Odosielanie dokumentov zo spisu

Dokumenty, ktoré sú vložené v spise možno odoslať pomocou e-mailu. Na to slúži funkcia menu Spisy/Odoslať dokumenty cez e-mail... alebo v prípade odosielania priamo z registratúry položka Registratúra/Odoslať cez e-mail... Zobrazí sa dialóg, ktorý umožňuje:

• Nastaviť základné parametre e-mailu
• Vybrať zoznam dokumentov
• Vybrať zoznam adresátov spomedzi firiem a osôb

Program odosiela e-maily pomocou rozhrania MAPI alebo SMTP. Rozhranie MAPI obvykle podporuje každý program na odosielanie e-mailov. SMTP je podmienené zakúpením časti programu Integrátor a musíte mať u niektorého poskytovateľa vytvorené konto, cez ktoré môžete odosielať SMTP správy.

Nastavenie parametrov e-mailu

• Predmet – Názov e-mailu. Program ho automaticky pomenuje podľa čísla a názvu spisu alebo dokumentu. Je vhodné ponechať minimálne číslo, aby ste sa ľahšie orientovali po prípadnej odpovedi.

• Obsah – Telo e-mailu.

• Zapísať odoslanie do kontaktov – E-maily sa odosielajú pomocou MIME rozhrania cez váš implicitný program na spracovanie pošty. Cez toto rozhranie dostane Optivus informáciu o odoslaní pošty. Následne vytvorí do kontaktov záznam s aktuálnym dňom, zoznamom odoslaných dokumentov a kontaktnou osobou a firmou, ktorej sa to týkalo. Ak odosielate zo spisu, budú všetky kontakty priradené do spisu, takže si môžete následne pohodlne riadiť celú kontaktovanú skupinu firiem a osôb a postupne zaznačovať úspešnosť kampane.

• Odoslať každý e-mail samostatne – Toto je vhodná voľba pre tých, ktorí chcú dodať e-mailom väčšiu serióznosť. Adresáti neradi vidia, keď sú účastníkmi hromadného mailingu. Po zaškrtnutí sa pre každú adresu generuje jeden e-mail.

• Odoslať bez potvrdenia v poštovom programe – Tu možno nastaviť, či má program odoslať e-mail bez toho, aby sa ešte objavilo okno na úpravu e-mailu vo vašom poštovom programe. Implicitne je táto voľba vypnutá, takže sa ešte vždy ukáže okno na finálnu úpravu.

• DOC, DOCX, XML Word odoslať ako PDF – Po zaškrtnutí tejto voľby sa program pokúsi prekonverzovať všetky používané formáty Wordu do podoby prenositeľnejšieho PDF. Na konverziu sa používajú funkcie Wordu s doinštalovaným rozšírením pre ukladanie PDF. Podrobnosti o inštalácií a verzii Wordu sa nachádzajú v kapitole Jednotná tlač dokumentov.

• DOC, DOCX, XML Word odoslať ako DOC Word 97-2003 – Po zaškrtnutí tejto voľby sa program pokúsi prekonverzovať všetky používané formáty Wordu do podoby prenositeľnejšieho DOC, s ktorým by nemali mať problémy ani staršie verzie tohto programu. Na konverziu sa používajú funkcie nainštalovaného Wordu.

• Odoslať cez SMTP – Ak je v programe povolené odosielanie cez SMTP, bude táto voľba prístupná. Vtedy sa Optivus nespojí s vašim poštovým programom, ale odošle e-mail cez SMTP. Zaškrtnutie tejto voľby sprístupňuje aj HTML formátovanie e-mailov.

• Hromadné odoslanie – Hromadné odoslanie slúži na neblokujúce odoslanie väčšieho množstva e-mailov. Program vtedy odosiela jednotlivé e-maily postupne na pozadí a postup odosielania je možné monitorovať. Hromadné odoslanie je možné iba v prípade splnenia nasledovných podmienok

• Je zaškrtnuté Odoslať každý e-mail samostatne.

• Je zaškrtnuté Odoslať cez SMTP.

