví automaticky. Nastavte ju napríklad na vnútrofiremné dokumenty.
- Implicitná v pošte – Pri pridávaní cez knihu pošty bude táto značka nastavená. Nastavte ju napríklad na dokumenty došlej korešpondencie.
- Vybaviť do – Termín vybavenia spisu v dňoch. Niektoré typy spisov majú predpísanú lehotu vybavenia. Pri nastavení tejto hodnoty sa na spise automaticky prepočíta termín, aby spĺňal túto lehotu.
- Firma v spise – Ak tu vyberiete nejakú firmu, pri vytvorení nového spisu, ktorý bude označený touto značkou sa automaticky nastaví aj firma. Má to zmysel použiť pri spisoch, spojených s vlastnou firmou. Ušetrí sa pri nich výber firmy.
- Od – Začiatok používania položky registratúrneho plánu.
- Do – Koniec používania registratúrneho plánu.
Pri prvom spustení programu máte možnosť nechať si vytvoriť implicitný registratúrny plán. Tento plán bol vytvorený pre obchodné spoločnosti, ktoré komunikujú so zákazníkmi a predávajú im tovar. Plán obsahuje nasledovné položky:
- A1 Došlá korešpondencia – Došlá pošta bežného typu.
- A2 Odoslaná korešpondencia – Odoslaná pošta, všetky dokumenty, ktoré sa zasielajú mimo organizácie.
- A3 Vnútrofiremné dokumenty – Smernice, príkazy a ostatné dokumenty, ktoré ostávajú v organizácií.
- A4 Zmluvy – Všetky uzatvorené zmluvy.
- B1 Ponuky a dopyty – Obchodné ponuky zákazníkom a požiadavky z ich strany.
- B2 Reklamácie/Nezhody – Reklamácie od zákazníkov.
- B3 Servisné výkony – Starostlivosť o zákazníkov.
- B4 Pravidelný servis - Servisné zmluvy, periodickí zákazníci.
V zozname registratúrnych značiek môžete zaškrtnutím poľa Živé zobraziť iba tie záznamy, ktoré nemajú vyplnené pole Do. Tlačidlom Tlač... si môžete registratúrny plán vytlačiť.