Odosielanie vystavených faktúr cez ePoštára

Odosielanie vystavených faktúr cez digitálneho e-poštára (sieť PEPPOL) umožňuje zaslať elektronickú faktúru priamo zo systému Optivus do ekonomického softvéru vášho odberateľa v štandardizovanom formáte XML (EN 16931 / BIS Billing 3.0). Súčasne s odoslaním zabezpečuje e-poštár automatický e-reporting Finančnej správe SR.

1. Predpoklady pre odoslanie #

Aby bolo možné faktúru cez e-poštára úspešne odoslať, musia byť splnené tieto podmienky:

1. Oprávnenie používateľa: Prihlásený používateľ musí mať povolené právo v konfigurácii programu: Práva užívateľov / Obchod / eFaktúry / PEPPOL / Povolenie elektronickej fakturácie nastavené na Áno.
2. Konfigurácia SAPI rozhrania: V rovnakej vetve nastavení musia byť vyplnené parametre poskytnuté vaším e-poštárom (URL, client_id, client_secret).
3. Vlastná firma (dodávateľ): Musí byť správne nastavená v konfigurácii a v číselníku firiem musí mať vyplnené platné IČO a DIČ. Optivus z IČO automaticky vytvára PEPPOL identifikátor firmy (v ostrej prevádzke s prefixom 0245:, v sandboxe 9915:).
4. Odberateľ: Musí byť právnická osoba alebo živnostník s vyplneným IČO a DIČ. Fyzickým osobám (nepodnikateľom) sa eFaktúra cez sieť PEPPOL neodosiela – v takom prípade faktúru odovzdajte štandardne (tlačou alebo bežným PDF).

2. Kontrola faktúry a položiek pred odoslaním #

Pred spustením exportu program overuje kompatibilitu dokladu so štandardom PEPPOL:

• Hlavička faktúry: Musí mať zadané číslo dokladu, dátum vystavenia, dátum dodania (plnenia DPH), dátum splatnosti a bankový účet vo formáte IBAN.
• Množstvo na položkách: Množstvo na každom riadku faktúry musí byť kladné (nenulové). Riadky s nulovým množstvom norma PEPPOL odmietne.
• Jednotková cena: Jednotková cena nesmie byť záporná. Ak poskytujete zákazníkovi zľavu, uplatnite ju štandardným percentuálnym poľom zľavy na doklade alebo položke, nie zápornou cenou.
• Texty a poznámky: Poznámky uvedené na faktúre a texty pri položkách sa korektne prenášajú do dátovej štruktúry elektronického dokladu.

3. Postup odoslania faktúry krok za krokom #

1. Na hlavnom okne programu prejdite do modulu Obchod a kliknite na záložku Faktúry vystavené.

2. V tabuľke vyhľadajte a kliknutím označte faktúru, ktorú si prajete odoslať.

3. Kliknite pravým tlačidlom myši do tabuľky faktúr a z kontextového menu zvoľte: Akcia / Export faktúry do eFaktúry...

   (Upozornenie: Ak je funkcia v menu sivá a neprístupná, skontrolujte, či má používateľ v nastaveniach povolené právo na eFaktúru a či sú vyplnené všetky prístupové parametre).

4. Po kliknutí program vykoná kontrolu údajov, zostaví XML správu a cez SAPI-SK protokol nadviaže komunikáciu s e-poštárom.

5. Po úspešnom odoslaní a spracovaní na strane e-poštára sa zobrazí informačné okno:

   • Faktúra bola akceptovaná: potvrdenie o prijatí do systému poštára
   • Status: stav spracovania dokladu (napr. accepted alebo delivered)
   • DocumentId: jedinečný identifikátor správy v sieti

4. Evidencia údajov o odoslaní na faktúre #

V ostrej prevádzke program po úspešnom odoslaní automaticky zaeviduje stav priamo do databázy faktúry.

Tieto údaje nájdete pri úprave alebo náhľade faktúry:

1. Otvorte detail faktúry a prejdite na záložku Zoznam úhrad.
2. V pravej hornej časti sa nachádza skupina Peppol, ktorá obsahuje:
   • ID (epeppol_id) – jedinečný identifikátor dokumentu siete Peppol pridelený e-poštárom.
   • Exportoval (cbbpeppol_user) – meno používateľa, ktorý faktúru odoslal.
   • Dátum (epeppol_date) – presný dátum a čas exportu do eFaktúry.

Vďaka týmto údajom máte kedykoľvek k dispozícii okamžitý prehľad o tom, kedy a kým bol doklad do siete PEPPOL odoslaný.

5. Záznamy komunikácie s eFaktúrou (Peppol žurnál) #

Optivus uchováva kompletnú históriu technickej komunikácie medzi programom a e-poštárom. V prípade potreby overenia detailov prenosu alebo preverenia chýb môžete kedykoľvek otvoriť žurnál:

1. V zozname vystavených faktúr kliknite pravým tlačidlom myši na faktúru.
2. Zvoľte Akcia / Záznamy komunikácie s eFaktúrou....
3. Otvorí sa dialóg Peppol žurnál, v ktorom vidíte:
   • Zoznam vykonaných operácií s časom, priradeným číslom faktúry, návratovým stavom a URL rozhrania.
   • Vo filtri v ľavej časti si môžete vybrať operácie: send (odosielanie), receive (príjem), acknowledge (potvrdenie stavu).
   • V spodnej časti okna sú k dispozícii dve detailné textové polia:
     • request – presné znenie odoslaných dát (XML/JSON telo požiadavky).
     • response – kompletná surová odpoveď vrátená serverom e-poštára vrátane prípadných diagnostických kódov.

6. Riešenie možných chýb pri odosielaní #

Pokiaľ odoslanie neprebehne úspešne, program zobrazí chybové hlásenie s popisom príčiny. Medzi najčastejšie prípady patria:

• „Nemáte nastavenú vlastnú firmu“ / „Nemáte vo vlastnej firme vyplnené IČO“:
  • Riešenie: V číselníku firiem otvorte záznam vlastnej firmy a doplňte platné IČO a DIČ.
• Odberateľ nemá vyplnené identifikačné údaje:
  • Riešenie: Otvorte kartu partnera v číselníku firiem a vyplňte IČO a DIČ. Ak ide o fyzickú osobu bez IČO, eFaktúru nie je možné cez PEPPOL zaslať.
• Nulové množstvo alebo záporná jednotková cena na položke:
  • Riešenie: Skontrolujte položky faktúry. Žiadna položka nesmie mať nulové množstvo a jednotková cena nesmie ísť do záporných hodnôt.
• Chyba autentifikácie (napr. HTTP 401 Unauthorized):
  • Riešenie: Skontrolujte správnosť client_id a client_secret v nastaveniach programu. Uistite sa, že kľúče nekopírujete s medzerami navyše a že URL adresa zodpovedá zvolenému režimu (sandbox vs. produkcia).
• Partner nie je nájdený v sieti PEPPOL:
  • Riešenie: Váš odberateľ zatiaľ nemusí byť v sieti PEPPOL zaregistrovaný alebo nemá aktivovaný príjem e-faktúr u žiadneho e-poštára. Overte jeho registráciu na verejnom portáli Peppol Directory.