• V nastavení programu je povolená položka Práva užívateľov/Oznamy/Hromadné mailovanie.

• Uložiť ako dokument – E-mail odoslaný cez SMTP sa neobjavuje vo vašom poštovom programe. Aby ste mali spätnú väzbu, čo ste takto odoslali, môžete si celý e-mail vložiť ako dokument do spisu. Funkcia funguje iba vtedy, ak odosielate dokumenty a nachádzate sa v spise. Takto uložené dokumenty sa v spise objavia na záložke dokumenty a budú označené ako Odoslaný e-mail: číslo spisu a názov. Po kliknutí na takýto dokument sa zobrazí v internom prehliadači e-mailov, kde si môžete pozrieť jeho všetky položky a zoznam dokumentov, ktoré obsahoval.

• XLS, XLSX, XML Excel Word odoslať ako PDF – Po zaškrtnutí tejto voľby sa program pokúsi prekonverzovať všetky používané formáty Excelu do podoby prenositeľnejšieho PDF. Na konverziu sa používajú funkcie Excelu s doinštalovaným rozšírením pre ukladanie PDF. Podrobnosti o inštalácií a verzii Excelu sa nachádzajú v kapitole Jednotná tlač dokumentov.

• XLS, XLSX, XML Excel odoslať ako XLS Excel 97-2003 – Po zaškrtnutí tejto voľby sa program pokúsi prekonverzovať všetky používané formáty Excelu do podoby prenositeľnejšieho XLS, s ktorým by nemali mať problémy ani staršie verzie tohto programu. Na konverziu sa používajú funkcie nainštalovaného Excelu.

Výber zoznamu dokumentov

Pokiaľ odosielate zo spisu, do zoznamu sa zahrnú všetky dokumenty. Pokiaľ odosielate z registratúry, zahrnie sa len označený dokument. Potom môžete zaškrtnúť, ktoré súbory sa majú zaslať. Implicitne sú zaškrtnuté všetky posledné a aktuálne revízie. V prípade viacsúborových dokumentov (napr. sken, ktorý obsahuje viac strán) je zaškrtnutý každý z nich.

Ak je to potrebné, možno tlačidlom Z disku pridať aj súbory, ktoré sa nachádzajú na disku užívateľa.

Výber zoznamu adresátov

Záverečným krokom odoslania je zoznam adresátov. Môžete vyberať medzi firmami a osobami. Každý riadok si možno ešte upraviť pomocou menu pravého tlačidla myšky:

• Firemný e-mail – Ak má priamo firma e-mail, nastaví sa a prípadná osoba sa vymaže.
• Na kontaktnú osobu – Ak má kontaktná osoba e-mail, pošle sa to jej.
• Priamy výber zo zoznamu osôb – Zo zoznamu si môžete vybrať ľubovoľnú osobu, ktorej chcete zaslať e-mail. Ak má osoba viac e-mailov, potom je tu uvedená niekoľkokrát s každým e-mailom osobitne.
• Všetci ako To: - Všetci účastníci hromadného mailu budú vidieť, komu bol zaslaný.
• Všetci ako kópia – Títo dostanú kópiu e-mailu.
• Všetci ako skrytá kópia – Títo dostanú kópiu e-mailu, ale nebudú nikde uvedení.

Ako adresáta môžete pridať aj protistranu tlačidlom Protistrana. Ak je protistranou len firma, použije sa e-mail z firmy. Ak je protistranou osoba, použije sa jej e-mail.

Pridanie firmy

Pomocou filtra si môžete vybrať zoznam firiem. Môžete vybrať aj viac firiem naraz. Vo filtri sú pre tieto výbery dôležité položky:

• Nemá žiaden kontakt – Použijete ho v prípade, že sa jedná o prvotný kontakt s firmou. Takáto firma ešte nebola oslovená a preto bude automaticky v takomto výbere.
• Iba klienti – Tu si treba dať pozor, ako ste firmu pridali. Ak ste ju pridali len do zoznamu dočasných firiem, musíte túto položku odškrtnúť.
• Firmy s e-mailom – Zobrazia sa iba tie firmy, ktoré majú vyplnený e-mail.

