Import faktúry z PDF

Import prijatej faktúry z PDF je funkcia, pomocou ktorej viete rýchlo importovať základné údaje faktúry, zoznam položiek a ich napojenie na skladové karty.

Podmienky použitia:

  • Toto je experimentálna funkcia, ktorá je prístupná iba pre užívateľov verzie Optivus Klient Cloud.
  • Funkcie umelej inteligencie – Používateľ musí mať vo svojom profile povolené používanie AI funkcií. Bez tohto povolenia sa extrakcia nespustí.
  • Práva užívateľov/Obchod/Faktúry/Faktúry prijaté/Prijatie faktúry – Užívateľ môže prijať novú faktúru.
  • Spotrebu tokenov si môžete skontrolovať funkciou Pomoc/Prihlásenia/Všetky prihlásenia do programu.

Funkcia sa nachádza na záložke Obchod/Faktúry prijaté. V zozname prijatých faktúr ju vyvoláte z kontextového menu pravého tlačidla myšky: Import/Import z PDF. Zobrazí sa dialóg, ktorý vás prevedie celým procesom.

Záložka Zdroj – Vyhľadanie PDF a nastavenie parametrov

Pri spustení funkcie vidíte na dialógu úvodnú záložku Zdroj.

Nastavenie parametrov:

  • Sklad – Výber cieľového skladu, na ktorý sa majú prijať položky faktúry. Implicitne sa nastavuje sklad priradený prihlásenému používateľovi. Ak používateľ nemá osobný sklad, nastaví sa prvý sklad v abecednom zozname.
  • Ak nie je uvedené množstvo, nastav – Na niektorých riadkoch faktúry (napr. pri paušálnych službách alebo neštandardnom formátovaní) nemusí byť explicitne uvedené množstvo. Vtedy sa použije táto predvolená hodnota. Implicitne je nastavená hodnota 1.
  • Ak nie je uvedené MJ, nastav – Ak na riadku chýba merná jednotka, použije sa táto hodnota. Implicitne je nastavené ks.
  • Čakanie na odpoveď [s] – Časový limit (v sekundách) na odpoveď od umelej inteligencie pri vyťažovaní dokumentu. Implicitná hodnota je 120 s (povolený rozsah je 30 až 600 sekúnd). Pre bežné jednostranové faktúry preddefinovaná hodnota plne postačuje. Pri viacstranových faktúrach (napr. 5 – 10 strán) je vhodné limit navýšiť na 200 – 300 sekúnd.

Funkcie:

  • Pomocou tlačidla Vyhľadať... nájdete na disku požadovaný súbor PDF s prijatou faktúrou.
  • Tlačidlom Dekódovať PDF spustíte proces extrakcie údajov prostredníctvom umelej inteligencie.

Počas prebiehajúcej extrakcie je používateľské rozhranie zablokované a dialóg nie je možné predčasne zatvoriť. Počkajte na dokončenie odpovede zo servera.

Po úspešnom dekódovaní sa sprístupnia dve nové záložky:

  • Dekódované údaje faktúry – Zobrazuje štruktúrovaný strom (JSON), ktorý AI z PDF extrahovala. Okrem hodnôt faktúry tu vidíte aj štatistiku o spotrebovaných tokenoch a použitom AI modeli. Slúži na overenie surových dát v prípade nezrovnalostí.
  • Vytvorenie prijatej faktúry – Hlavná pracovná záložka pre kontrolu partnerov, súm, položiek a vygenerovanie dokladu.

Kontrola dodávateľa a odberateľa (vašej firmy)

Na záložke Vytvorenie prijatej faktúry nájdete v hornej časti dve sekcie:

  • Dodávateľ: Program sa pokúsi nájsť dodávateľa vo vašom číselníku firiem na základe vyťaženého IČO.
    • Ak dodávateľ v databáze existuje, automaticky sa priradí a zobrazí sa informácia IČO: ... - Nachádza sa vo vašom zozname firiem.
    • Ak dodávateľ v zozname neexistuje, sprístupní sa tlačidlo Vytvoriť dodávateľa.... Kliknutím naň sa otvorí dialóg vytvorenia novej firmy s automaticky predvyplneným IČO a bankovými údajmi (IBAN, SWIFT) získanými z PDF.
    • Dodávateľa môžete kedykoľvek manuálne zmeniť alebo vybrať z číselníka firiem kliknutím do poľa Firma.
  • Odberateľ: Táto sekcia slúži na overenie, či faktúra patrí vašej firme. Program porovná vyťažené IČO odberateľa s vašou vlastnou firmou nastavenou v konfigurácii programu.
    • Pole odberateľa je iba informatívne (nie je určené na manuálnu zmenu) a farebne signalizuje, či sa fakturovaný odberateľ zhoduje s vašou firmou.

