Import prijatej faktúry z PDF je funkcia, pomocou ktorej viete rýchlo importovať základné údaje faktúry, zoznam položiek a ich napojenie na skladové karty.
Podmienky použitia:
- Toto je experimentálna funkcia, ktorá je prístupná iba pre užívateľov verzie Optivus Klient Cloud.
- Práva užívateľov/Obchod/Faktúry/Faktúry prijaté/Prijatie faktúry - Užívateľ môže prijať novú faktúru.
- Spotrebu tokenov si môžete skontrolovať funkciou Pomoc/Prihlásenia/Všetky prihlásenia do programu.
Funkcia sa zachádza na záložke Obchod/Faktúry prijaté. V zozname prijatých faktúr ju vyvoláte ako menu pravého tlačidla myšky Import/Import z PDF. Zobrazí sa dialóg, ktorý vás prevedie celým procesom.
Vyhľadanie PDF
Pri spustení vidíte na dialógu jedinú záložku Zdroj.
Nastavenie paramatrov:
- Sklad - Implicitne sa nastavuje sklad, ktorý máte priradený ako užívateľ. Ak nemáte priradený sklad, program nastaví Hlavný sklad.
- Ak nie je uvedené množstvo, nastav - Na niektorých riadkoch faktúry nemusí byť uvedené množstvo. Vtedy sa použije táto nastavená hodnota. Implicitne je to 1.
- Ak nie je uvedené MJ, nastav - Na niektorých riadkoch faktúry nemusí byť uvedená množstvená jednotka. Vtedy sa použije táto nastavená hodnota. Implicitne je to ks.
- Čakanie na odpoveď - V sekundách môžete nastaviť čas čakania na odpoveď od umelej inteligencie. Implicitná hodnota je 120 s. Môžete nastaviť údaje v rozsahu 30 - 600 sekund. Na bežné jednostranové faktúry vám stačí preddefinovaná hodnota. Faktúra s desiatimi stranami potrebuje približne 200 sekúnd.
Funkcie:
- Pomocou tlačidla Vyhľadať nájdete požadovaný súbor s faktúrou.
- Tlačidlom Dekódovať PDF spustíte proces extrakcie údajov z faktúry. Dekóduje sa pomocou Umelej inteligencie a celý proces trvá približne 10 sekúnd.
Po úspešnom dekódovaní sa zobrazia dve ďalšie záložky:
- Dekódované údaje faktúry - Slúži na kontrolu štruktúrovaných údajov, ktoré umelá inteligencia extrahovala z PDF. Okrem parametrov faktúry tu vidíte aj metadáta o spotrebe tokenov a ktorý model UI sa použil.
- Vytvorenie prijatej faktúry - Slúži na vytvorenie prijatej faktúry.
Kontrola odosielateľa a vašej vlastnej firmy
Na záložke Vytvorenie prijatej faktúry nájdete dve sekcie. Obe slúžia na to, aby ste skontrolovali dodávateľa a odberateľa. Program sa to pokúša identifikovať podľa IČO oboch firiem a v prípade slovenských firiem je veľká šanca, že obe správne identifikuje. V prípade zakraničných firiem, alebo neštandartnej faktúry toto môže zlyhať. Vtedy musíte vybrať vhodné údaje v rozbaľovacom zozname.
Ak sa jedná o slovenskú firmu a nemáte ju v zozname firiem, program vám ju vytvorí spolu s potrebnými údajmi automaticky pomocou tlačidla Vytvoriť dodávateľa. Doplní základné údaje a bankový účet.
Ceny
V tejto sekcii si môžete skontrolovať, aké ceny sú uvedené na faktúre a údaje o bankovom účte a variabilnom symbole.
Kontrola položiek faktúry
Pod predchádzajúcimi sekciami sa nachádza zoznam rozoznaných položiek faktúry. Občas sa medzi položky môže dostať nejaká popisná položka, vtedy ju ľahko ignorujete tak, že na danom riadku odškrtnete fajočku.
Dialóg zobrazuje názov položky, rozoznaný kód, množstvo, MJ, jednotkovú cenu a či sa mu podarilo automaticky napárovať skladovú kartu zo skladu. Ak sa to nepodarilo, máte k dispozícii 4 tlačidlá na opravu. Vždy musíte najprv kliknúť na požadovaný riadok.
- Vytvor kartu - Vytvorí novú skladové kartu s rovnakým názov, kódom a dodávateľom zo sekcie Dodávateľ.
- Vybrať kartu - Vyhľadáte skladovú kartu v sklade.
- Zobraziť kartu - Zobrazíte napojenú skladovú kartu.
- Textová položka - Zmeníte riadok na čisto textový, ak je v ňom pripojená skladová karta a chcete to zmeniť len na textovú položku.
Vytvorenie prijatej faktúry
Keď je všetko skontrolované, kliknite na tlačidlo Vytvorenie faktúry. Program vygeneruje faktúru, zobrazí vám ju a vy už len vykonáte záverečné úpravy. Po potvrdení tlačidlom OK sa faktúra uloží, dialóg sa zatvorí a môžete pokračovať na ďalšej faktúre.
Pozri