Hromadné odosielanie dokumentov zo spisu

Alternatívne je možné dokumenty zo spisu odoslať cez SMTP server hromadne tak, aby vás neblokovali pri ďalšej činnosti. Využiť sa to dá napríklad pri komunikácii so zákazníkmi, kde je možné niekedy odoslať aj niekoľko desiatok e-mailov naraz.

Program vtedy odosiela jednotlivé e-maily postupne na pozadí a postup odosielania je možné monitorovať. Hromadné odoslanie je možné iba v prípade splnenia nasledovných podmienok:

• Je zaškrtnuté Odoslať každý e-mail samostatne.
• Je zaškrtnuté Odoslať cez SMTP.
• V nastavení programu je povolená položka Práva užívateľov/Oznamy/Hromadné mailovanie.

V tomto prípade sa všetky e-maily iba pripravia a uložia ako balík do databázy v okamihu stlačenia OK na dialógu. Pri ukladaní si program overí, či môže daný balík e-mailov okamžite odosielať, alebo či ho má iba vložiť do databázy. Môžete pokračovať tromi spôsobmi:

• V prvom prípade sa automaticky začnú e-maily odosielať.
• V druhom prípade je potom nutné ísť do monitoringu a povoliť odoslanie balíka tak. Toto správanie je možné využívať v prípade, že chcete dať odoslať e-maily trochu neskôr a nechcete okamžite brzdiť odosielanie e-mailov iných užívateľov.
• V treťom prípade sa možno vrátiť naspäť do dialógu a ešte upraviť parametre.

Potom môžete napríklad svoje odosielanie povoliť (povolenia sa nastavujú v monitoringu na záložke Oznamy) až na konci dňa, nechať počítač zapnutý a odoslať všetky e-maily napríklad v noci.

Priebeh generovania e-mailov je indikovaný pomocou posuvnej lišty.

Ako sa hromadné e-maily odosielajú

Hromadné e-maily fungujú v samostatnom vlákne programu. Do odoslania sa vedia zapojiť všetky spustené kópie programu, ktoré bežia v sieti. Kópie sa navzájom synchronizujú tak, že v jednom okamihu je aktívna iba jedna z nich a ostatné sú v neaktívnom stave. Iba aktívna kópia programu odosiela údaje.

V nastavení programu sa nachádza položka Práva užívateľov/Oznamy/Hromadné mailovanie/ Interval hromadného mailovania. Implicitne je nastavená na 100 sekúnd. To je interval medzi odosielaním, ktorý by mal zabezpečiť, že odosielané e-maily nebudú u prijímateľa vyhodnocované ako spam. Napríklad mailservery firmy Google vyhodnocujú aktivitu a pokiaľ usúdia, že niekto odosiela priveľa rovnakých e-mailov, môžu takéto e-maily zaradiť medzi spam.

Vlákno pravidelne monitoruje zoznam balíkov na odoslanie a pokiaľ sa tam nachádza nejaký balík v stave odosiela, postupne sa z neho budú odosielať jednotlivé e-maily. Medzi odoslaním bude vždy dodržaný nastavený interval v sekundách. V okamihu, ako sa e-maily v jednom balíku minú, balík prejde do stavu ukončené a začne sa odosielať nasledovný balík.

Ak sa nepodarilo nejaký e-mail odoslať, nebude na konci odosielania súhlasiť počet v stĺpci Odoslané a Celkovo v monitoringu. Program sa pokúsi každý e-mail odoslať iba raz.

Limity

Program umožňuje na jednu kampaň vyčleniť maximálne 10 GB priestoru. Veľkosť kampane sa počíta tak, že sa vynásobí počet e-mailov veľkosťou jedného e-mailu. Pozor na to, že používanie príloh môže radikálne zvýšiť veľkosť jedného e-mailu.

Monitorovanie odosielania

Na záložke Oznamy sa v menu nachádza funkcia Monitoring/Hromadné odosielanie. Po jej spustení sa zobrazí nasledovný dialóg, ktorý dáva prehľad o aktuálnom stave hromadného odosielania.

Na dialógu je vidno zoznam jednotlivých balíkov e-mailov, tak ako boli postupne užívateľmi vytvárané. Pri každom balíku je uvedené, kto ho vytvoril a ako sa balík volá. Obvykle to býva predmet spisu, ale balík hromadného odosielania sa dá vytvoriť aj mimo spisov a vtedy môže mať názov podľa toho, čo presne užívateľ napísal do predmetu správy.

Vidno tam aj počet e-mailov v balíku a aktuálny stav odosielania. Stavy môžu nadobúdať hodnoty:

• Zastavené – Balík e-mailov sa neodosiela.
• Odosiela – Balík e-mailov sa odosiela. Systém odosiela balíky postupne, tak ako boli vkladané.
• Ukončené – Po odoslaní celého balíka sa prepne do tohto stavu.

Na dialógu sa nachádzajú dve záložky:

• Detaily odoslania – Tu sú uvedené všetky detaily o balíku.
• Odosielané e-maily – Tu sa dajú skontrolovať všetky e-maily.

Odosielanie e-mailov možno upravovať niekoľkými tlačidlami:

• Odosielať – Takto možno nastaviť iba balíky, ktoré sú v stave zastavené. Ukončené balíky sa nedajú prepnúť do iného stavu.
• Prerušiť – Takto možno zastaviť odosielanie označeného balíka. Napríklad v prípade, že je viac balíkov na odoslanie a je potrebné niektorý z nich uprednostniť.
• Odstrániť – Takto je možné balík odstrániť. Napríklad v prípade omylu, keď bol balík vložený na hromadné odosielanie.

Zistiť stav odoslania konkrétne e-mailu môžete na záložke Odosielané e-maily. V menu pravej myšky sa nachádzajú príkazy Zobraziť originálny text e-mailu a Zobraziť záznam odoslania. Údaje, ktoré sa následne zobrazia, môžu pomôcť pri vyhodnotení prípadných problémov pri odoslaní. Vyhodnotenie problémov si vyžaduje znalosti z komunikácie SMTP serverov.

Zastavenie odosielania

Zastavenie odosielania je vhodné vykonať v dvoch prípadoch:

• Pomýlili ste sa – Vhodné je v okamihu, ako ste omyl zistili, kampaň prerušiť tlačidlom Prerušiť. Následne analyzujte vzniknutú situácia a ak je chyba závažná, tlačidlom Odstrániť celú kampaň odstráňte. Ak sa nejedná o vážnu chybu, môžete kampaň zase povoliť tlačidlom Odosielať.
• Chcete na nejaký čas zablokovať konkrétnu kampaň – Môže nastať situácia, kedy je potrebné jednu kampaň pozastaviť, aby sa mohla odosielať iná kampaň. Vtedy je možné tlačidlom Prerušiť dočasne pozastaviť odosielanie označenej kampane. Prerušiť kampaň môže ľubovoľný užívateľ, ktorý má prístup k monitoringu. Pri takomto prerušení je ale vhodné v prípade, že prerušujete kampaň niektorého iného užívateľa, dať to tomu užívateľovi na vedomie. Pri prerušovaní vlastných kampaní postupujte podľa vlastného uváženia.