Nové možnosti vytvárania chránených dokumentov

Optivus 6.34 priniesol viac noviniek do ochrany dokumentov.

Verzia programu 6.34 priniesla viaceré novinky. Ak potrebujete vysoký stupeň ochrany a implicitne vytváraté chránené dokumenty, v tomto článku sa dozviete o tom, ako si ochranu uľahčiť.

Rekapitulácia doterajších možností.

Pri implicitnom nastavení programu nie je nový dokument chránený a všetci majú k nemu prístup. Môžete to ale zmeniť v nastavení programu.

  • Práva užívateľov/Registratúra/Nový dokument je implicitne chránený - Pri vytvorení nového dokumentu sa automaticky zaškrtne, že má byť chránený.

Konkrétne práva k dokumentu potom nastavuje ten, kto dokument vytvoril. Alebo ktokoľvek iný, kto má k dokumentu prístup.

Zabránenie zmenám v nastavení

Toto je prvá novinka v systéme. Môžete nastaviť, ako užívateľ s prístupom k chránenému dokumentu môže manipulovať s nastavením ochrany. Veľmi efektívne si viete vybrať, či chcete absolútnu voľnosť, alebo trochu pritiahnete opraty.

  • Práva užívateľov/Registratúra/Zmena ochrany existujúceho dokumentu - Ovplyvňuje na ktorých dokumentoch môže užívateľ upraviť. Implicitne je nastavené Bez obmedzenia, čo znamená, že môže meniť ochranu na všetkých dokumentoch, ktoré vie otvoriť.
    • Bez obmedzenia - Kto má prístup k chránenému dokumentu, môže zmeniť aj nastavenie ochrany.
    • Vlastné oddelenie - Kto má prístup k chránenému dokumentu, môže zmeniť nastavenie ochrany na dokumentoch, ktoré vytvoril niekto z jeho oddelenia.
    • Iba vlastné dokumenty - Kto má prístup k chránenému dokumentu, môže zmeniť nastavenie ochrany na dokumentoch, ktoré sám vytvoril.

Individuálne nastavenie ochrany pre každého užívateľa

Toto je druhá zaujímava možnosť. Môže sa stať, že pre každého užívateľa chcete nastaviť individuálnu ochranu pre okruh jeho spolupracovníkov. Vtedy môžete využiť pravidlá v nastavení užívateľa. Na dialógu s jeho nastavením nájdete tlačidlo Pravidlá. V nich uvidíte presne to isté, ako je v ochrane dokumentu. Tu si môžete individuálne nastavenie pripraviť dopredu. Následne keď tento užívateľ vytvorí nový dokument, už to tam bude mať všetko prednastavené.

Pozri