Ako sa orientovať v množstve spisov

Ak so spismi pracujú rôzni užívatelia, v programe postupne začne pribúdať veľké množstvo spisov. Vás sa bude týkať iba určitá časť z nich. Vysvetlíme si, ako sa v takom množstve spisov orientovať a ako si prácu so spismi uľahčiť. Zameriame sa na niekoľko bodov:

  • Registratúrna značka
  • Farebná schéma
  • Zodpovedný
  • Kategórie

Registratúrna značka

Registratúra je spôsob, ako si udržiavať poriadok vo firme. Na každú dôležitú činnosť si zaveďte samostatnú značku. Nemusíte to preháňať, stačí ich iba niekoľko, len aby ste vedeli značkovať svoje hlavné činnosti. Napríklad naša firma má jednu z činností vývoj tohoto informačného systému. Preto máme zavedenú registratúrnu značku Programovanie. Nemá ale zmysel mať značky Programovanie Optivus a Programovanie licenčného servera. Za bežných okolností máme otvorených maximálne 20 rozpracovaných spisov pre programovanie a ich spoľahlivé odlíšenie zabezpečuje napríklad názov spisu. Pôsobilo by to aj kontraproduktívne, pretože filtrovanie podľa registratúrnej značky nám spoľahlivo ukáže tých 20 spisov z danej oblasti. Viac značiek by nás nútilo, stále sa medzi nimi prepínať.

Farebná schéma

Dajme tomu ale potrebujeme predsa len nejakým spôsob vizuálne od seba odlíšiť jednotlivé spisy. Môžeme na to využiť farebnú schému spisu. Toto je efektívny spôsob, ako od seba vizuálne odlíšiť spisy. Využijete číselník farebných schém, číselník registratúrneho plánu a možnosť farebne označiť samotný spis.

Najprv si navrhnete farebné chémy, ktoré budete pouźívať. Navrhujete niečo, čo je oku lahodiace. Napríklad jemné podfarbenie pozadia do pastelových tónov. Nepracujete v systéme sami a aj keď je to lákajúce, vyhnite sa ako pozadiu sýtočervenej farbe. Takéto farby by sa mali naozaj zjaviť na spise len vtedy, keď je riešenie spisu kritické a má každému udrieť do oka. Okrem toho si ešte ukážeme, že takéto upozornenie vieme vytvoriť aj v menej agresívnej podobe.

Farebnú schému potom priraďte na registratúrnu značku a každý nový spis s touto značkou preberie aj nastavenie farby. Ak by úplne nevyhovovala, môže farbu doladiť priamo na spise.

Zodpovedný

Aj keď máme napríklad 20 spisov z rovnakej oblasti (v tomto návode predpokladáme programovanie IS Optivus), máme na spise nastavenie zodpovednosti, ktoré nám spoľahlivo označuje tie, ktoré máte na starosti. Napríklad v našej firme sa v programovaní objavujú tri mená zodpovedných.

  • Kolegyňa zaznačuje žiadosti o drobné zmeny v programe alebo odstránenie chýb. Ona sa programovaniu nevenuje, ale je to jej spis a spolupracuje s vývojom na tom, aby sa dáná vec urobila a dodala zákazníkovi.
  • Kolega sa venuje veciam, ktoré sú zložitejšie a vyžadujú konzultácie so zákazníkmi a s našim vývojom. V takom spise sa zjaví veľa úloh, veľa dokumentov, ktoré sledujú vývoj spisu a obsahujú sprievodnú dokumentáciu. Ani kolega sa priamo programovaniu nevenuje.
  • A nakoniec je tu oddelenie vývoja. Pre každú verziu programu si zavedieme nový spis, kam si značíme body, ktoré chceme urobiť. Ale občas vzniknú aj spisy, ktoré sú len zbierkou nápadov na vylepšenie programu. Vtedy je logické, že tam je pridelené meno priamo vývojára, pretože väšina úloh v takomto spise bude jeho.

Kategórie

Každý spis môže mať zaškrtnutých niekoľko kategórií. Uveďme si príklad, ktorý bude vychádzať zo zvyklostí v našom vývoji. Používame tieto kategórie:

  • PA Potrebuje analýzu. Skratka sa vykresľuje bielym písmom na tmavočervenom pozadí.
  • PMA Treba dopísať manuál. Skratka sa vykresľuje bielym písmom na hnedom pozadí.

Ak sa napríklad zistí, že vyriešenie danej úlohy si vyžaduje analýzu, označí sa spis značkou PA. Ak sa jedná o väčšiu úpravu, bude si to vyžadovať aj napísanie rozsiahlejšieho manuálu. Obvykle sa programovanie urobí skôr, program sa testuje v našej firme, ale ešte nie je hotový manuál. Vtedy sa spis označí skratkou PMA. Všetci hneď na prvýkrár vidia, v akom stave sa spisy momentálne nachádzajú.