Ako nastaviť eFaktúru

Elektronická fakturácia (eFaktúra / PEPPOL) v systéme Optivus umožňuje automatizované, bezpečné a štandardizované odosielanie vystavených faktúr vašim odberateľom prostredníctvom siete PEPPOL a certifikovaných poskytovateľov (tzv. e-poštárov).

Komunikácia medzi programom Optivus a poskytovateľom prebieha cez štandardizovaný protokol SAPI-SK (REST API), vďaka čomu nie ste viazaní na konkrétneho poskytovateľa a môžete si vybrať ľubovoľného certifikovaného e-poštára na trhu.

1. Predpoklady a registrácia u e-poštára #

Pred samotným nastavením programu Optivus je potrebné zriadiť si prístup u vybraného poskytovateľa elektronickej fakturácie (e-poštára).

Každý poskytovateľ podporujúci štandard SAPI-SK vám v rámci svojho zákazníckeho portálu sprístupní:

1. Registráciu organizácie – zaevidovanie vašej spoločnosti na základe IČO a DIČ.
2. Rozhranie pre API (SAPI-SK) – vytvorenie prístupového klienta pre Optivus.
3. Prístupové údaje API klienta:
   • URL rozhrania – webová adresa SAPI koncového bodu (REST API endpoint), napr. https://api.poskytovatel.sk/sapi.
   • client_id – verejný identifikátor vášho API klienta.
   • client_secret – tajný autentifikačný kľúč (heslo). Poskytovateľ ho z bezpečnostných dôvodov zvyčajne zobrazí iba raz pri vygenerovaní; preto si ho bezpečne uložte.
   • Režim (Sandbox vs. Ostrá prevádzka) – poskytovateľ spravidla poskytuje samostatné kľúče a URL pre testovacie prostredie (sandbox) a pre ostrú prevádzku.

2. Príprava firemných údajov v Optivuse #

Aby program Optivus dokázal faktúru správne zostaviť a odoslať do siete PEPPOL, musia byť splnené tieto základné podmienky:

Vlastná firma (dodávateľ) #

• V programe musí byť správne nastavená vlastná firma v číselníku firiem a prepojená v konfigurácii programu (Nastavenia programu / Všeobecné / Vlastná firma).
• Vlastná firma musí mať vyplnené platné IČO a DIČ.
• Optivus automaticky generuje medzinárodný identifikátor firmy v sieti PEPPOL nasledovne:
  • V ostrej prevádzke: kód schémy pre slovenské IČO 0245: + vaše IČO (napr. 0245:12345678).
  • V režime Sandbox: testovacia schéma 9915: + vaše IČO (napr. 9915:12345678).

Odberateľ (zákazník) #

• eFaktúru je možné odoslať iba právnickým osobám a podnikateľom, ktorí majú v číselníku firiem vyplnené IČO a DIČ.
• Fyzickým osobám (nepodnikateľom bez IČO/DIČ) nie je možné doklad cez PEPPOL odoslať; v takom prípade postupujte štandardným spôsobom (napr. tlačou alebo zaslaním bežného PDF).

Požiadavky na faktúru a položky #

• Množstvo na položke nesmie byť nulové – norma PEPPOL nepovoľuje riadky s nulovým množstvom.
• Jednotková cena nesmie byť záporná – prípadné zľavy sa uvádzajú štandardným mechanizmom zliav na doklade, nie zápornou cenou položky.
• Textové poznámky na faktúre a položkách sa prenášajú do elektronickej faktúry.

3. Nastavenie konfigurácie v Optivuse #

Všetky potrebné parametre pre komunikáciu s e-poštárom sa nastavujú na úrovni používateľských profilov v okne Nastavenia programu / Práva užívateľov.

Umiestnenie v strome nastavení: Práva užívateľov / Obchod / eFaktúry / PEPPOL

Popis konfiguračných parametrov: #

Parameter	Interný kľúč	Význam a odporúčané nastavenie
Povolenie elektronickej fakturácie	user.obchod.peppol.enabled	Zapína celú funkcionalitu eFaktúry v programe. Nastavte na Áno iba pre vybraných, zodpovedných používateľov, ktorí vystavujú a odosielajú faktúry.
Sandbox (testovacie prostredie)	user.obchod.peppol.sandbox	Určuje, či komunikácia prebieha v testovacom režime (Áno) alebo v ostrej prevádzke (Nie). Pri zapnutom sandboxe sa doklad odošle do testovacieho rozhrania poštára a v databáze Optivus sa nezaznamená príznak ostrého odoslania.
URL	user.obchod.peppol.url	Webová adresa SAPI rozhrania e-poštára (poskytne váš poskytovateľ, napr. https://api.poskytovatel.sk/sapi).
client_id	user.obchod.peppol.client	Identifikátor API klienta pridelený poskytovateľom.
client_secret	user.obchod.peppol.secret	Tajný kľúč API klienta pridelený poskytovateľom.

