Zoznam pravidiel pre prístup k dokumentom. Toto nastavenie platí vtedy, keď má dokument zaškrtnutú ochranu. Ináč je považovaný za verejne prístupný.
- Autor dokumentu má prístup ku uloženému obsahu (skeny, súbory) vždy.
- Implicitne je dokument chránený, ak ho vložil užívateľ, ktorý je členom niektorého oddelenia. Ak nie je členom oddelenia, dokument je prístupný pre každého. Toto ale platí len vtedy, keď je zaškrtnutá voľba Práva užívateľov/Registratúra/Nový dokument je implicitne chránený. Implicitne je táto voľba vypnutá, pretože obvykle firmy nepracujú s takým vysokým stupňom ochrany.
- Dokument možno označiť za chránený. Implicitne je chránený pre oddelenie, kam patrí užívateľ.
- Ak sa vyznačí ochrana pre oddelenie, chránený dokument prehliada iba oddelenie. Priradenie na oddelenie možno zrušiť tlačidlom Ctrl-Del. Vtedy sa uplatňuje iba ochrana podľa vybraných osôb.
- Ak sa vyznačí ochrana pre osoby, chránený dokument môžu prehliadať iba určené osoby. Určené oddelenie má prístup stále.
- Vedúci oddelenia má právo čítať chránené dokumenty svojho oddelenia.
- Každý nadriadený, ktorý je vo vetve nad užívateľom má prístup k dokumentu (viď nastavovanie vzťahov medzi nadriadenými a podriadenými v nastavení užívateľa).
- Všetci ostatní majú prístup zakázaný. Dané pravidlá možno zmodifikovať, pokiaľ je dokument vložený v spise. Vtedy možno v nastavení programu zapnúť položku Práva užívateľov/Registratúra/Spis má nadradenú prioritu. Položka je implicitne vypnutá. Po jej aktivovaní sa pred overením prístupu k dokumentu skontroluje prístup ku spisu. Ak užívateľ nemá prístup do spisu, nebude mať ani prístup ku dokumentu, bez ohľadu na jeho nastavenie.
Pokiaľ sa podarilo získať prístup ku spisu, pokračuje sa ďalej overovaním prístupu ku samotnému dokumentu.
Implicitné vytvorenie chráneného dokumentu
Ak v nastavení programu zaškrtnete Nový dokument je implicitne chránený, automaticky sa vytvorí dokument, ktorý má zaškrtnutú ochranu. Implicitné nastavenie ochrany môžete doplniť aj implicitnými hodnotami, ktoré sa nastavia pri novom dokumente. To sa robí na dialógu Užívateľ pomocou tlačidla Pravidlá. Otvoríte tam dialóg, kde môžete nastaviť individuálne nastavenie pre konkrétneho užívateľa.
Blokovanie možnosti zmeny ochrany na dokumente
Niekedy môžete vyžadovať, aby sa už raz nastavená ochrana nedala zmeniť. Na to slúži nastavenie Zmena ochrany existujúceho dokumentu.
- Bez obmedzenia - Kto má prístup k chránenému dokumentu, môže zmeniť aj nastavenie ochrany.
- Vlastné oddelenie - Kto má prístup k chránenému dokumentu, môže zmeniť nastavenie ochrany na dokumentoch, ktoré vytvoril niekto z jeho oddelenia.
- Iba vlastné dokumenty - Kto má prístup k chránenému dokumentu, môže zmeniť nastavenie ochrany na dokumentoch, ktoré sám vytvoril.
Pozri