Spis predstavuje unifikovaný mechanizmus na riešenie procesov vo firme. Či sa jedná o obchodné prípady, riešenie reklamácií alebo bežnej agendy, všetko možno spracovávať týmto mechanizmom.
Mechanizmus má nasledovné kroky:
- Vytvorenie spisu – Definujete si, čo budete riešiť. Medzi najdôležitejšie body patrí popísanie procesu, priradenie zodpovednej osoby, priradenie firmy a nastavenia kontrolných mechanizmov (napr. termín splnenia).
- Vytlačenie úvodnej dokumentácie – Vytlačíte tie dokumenty, ktoré sú potrebné v tejto fáze. Môže sa jednať napríklad o vytlačení spisového obalu, ktorý použijete na zakladanie papierových dokumentov, alebo na vytlačenie preberacieho protokolu v prípade reklamácie. Pokiaľ žiadnu dokumentáciu v tejto fáze nepotrebujete, môžete tento bod preskočiť.
- Vloženie vstupných dokumentov – Pokiaľ sú v tejto fáze prístupné nejaké dokumenty, týkajúce sa spisu, vložia sa doň. Možno vložiť elektronické dokumenty, ktoré boli vytvorené vo firme, alebo ktoré boli doručené prostredníctvom elektronickej pošty. Papierové dokumenty možno zoskenovať a odložiť na bezpečné miesto, v ďalšom spracovaní spisu obvykle nie sú potrebné.
- Pridelenie úloh – Aby bolo možné spis riešiť, treba danej osobe vytvoriť úlohu. V úlohe sa špecifikuje, čo má so spisom ďalej robiť. Samozrejme treba prihliadnuť ku konkrétnej situácií. Ak vytvárate spis pre seba, môžete vytváranie úloh prispôsobiť. Netreba však zabúdať, že úlohy predstavujú dobrý kontrolný mechanizmus aj pre vašu vlastnú potrebu. Ak je potrebné, v priebehu riešenia spisu sa do neho pridávajú ďalšie úlohy pre iných ľudí. V spise je pritom vždy prehľad o aktuálnom stave riešenia úloh.
- Plnenie úloh a vypracovanie dokumentov – V priebehu práce so spisom sa postupne plnia jednotlivé úlohy a prikladá sa príslušná dokumentácia. Ak je potrebné, dokumentáciu možno pomocou revízií upravovať. Revízny systém umožňuje viacerým ľuďom pracovať s dokumentmi, pričom dáva pozor na to, kto práve dokument upravuje. Rovnako umožňuje študovať aj staršie znenia dokumentov.
- Vybavenie spisu – Keď sú všetky úlohy splnené a všetky dokumenty vypracované a vložené v spise, možno ho prepnúť do tohto stavu. Stav indikuje osobám, ktoré môžu spisy uzatvárať, že ste urobili svoju robotu a viac so spisom nebudete manipulovať. Ku vybaveniu spisu možno vyplniť aj spôsob vybavenia. Vyberá sa údaj z číselníka.
- Uzatvorenie spisu – Po skončení procesu sa spis uzatvorí. To znamená, že v ňom ďalej nebudú možné žiadne zmeny. Uzatvorenému spisu začína plynúť prvá lehota. Čaká sa do konca roka, odkedy sa začne počítať druhá lehota archivácie.
- Vytlačenie dokumentácie – Všetky dokumenty, ktoré sú potrebné v papierovej podobe sa vytlačia a doručia adresátom.
- Archivácia – Dĺžku archivácie stanovuje registratúrny plán. Každý spis možno podľa neho zatriediť. Súčasťou triedenia je priradenie značky, ktorá uľahčuje prácu s príbuznými skupinami spisov. Súčasne aj definuje dĺžku archivácie. V programe nie je počas archivácia potrebná žiadna činnosť. Všetko je v elektronickej podobe, do ktorej možno kedykoľvek nahliadnuť.
- Skartácia – Po uplynutí archivácie sa uložené spisy likvidujú. V programe si možno zvoliť, či sa zlikvidujú úplne, alebo či sa prenesú na archívne médium, kde sú potom skladované oddelene od systému a nie sú prístupné k okamžitému nahliadnutiu.