Nová úloha

Pridaním novej úlohy vytvoríte pre niektorého zamestnanca úlohu na konkrétny deň, alebo aj na konkrétny čas. Dve typické miesta, kde takto s úlohami pracujete sú:

• Priamo na záložke Úlohy
• V otvorenom spise na záložke úlohy

Novú úlohu na záložke Úlohy pridáte:

• Príkazom menu Úlohy/Nová úloha...
• Stlačením ikony na lište ikon.
• Klávesová skratka Ins.
• Kópiou označenej úlohy v menu Úlohy/Kópia úlohy...

Zobrazí sa dialóg, na ktorom vypĺňate parametre úlohy.

Ako sa automaticky nastavuje začiatok úlohy #

• Ak vložíte úlohu do zoznamu úloh, program automaticky ponúkne dnešný deň.
• Ak ju chcete vložiť do konkrétneho dňa, označte tento deň v kalendári (na ľavej strane), stlačte pravé tlačidlo myšky a vyberte položku Nová úloha. Vtedy program ponúkne označený deň v kalendári.
• Ak chcete naplánovať úlohu na konkrétnu hodinu, označte čas od-do v plánovacom kalendári (v dolnej časti), stlačte pravé tlačidlo myšky a vyberte položku Nová úloha. Program automaticky vyplní čas podľa plánovacieho kalendára.

Nastavenie programu #

Nastavuje administrátor:

• Práva užívateľov/Úlohy/Môže prideľovať úlohy iným užívateľom - Užívateľ vidí v zozname iných užívateľov a môže im pridávať úlohy. Funkcia je určená pre zamestnancov, ktorí riadia prácu iných zamestnancov.
• Práva užívateľov/Úlohy/Splnenie úlohy iba v aktuálnom čase - Ak je nastavené, je možné ako dátum splnenia úlohy dať iba aktuálny čas.
• Práva užívateľov/Obchod/Prístup - Užívateľ má povolený prístup na záložku Obchod. Pozor na to, že ak má užívateľ povolenú kasu, tak to spôsobuje pridelenie prístupu na záložku Obchod napriek tomu, že tu je to zakázané.
• Práva užívateľov/Úlohy/Splnená úloha má vyplnený komentár - Nastavuje sa, ak zaškrtnutie splnenej úlohy musí byť doplnené aj komentárom. Možné hodnoty: vypnuté, varovanie, chyba.
• Práva užívateľov/Úlohy/Splnená úloha má vyplnený čas trvania - Nastavuje sa, ak zaškrtnutie splnenej úlohy musí byť doplnené aj vyplnením času trvania. Možné hodnoty: vypnuté, varovanie, chyba.
• Práva užívateľov/Úlohy/Pri zmene termínu treba vyplniť dôvod - Užívateľ, ktorý zmení termín na existujúcej úlohe musí vyplniť aj dôvod.
• Práva užívateľov/Spisy/Môže uzatvoriť spis - Užívateľ môže spis prepnúť do stavu uzatvorené. Uzatvorené spisy nie je možné viac upravovať.
• Práva užívateľov/Úlohy/Pokračovanie úlohy musí mať < 100% - Pokračovanie úlohy sa dá použiť iba na splnenej úlohe, ktorá nemá 100%.

Nastavuje si užívateľ:

• Personálne nastavenie/Úlohy/Kalendár/Synchronizácia/Vymazať splnené z Google Calendar - Ak je povolené, splnené úlohy budú odstránené z Google Calendar.
• Personálne nastavenie/Na záložkách v dialógoch zobrazovať počet záznamov - Na niektorých dialógoch táto funkcia zapína počítanie záznamov na záložkách. Napríklad na spisoch. Na záložkách, ktoré obsahujú tabuľkové usporiadanie údajov sa v popise záložky objaví aj počet záznamov.