Pridanie osoby

Pomocou filtra si môžete vybrať v zozname. Filter Ku firme sa nastavuje podľa aktuálne označeného riadku v zozname firiem. Ak ho odškrtnete, pracujete so všetkými osobami. Ďalej si môžete ovplyvniť výber na osoby s e-mailom, s daným priezviskom a patriace do konkrétnej firmy.

Nastavenie programu, aby podporoval odosielanie cez SMTP

Cez SMTP môžete odosielať iba vtedy, ak máte zakúpenú časť programu Integrátor. Na dialógu Súbor/Nastavenie programu... musíte všetkým užívateľom, alebo vybraným nastaviť nasledovné položky:

• Oznamy/SMTP server vyplniť adresu servera.
• Ak SMTP server vyžaduje autentifikáciu, je treba vyplniť aj prihlasovacie meno a heslo.
• Oznamy/Odosielať dokumenty cez SMTP sa nastaví na áno, ak má byť implicitne v dialógu na odoslanie zaškrtnutá táto voľba.
• Oznamy/Odosielané e-maily ukladať do spisu sa nastaví na áno, ak sa majú generované e-maily ukladať do spisu, odkiaľ bolo niečo odosielané.

HTML e-mail

HTML e-mail je taký e-mail, ktorý v sebe nesie formátovaný text a obrázky. Optivus neumožňuje priamo vytvoriť takýto formátovaný text. Predpokladá sa jeho vytvorenie v inej aplikácii a následné importovanie do programu Optivus.

Vytvoriť HTML je možné napríklad v programe Microsoft Word (nasledovný postup platí pre Word 2013). Vytvoríte si formátovaný dokument podľa svojich predstáv, doplníte obrázky podľa svojich predstáv a uložíte výsledok vo formáte Web Page alebo Web Page Filtered. Vznikne jeden súbor s textom a jeden adresár s obrázkami.

Následne môžete tento súbor importovať. Na dialógu Odoslanie dokumentov zaškrtnite Odoslať cez SMTP. Sprístupní sa záložka HTML. Na nej sa pomocou tlačidla Načítať šablónu importuje vytvorený dokument do programu.

Samotný e-mail potom odosielate tak ako predtým, stlačením tlačidla OK.

Premenné v HTML e-maile

V HTML reporte môžete použiť aj premenné, ktoré sa pri generovaní reportu nahradia za reálne hodnoty z firiem a osôb. Funguje to ale iba v prípade odosielania každého e-mailu samostatne. Príklad premenných vidíte na obrázku vyššie. Zoznam možných premenných:

• #firma – Ak je adresátom firma, bude tu uvedený názov firmy.
• #referent – Ak je adresátom firma, bude tu uvedený referent z firmy.
• #oslovenie – Ak je adresátom osoba a na dialógu Osoba na záložke Podrobnosti je zaškrtnuté pohlavie Muž, tu bude hodnota Vážený pán. Ak je adresátom osoba a na dialógu Osoba na záložke Podrobnosti je zaškrtnuté pohlavie Žena, tu bude hodnota Vážená pani. Ak nie je vyplnené pohlovie, bude tu prázdny reťazec.
• #pohlavie – Ak je adresátom osoba a na dialógu Osoba na záložke Podrobnosti je zaškrtnuté pohlavie Muž, tu bude hodnota pán. Ak je adresátom osoba a na dialógu Osoba na záložke Podrobnosti je zaškrtnuté pohlavie Žena, tu bude hodnota pani. Ak nie je vyplnené pohlovie, bude tu prázdny reťazec.
• #titul1 – Ak je adresátom osoba, tu bude položka Titul pred menom na dialógu Osoba.
• #meno – Ak je adresátom osoba, tu bude položka Meno na dialógu Osoba.
• #priezvisko – Ak je adresátom osoba, tu bude položka Priezvisko na dialógu Osoba.
• #titul2 - Ak je adresátom osoba, tu bude položka Titul za menom na dialógu Osoba.

---