Po uložení zmien v nastaveniach je potrebné reštartovať program Optivus, aby sa nové parametre a oprávnenia prejavili.

4. Postup odoslania faktúry #

1. Otvorte modul Obchod a prejdite na záložku Faktúry vystavené.
2. Vyhľadajte a označte vystavenú faktúru, ktorú si prajete odoslať.
3. Kliknite pravým tlačidlom myšky do tabuľky faktúr a z kontextového menu zvoľte: Akcia / Exportovať faktúru do eFaktúry
4. Program vykoná kontrolu povinných údajov (vlastná firma, IČO/DIČ partnera, položky), zostaví štruktúrovanú elektronickú faktúru a odošle ju cez SAPI rozhranie e-poštárovi.
5. Po úspešnom odoslaní a spracovaní poskytovateľom sa zobrazí dialógové okno s informáciou:
   • Faktúra bola akceptovaná
   • Status: stav spracovania v sieti
   • DocumentId: jedinečný identifikátor dokladu pridelený poskytovateľom

Záznam o odoslaní v doklade #

V ostrej prevádzke sa po úspešnom odoslaní priamo do faktúry zapíšu podrobnosti:

• ID správy eFaktúry (peppol_id) – identifikátor dokladu od e-poštára.
• Používateľ (peppol_user) – pracovník, ktorý faktúru odoslal.
• Dátum a čas odoslania (peppol_date).

V režime Sandbox sa tieto záznamy do faktúry nezapisujú, čo umožňuje tú istú testovaciu faktúru odosielať opakovane.

Každá požiadavka aj odpoveď zo servera poskytovateľa sa zaznamenáva do interného žurnálu eFaktúry, kde je možné v prípade potreby spätne overiť kompletnú technickú komunikáciu.

5. Riešenie možných chýb #

• Funkcia v menu nie je dostupná alebo hlási chýbajúce parametre:
  • Skontrolujte, či má používateľ v nastaveniach povolenú voľbu Povolenie elektronickej fakturácie.
  • Overte, či sú v konfigurácii kompletne vyplnené polia URL, client_id a client_secret.
  • Nezabudnite program po úprave nastavení reštartovať.
• Hlásenie: Nemáte nastavenú vlastnú firmu / Nemáte vo vlastnej firme vyplnené IČO:
  • Otvorte číselník firiem a skontrolujte, či má vaša firma nastavené IČO a DIČ.
• Chyba odberateľa pri odoslaní:
  • Skontrolujte, či má odberateľ na faktúre zadané platné IČO a DIČ a či nejde o fyzickú osobu bez podnikateľského oprávnenia.
• Chyba nekompatibilných položiek:
  • Skontrolujte položky faktúry – žiadna položka nesmie mať nulové množstvo ani zápornú jednotkovú cenu.
• Chyba autentifikácie (napr. neplatný token alebo neautorizovaný prístup):
  • Overte správnosť reťazcov client_id a client_secret.
  • Skontrolujte, či URL adresa zodpovedá zvolenému režimu (URL pre sandbox je zvyčajne iná ako pre produkčné rozhranie).

6. Prechod zo Sandboxu do ostrej prevádzky #

Keď úspešne overíte odosielanie faktúr v testovacom režime:

1. V klientskej zóne vášho e-poštára si vygenerujte produkčné prístupové kľúče (client_id, client_secret) a zistite ostrú produkčnú URL.
2. V Optivuse v menu Práva užívateľov / Obchod / eFaktúry / PEPPOL:
   • Vložte ostrú URL.
   • Zadajte ostré client_id a client_secret.
   • Parameter Sandbox (testovacie prostredie) prepnite na Nie.
3. Reštartujte Optivus. Od tohto momentu sú všetky exporty faktúr odosielané priamo do ostrej siete PEPPOL.