Každá činnosť v organizácií by mala byť riadená. Najčastejšou formou spracovania korešpondencie sú spisy. Do firmy je doručená nejaká pošta, ktorá vyžaduje spracovanie a následné zaslanie vyjadrenia. Napríklad žiadosť o vypracovanie cenovej ponuky. Príde poštou, zaeviduje sa v knihe došlej pošty, pridelí sa jej spis, ktorý dostane na spracovanie referent. Ten vypracuje cenovú ponuku, odošle ju naspäť a potom sa čaká, či bude ponuka úspešná. Po jej vyfakturovaní už nie je žiadna úloha, preto možno spis uzatvoriť a presunúť ho do archívu, kde sa skladuje určený počet rokov.
Rovnaký postup možno aplikovať aj na riešenie ďalších prípadov. Pokiaľ máte v organizácii zavedené ISO 9000, takisto vyžaduje unifikovaný proces na spracovanie prípadov. Celý tento proces rieši v programe Optivus trojica záložiek Úlohy, Spisy, Registratúra.
Na správne pochopenia ďalšieho textu je potrebné poznať význam nasledovných definícií:
- Spis – Elektronický obal spisu, ktorý umožňuje vkladať úlohy a dokumenty, týkajúce sa spracovania prípadu.
- Číslo spisu – Automaticky prideľované číslo pre každý spis v tvare rok/poradové číslo. Slúži na ľahkú identifikáciu spisu.
- Rozpracovaný spis – Do spisu je možné prikladať dokumenty a úlohy.
- Vybavený spis – Spracovateľ dokumentu vyriešil všetky úlohy a spis je pripravený na finálne uzatvorenie.
- Uzatvorený spis – So spisom nemožno manipulovať.
- Spisový obal – Papierový dvojhárok, do ktorého sa dajú vkladať dokumenty súvisiace so spisom. V dnešnej dobe už ustupuje do úzadia, je možné ho kompletne nahradiť v programe. Niekedy stačí používať len pečiatku na doručené písomnosti, kde sa vyznačí číslo spisu a číslo dokumentu podľa registratúry.
- Registratúrny plán – Registratúrny plán zavádza do spisov triedenie. Činnosti firmy možno popísať registratúrnym plánom, ktorý ako jednu z najdôležitejších položiek predpisuje lehotu skladovania každého typu. Toto uľahčuje vyraďovanie spisov po uplynutí príslušného obdobia.
- Úloha – Do každého spisu možno vkladať úlohy a sledovať ich plnenie.
- Dokument – Do každého spisu možno vkladať dokumenty. Ak sa dokumenty skenujú alebo vkladajú zo súboru, je možné sa k ich obsahu dostať priamo v systéme prakticky okamžite. Nehrozí nebezpečenstvo, že je dokument práve na nejakom oddelení a nik nevie na ktorom.
- Revízia dokumentu – Proces pomocou ktorého sa dá zmeniť obsah dokumentu, uloženého v systéme. Počas revízie nemôžu s dokumentom pracovať iní užívatelia. Po revízií je v systéme nová verzia dokumentu a možno zobraziť aj pôvodnú verziu dokumentu.
Každý spis obsahuje záložky:
- Všeobecne – Údaje o spise: Názov, Popis, Firma, Zodpovedný, Vytvorené, Termín, Stav, Vyúčtované, Uhradené
- Užívateľské - Užívateľské vlastnosti (premenné) vytvorené užívateľom nad spismi
- Podrobnosti – Doplnky pre fakturáciu a servis
- Úlohy – Zoznam úloh
- Udalosti– Zoznam udalostí
- Dokumenty – Zoznam dokumentov registratúry.
- Obchod – Zoznam faktúr, objednávok a skladových pohybov
- Pokladňa - Záznamy z pokladne, súvisiace s činnosťou v spise
- Použité diely – Popis použitých dielov
- Kontakty - Zoznam kontaktov s firmou v rámci spisu
- Jazdy - Záznamy z knihy jázd, súvisiace s činnosťou v spise
- Ochrana - Nastavenie ochrany prístupu k spisu
- Poznámky - Priestor na textové poznámky
- Termíny - Sledovanie termínov opakovaných činností v spise
- Súvisí - Vyznačenie súvislostí s inými modulmi
- História – Zaznamenané všetky zmeny v spise