Záložka Všeobecne #

Táto záložka je rozdelená na dve sekcie. V sekcii na popísanie úlohy nájdete položky:

• Predmet – Výstižný názov úlohy. Klávesovou skratkou Ctrl-J si môžete zobraziť alebo upraviť zoznam voliteľných hodnôt.
• Kategória - Podľa číselníka kategórií úloh.
• Obsah – Podrobnosti k úlohe.
• Dôležitá – Dôležitá úloha sa zobrazuje tučným písmom.
• Priorita – Môžete si vybrať čísla od 1 po 9. Vyššie číslo znamená vyššiu prioritu. Ak je nastavená vyššia priorita, bude úloha vykreslená v tabuľke s farebným pozadím. Ako farby sú použité odtiene červenej farby.
• Dôležitosť – Nastavuje sa dôležitosť podľa číselníka. Dôležitosť je identická s nastavením aj na spise.
• Začiatok – Dátum, kedy sa má úloha začať. Ak nie je vyplnený koniec, predpokladá sa, že by ste ju mali splniť v ten istý deň.
• Opakovať – Vytvorenie periodickej úlohy. Podrobnosti sú v kapitole Periodická úloha.
• Termín – Termín, kedy má byť úloha hotová. Plní kontrolnú funkciu pri niektorých typoch výstupov. Môže byť vyplnený automaticky, pri vytvorení úlohy, ak je to nastavené v nastavení programu v položke Práva užívateľov/Úlohy/Implicitný termín na úlohe.
• Dôvod posunu termínu – Ak sa posúva dôvod, program niekedy vyžaduje vyplnenie dôvodu posunutia. Toto možno nastaviť v nastavení programu Práva užívateľov/Úlohy/Pri zmene termínu treba vyplniť dôvod.

V sekcii na splnenie úlohy nájdete položky:

• Splnená úloha – Ak bola úloha splnená, treba zaškrtnúť toto pole. Program automaticky zobrazí dialóg, ktorý vám umožní presne vyplniť začiatok a koniec plnenia úlohy.
• % splnenia – Možno vyplniť, na koľko percent je úloha splnená. Ak je úloha splnená v predchádzajúcej položke, úloha bude splnená na sto percent.
• Koniec – Dátum, dokedy má byť úloha splnená. Program sem automaticky doplní dátum v závislosti od nastavenia v programe. Alebo vždy doplní dnešný dátum, alebo doplní dátum, ktorý je označený v kalendári.
• Zodpovedný – Kto je za úlohu zodpovedný. Implicitne je uvedené vaše meno, ak ho zmeníte, pridelíte úlohu inému užívateľovi.
• Pripomenúť – Úlohy si môžete nechať pripomínať. Zaškrtnutím tohto poľa môžete nastaviť dátum a čas pripomenutia.
• Komentár – Každú splnenú úlohu doplňte komentárom. Obzvlášť pri úlohách, ktoré ste dostali od iných. Potom sa skôr zorientujú v tom, čo ste naozaj urobili.

Vyplnenie začiatku a konca úlohy #

Nasledovná tabuľka ukazuje, ako sa bude správať úloha v závislosti od vyplnených hodnôt.

Začiatok	Čas	Koniec	Čas	Popis
1.8.2006	Nič	Nič	Nič	Úloha je naplánovaná len na konkrétny deň. Zobrazí sa len v hornej časti plánovacieho kalendára.
1.8.2006	10::00	Nič	Nič	Akonáhle začnete meniť počiatočný čas, program to chápe tak, že sa úlohu snažíte priradiť aj na konkrétnu hodinu. Preto automaticky doplní rovnaký dátum do položky Koniec a čas konca úlohy posunie o hodinu. Úloha sa potom zobrazí už priamo na plánovacej ploche.
Pôvodné	Pôvodné	1.8.2006	12:00	Zmenu konečného času chápe program ako upravovanie intervalu a prvé dne hodnoty nemení. Úloha sa zobrazí na plánovacej ploche.
Pôvodné	Pôvodné	Pôvodné	Pôvodné	Posledná možnosť, ako zmeniť interval je na záložke Podrobnosti. Ak tam vyplníte trvanie úlohy, program automaticky upraví začiatočný dátum a čas, aby zodpovedal ukončeniu úlohy. Môžete takto ľahko ukončovať úlohy, ktoré boli naplánované len na konkrétny deň a automaticky ich vyznačiť v plánovacom kalendári. Zaškrtnete položku Splnená úloha. Automaticky sa doplní dátum a čas. Prepnete záložku a vyplníte trvanie úlohy. Program automaticky dopočíta čas, kedy ste na úlohe začali pracovať.

