Prijímanie faktúr cez ePoštára

Ako sa prijímajú faktúry.

Prijímanie faktúr cez digitálneho e-poštára (sieť PEPPOL) predstavuje automatizovaný spôsob, ako prijať elektronickú faktúru vystavenú vaším dodávateľom priamo do evidencie prijatých faktúr v systéme Optivus.

Predbežná dokumentácia: Funkcionalita prijímania došlých faktúr cez ePoštára je aktuálne v štádiu vývoja a dokončovania. Backendová logika a komunikačné API (SAPI-SK) sú už pripravené na licenčnom serveri Optivus, klientske rozhranie v programe Optivus sa pripravuje. Tento článok popisuje plánovaný a pripravovaný postup spracovania.

Základný princíp a výhody príjmu

Pri štandardnom spracovaní prijatých faktúr musí účtovník otvoriť doručené PDF z e-mailu alebo naskenovať papierovú faktúru a manuálne prepísať identifikačné údaje, sumy, variabilný symbol a jednotlivé položky do skladovej príjemky.

Pri eFaktúre prebieha celý proces elektronicky:

  • Dodávateľ odošle faktúru zo svojho systému do siete PEPPOL.
  • Váš digitálny e-poštár doklad bezpečne prevezme a sprístupní ho pre váš program Optivus.
  • Faktúra prichádza v presnej štruktúrovanej dátovej podobe (XML podľa normy EN 16931 / BIS Billing 3.0), čo zaručuje 100 % presnosť prenesených údajov bez chýb z manuálneho prepisovania alebo nepresností optického vyťažovania (OCR).

Dvojkrokový proces prijatia dokladov

Spracovanie prichádzajúcich elektronických faktúr v Optivuse je rozdelené do dvoch logických krokov:

+--------------------------------------+
| 1. KROK: Stiahnutie zoznamu dokladov |  --> Zobrazenie došlej pošty z ePoštára
+--------------------------------------+
                  |
                  v
+-------------------------------------+
| 2. KROK: Import konkrétnej faktúry  |  --> Otvorenie známeho importného dialógu
+-------------------------------------+

1. Krok: Stiahnutie zoznamu faktúr z ePoštára

V prvom kroku sa program Optivus prostredníctvom SAPI rozhrania spojí so serverom vášho digitálneho poštára a vyžiada zoznam všetkých nových dokladov, ktoré boli doručené pre vašu firmu (podľa vášho Peppol ID / IČO):

  • Zobrazí sa zoznam prichádzajúcich dokladov s prehľadom: odosielateľ (dodávateľ), číslo faktúry, dátum doručenia, celková suma a mena.
  • Používateľ si môže skontrolovať, ktoré faktúry sú pripravené na prevzatie, a vybrať konkrétny doklad na zaevidovanie.

2. Krok: Stiahnutie a import vybranej faktúry

Po zvolení požadovanej faktúry Optivus stiahne kompletný dátový balík dokladu vrátane položiek a platobných údajov. Následne sa automaticky otvorí dialóg na spracovanie faktúry a po úspešnom uložení program odošle e-poštárovi potvrdenie o prevzatí (Acknowledge).

Spracovanie v importnom dialógu (analógia s Importom z PDF)

Celé klientske spracovanie stiahnutej e-faktúry je navrhnuté tak, aby bolo pre používateľa prakticky identické s funkciou Import faktúry z PDF, ktorú už používatelia dôverne poznajú.

Rozdiel je iba v zdroji dát – namiesto vyťažovania textu z PDF pomocou umelej inteligencie vstupujú do dialógu priamo exaktné štruktúrované dáta z XML súboru:

1. Automatická kontrola dodávateľa a odberateľa

  • Dodávateľ: Systém vyhľadá firmu dodávateľa vo vašom číselníku firiem podľa vyťaženého IČO.
    • Ak dodávateľ v databáze existuje, automaticky sa priradí.
    • Ak dodávateľ ešte v zozname firiem neexistuje, program umožní jeho vytvorenie na jeden klik s automaticky predvyplneným názvom, adresou, IČO, DIČ a bankovými údajmi.
  • Odberateľ: Program skontroluje, či IČO príjemcu zodpovedá vašej vlastnej firme nastavenej v konfigurácii.

2. Finančné a platobné údaje

Z XML štruktúry sa automaticky načítajú a overia:

  • Celková suma bez DPH, rozpis sadzieb DPH a celková suma k úhrade.
  • Variabilný symbol, dátum vystavenia, dátum dodania a dátum splatnosti.
  • Bankové spojenie dodávateľa (IBAN, SWIFT) pre následné vygenerovanie platobného príkazu.

3. Kontrola a párovanie položiek na skladové karty

Podobne ako pri importe z PDF sa v spodnej časti dialógu zobrazí tabuľka načítaných položiek faktúry:

  • Automatické párovanie: Program sa pokúsi jednotlivé riadky napárovať na existujúce skladové karty vo vašom vybranom sklade na základe kódu tovaru (katalógové číslo, kód dodávateľa alebo EAN).
    • Zelená ikona: položka bola úspešne spárovaná so skladovou kartou.
    • Červená ikona / Textová položka: karta sa nenašla alebo ide o službu; položku je možné priradiť manuálne alebo prijať ako neskladovú položku.
  • Výber položiek pre import: Pomocou zaškrtávacích políčok (checkboxov) má používateľ plnú kontrolu nad tým, ktoré položky sa do prijatej faktúry naimportujú.

Po overení údajov a stlačení tlačidla na vytvorenie prijatej faktúry program:

  1. Založí novú prijatú faktúru v module Obchod / Faktúry prijaté.
  2. Vytvorí prepojenú príjemku tovaru na vybraný sklad.
  3. Zaeviduje Peppol identifikátor dokladu.

Kde sa funkcia nachádza v Optivuse

V module Obchod na záložke Faktúry prijaté bude dostupná funkcia:

  • V kontextovom menu pravého tlačidla myši: Import faktúry z eFaktúry...

Audit a evidencia v Peppol žurnáli

Každá komunikácia spojená s príjmom dokladov je preukázateľne zaznamenaná v internom žurnáli programu (Akcia / Záznamy komunikácie s eFaktúrou...):

  • receive – dopyt na zoznam nových došlých dokumentov a ich počet.
  • receivedocument – stiahnutie konkrétneho XML obsahu faktúry.
  • acknowledge – potvrdenie spracovania dokladu odoslané späť do siete ePoštára.

V žurnáli je kedykoľvek možné dohľadať presné znenie surových XML dát prijatého dokladu vrátane technických hlavičiek siete PEPPOL.

Súvisiace články