Ako vytvoriť základný zoznam úloh v spise

Vytvorenie prehľadného popisu spisu je kľúčové pre jeho riešenie. V tomto návode si vysvetlíme, ako to dosiahnuť.

Zapísanie požiadavky zákazníka #

Zákazníci s nami komunikujú svojou rečou a obvykle budete musieť v ich požiadavkách hľadať nejaké záchytné body. Preto je vhodné hneď od začiatku postupovať tak, aby ste sa v spise vyznali vy a vaši kolegovia. Predpokladajme, že ste urobili prvý krok. Založili ste spis, vhodne ho pomenovali a priradili ku zákazníkovej firme. Vložili ste do registratúry dokument, ktorý vám poslal. Môže to byť súbor vo formáte PDF, alebo e-mail.

Teraz je dôležité, aby ste z jeho požiadavky vybrali do spisu to podstatné. Zákazníci majú vo zvyku okrem podstatných vecí popísať aj kopu balastu. Vy z ich e-mailu musíte vybrať to podstatné. Nepotrebujete mať v popise spisu zákazníkov podpis na 10 riadkov. Hľadajte text, ktorý vystihuje zákazníkovu požiadavku. Tú zapíšte na začiatok obsahu spisu.

Analyzovanie zákazníkových požiadaviek #

Teraz si v kľude prečítajte zákazníkove požiadavky, vytvorte v texte podnadpis Požiadavky a v odrážkach zapíšte každú jednu požiadavku. V tomto kroku prerozprávate zákazníkov príbeh do termínov, ktoré používate vy vo svojej firme. A prepísanie do odrážkového textu vám pomôže pochopiť každú jednu požiadavku. Využívajte formátovanie textu, ktoré vám pomôže lepšie opticky oddeliť jednotlivé odseky textu.

• Všeobecné informácie o vkladaní a zmene údajov

Aké úlohy z toho vyplynuli #

Teraz sa pokúste analyzovať zákazníkove požiadavky. Budú medzi nimi drobnosti, ktoré viete vybaviť hneď, potom tam budú náročnejśie úlohy pre vás. Možno tam budú aj úlohy, ktoré musia riešiť vaši kolegovia. A potom tam budú požiadavky, ktoré sa splniť nedajú. Vytvorte v texte podnadpis Úlohy a zapisujte jednotlivé úlohy. Môžete používať opäť odrážkový systém zapisovania, ale možno bude teraz vhodnejší zaškrtávací zoznam.

Ako zobrazí spis infobox #

Zapnite si na záložke Spisy infobox a okamžite získate o spise dokonalý prehľad. Tento vzorový spis napríklad zobrazuje takto.