Záložka Podrobnosti #

Sekcia odhadovania času úlohy:

• Trvanie úlohy – Vyberá sa z číselníka čas trvania úlohy. Je možné vyplniť údaj aj presnejšie – v minútach.
• Odhad – Vyberá sa rovnakého číselníka. Odhad môže pomôcť pri plánovaní ďalších úloh.
• Sadzba – Ak používate hodinovú sadzbu na úlohy, vyberiete si hodnotu z číselníka.
• Neuvádzať na protokole – Ak nechcete túto úlohu tlačiť v odovzdávacom protokole, treba zaškrtnúť túto položku.
• Trv. protokol - Uvádza sa trvanie úlohy, ktoré má byť uvedené na odovzdávacom protokole
• Vytvorené – Presný deň a hodina vytvorenia úlohy.

Sekcia synchronizácie:

• Synchronizovať – Ak používate synchronizáciu s Kalendárom Google, možno pomocou tejto položky nastaviť, či sa má úloha synchronizovať s Kalendárom Google. Implicitná hodnota je zaškrtnutie. Každá úloha sa implicitne synchronizuje.

Sekcia pre obchod:

• Použité diely – Pomocné pole, do ktorého si môžete značiť použité diely. Ak máte kúpený Obchod, správanie tejto položky je odlišné a je popísané v kapitole Prepojenie úlohy a obchodu.

Sekcia pre súvisiace firmy a osoby:

• Súvisiaca firma – Obvykle je úloha prepojená s firmou prostredníctvom spisu. Vo výnimočných situáciách sa ale môže objaviť potreba, prepojiť úlohu aj s inou firmou. Vtedy ju môžete prepojiť na vybranú firmu touto položkou. Po nastavení sa mení význam tlačidla Firma.
• Súvisiaca osoba - Napojenie na konkrétnu osobu.

Záložka Na vedomie #

• Zoznam osôb – Všetky označené osoby dostanú oznam o úlohe.
• Zoznam oddelení – Zaškrtnutím oddelenia sa vyberú všetky osoby z oddelenia.
• Všetci – Označia sa všetky osoby.
• Nik – Nebude označená žiadna osoba.

Záložka História obsahuje informácie o zmenách úlohy. Napríklad kto úlohu zmenil a na aký termín ju presunul. Informácie sú zobrazené v tabuľke, kde je zobrazený dátum a autor zmeny. Pod týmto údajom je zoznam všetkých položiek, v ktorých došlo ku zmene a dá sa z údajov ľahko zistiť, aká bola pôvodná hodnota a aká je aktuálna hodnota v položke.

Tlačidlom Vložiť... môžete úlohu vložiť do otvoreného spisu.

Tlačidlom Firma... si môžete zobraziť firmu, ktorá je prepojená s úlohou. Prepojenie je realizované prostredníctvom spisu. Ak je úloha napojená priamo na inú firmu, po stlačení tlačidla sa zobrazí táto firma.

Ostatné záložky #

Na dialógu sa nachádzajú aj ďalšie záložky, ktoré sa nachádzajú na mnohých dialógoch.

• Poznámky
• Termíny
• Súvislosti
• História zmien

Pozri #

• Všeobecné informácie o vkladaní a zmene údajov
• Ovládanie programu pomocou klávesnice
• Úlohy v spise