Ceny a platobné údaje

V sekcii Ceny sa nachádza rekapitulácia finančných a platobných údajov:

  • Bez DPH, DPH, Celkom – Celkové sumy faktúry pre vizuálnu kontrolu s originálom.
  • IBAN, SWIFT, VS – Bankové spojenie a variabilný symbol, ktoré sa prenesú do hlavičky dokladu.

Kontrola a párovanie položiek faktúry

V spodnej časti záložky sa nachádza tabuľka rozoznaných položiek faktúry so stĺpcami: Položka (názov), Kód, Množstvo, MJ, JC (jednotková cena a sadzba DPH) a Skladová karta.

Výber položiek pre import

Každý riadok obsahuje zaškrtávacie políčko (checkbox). Do prijatej faktúry sa naimportujú iba zaškrtnuté položky. Ak sa medzi položky z PDF dostal sprievodný text, zľava či iný riadok, ktorý si neprajete evidovať ako položku dokladu, jednoducho ho odškrtnite.

Ako funguje párovanie na skladové karty

Program sa pokúša každú položku automaticky napárovať na skladovú kartu v sklade. Párovanie prebieha výhradne podľa zhodného kódu tovaru (Kód).

  • Zelená ikona: Karta bola v sklade úspešne nájdená podľa kódu a priradená k riadku (zobrazí sa jej skladové číslo a názov).
  • Červená ikona / Textová položka: Karta sa nenašla, položka nemá na faktúre uvedený kód, alebo ide o textový riadok.

Úprava priradenia kariet

Kliknutím na požadovaný riadok položky sa v spodnej lište aktivujú príslušné akčné tlačidlá:

  • Vytvoriť kartu... – Otvorí dialóg na vytvorenie novej skladovej karty. Tlačidlo je aktívne iba vtedy, ak položka obsahuje rozoznaný kód. Do novej karty sa automaticky predvyplní názov, kód tovaru, dodávateľ a kód tovaru sa uloží aj ako kód dodávateľa (did1). Po uložení sa karta automaticky napáruje na riadok.
  • Vybrať kartu... – Umožňuje ručne vyhľadať a priradiť existujúcu skladovú kartu z číselníka.
    • Kontrola názvu: Ak sa názov na vybratej skladovej karte odlišuje od názvu na faktúre, program zobrazí dialóg s možnosťou voľby:
      1. Ponechať pôvodný názov – na faktúre zostane pôvodný popis z PDF.
      2. Názov podľa skladovej karty – riadok faktúry prevezme oficiálny názov skladovej karty.
  • Zobraziť kartu... – Otvorí detail priradenej skladovej karty na prezeranie (tlačidlo je aktívne len vtedy, ak má riadok priradenú kartu).
  • Textová položka – Zruší väzbu na skladovú kartu. Riadok sa naimportuje len ako bežná textová položka bez naskladnenia tovaru.

Vytvorenie prijatej faktúry

Po skontrolovaní všetkých údajov a priradení kariet kliknite na tlačidlo Vytvoriť faktúru.

Program automaticky pripraví nový doklad prijatej faktúry a naplní ho vyťaženými údajmi:

  • Hlavička faktúry: Zvolený dodávateľ, cieľový sklad, variabilný symbol (prenesie sa do čísla pôvodnej objednávky/VS) a dátumy (vystavenia, dodania tovaru/služby a splatnosti).
  • Položky faktúry: Všetky zaškrtnuté riadky s názvom, množstvom, mernou jednotkou, jednotkovou cenou bez DPH, sadzbou DPH a príslušnou skladovou kartou.

Zobrazí sa štandardný formulár novej prijatej faktúry, kde môžete skontrolovať celkový súčet, prípadne doplniť ďalšie interné údaje. Stlačením tlačidla OK faktúru uložíte. Prijatý tovar sa podľa priradených kariet automaticky zaeviduje na zvolený sklad.

Pozri