V každom spise by ste mali dodržať nasledovné pravidlá na nastavenie dôležitých položiek spisu:
- Názov spisu - Snažte sa o čo najkratší názov spisu, do ktorého zapíšete, čo sa chystáte urobiť.
- V žiadnom prípade do názvu nedávajte názov firmy. Na to slúži položka Firma.
- Dobrým príkladom názvu je: Nákup špeciálnej laserovej tlačiarne
- Dobrým príkladom názvu je: Realizácia kabeláže
- Dobrým príkladom názvu je: Navrhnutie dizajnu do kancelárie XX001
- Nepíšte do názvu spisu opakujúce sa, stále rovnaké názvy. Na to slúži registratúrna značka. Do názvu dajte to, v čom sa tieto podobné spisy líšia, aby bolo na prvý pohľad jasné, čo sa má so spisom robiť.
- Popis - Toto je miesto, kde si môžete podrobnejšie popísať, čo budete v spise robiť. Napríklad skopírujete sem podstatné časti z e-mailu, ktorý ste dostali od zákazníka.
- Ak z textu vyplýva niekoľko úloh, zapíšte ich pomocou pomlčiek ako odrážkovaný text,
- alebo využite funkcie na prácu so zaškrtávacími zoznamami.
- Prehľadné popísanie úloh uľahčí prácu aj vám, aj vašim kolegom, ktorí budú so spisom pracovať.
- Ako vytvoriť základný zoznam úloh v spise
- Registratúra - Zamyslite sa vo firme, ake podobné skupiny úloh riešite a pre každú si zadefinujte registratúrnu značku. Tou registratúrnou značkou označte spisy.
- Firma - Firmu si zapíšte do zoznamu firiem a na tomto mieste si ju vyberte z číselníka.
- Kontaktná osoba - Ak má firma nejakú kontaktnú osobu, doplňte ju na firmu a sem ju vyberte z číselníka.