Výstupy

Z programu môžete získavať niekoľko typov výstupov:

• Nad každou tabuľkou môžete stlačiť pravé tlačidlo myšky a príkazom Kopíruj tabuľku do schránky skopírovať údaje. Takéto údaje možno potom ľahko vložiť do tabuľkových programov typu Excel.

• Príkazom Výstupy/Zoznam spisov... môžete vytlačiť zoznam spisov.

• Príkazom Výstupy/Podľa obrazovky... môžete vytlačiť presne to čo máte na obrazovke.

• Príkazom Výstupy/Spisový obal... môžete vytlačiť spisový obal, ktorý sa priloží ku papierovým dokumentom.

• Príkazom Výstupy/Úlohy v spise... môžete vytlačiť zoznam úloh v spise.

• Príkazom Výstupy/Prehľad plnenia úloh... môžete vytlačiť tabuľku, ktorá ukazuje, ako sú plnené úlohy v spisoch. Formu výstupu možno ovplyvniť nastavením:

• Podrobnosti – Ku každému riadku je uvedený aj zoznam úloh.

• Použité diely – Ku každému riadku je uvedený zoznam použitých dielov, ktorý sa vytvorí podľa výdajok, vložených v spise.

• Jazdy – Ku každému riadku je uvedený zoznam jázd, ktoré boli vložené do spisu.

• Príkazom Výstupy/Termíny v spise... môžete vytlačiť zoznam termínov ku spisu.

• Príkazom Výstupy/Preberací protokol... môžete vytlačiť preberací protokol ku spisu. Používa sa napríklad pre preberaní tovaru na servis. Správne vytlačenie protokolu je podmienené vyplnením príslušných časti spisu na záložke Podrobnosti. Táto tlač sa zapisuje do zoznamu zmien spisu.

• Príkazom Výstupy/Odovzdávací protokol... môžete vytlačiť odovzdávací protokol ku spisu. Používa sa napríklad pre preberaní tovaru na servis. Správne vytlačenie protokolu je podmienené vyplnením príslušných časti spisu na záložke Podrobnosti, Úlohy a Dokumenty. Táto tlač sa zapisuje do zoznamu zmien spisu. Formu výstupu možno ovplyvniť nastavením:

• Použité diely – zoznam použitých dielov s napojenej výdajky.

• Použité diely rukou – priestor na napísanie použitých dielov.

• Predajné ceny dielov – doplní sa stĺpec s predajnou cenou.

• Príkazom Výstupy/Odovzdávací protokol úlohy a diely... môžete vytlačiť inú verziu odovzdávacieho protokolu. Líši sa umiestnením dielov hneď za úlohou. Tiež je možné zapnúť a vypnúť niektoré voliteľné položky.

• Príkazom Výstupy/Hrubý zisk... môžete zistiť ziskovosť daného spisu. Zisk je počítaný podľa nasledovných pravidiel:

• Zisk z faktúr – Sumár ziskov všetkých vystavených faktúr. Položka predstavuje váš príjem.

• Náklady na odpracované hodiny – Počíta sa ako počet hodín z úlohy * réžia na konkrétneho pracovníka. Réžiu je potrebné nastaviť cez Súbor/Užívatelia. Konkrétnu hodnotu si stanovte ako priemernú hodinovú mzdu (odhadujte celkové náklady, ktoré vás stojí zamestnávanie konkrétneho zamestnanca) pre daného zamestnanca. Položka predstavuje vaše výdavky.

• Náklady na najazdené kilometre – Počíta sa ako počet odjazdených kilometrov v spise * réžia konkrétneho vozidla. Réžiu je potrebné nastaviť pre každé vozidlo. Optimálnu hodnotu odhadujte zo spotreby automobilu na kilometer + náhradu za použitie automobilu, ktorú by si účtoval za súkromné vozidlo. Položka predstavuje vaše výdavky.

• Poštovné – Sumár poštovného, ktoré je previazané so spisom cez registratúru.

• Nefakturované pohyby – Sumár všetkých pohybov, ktoré ste nefakturovali. Predpokladá sa, že aj napriek tomu ste dané skladové položky použili a preto tvoria vaše výdavky v priemerných skladových cenách.

• Cestovné príkazy – Sumár cestovných príkazov, ktoré si vyúčtovali zamestnanci.

• Spolu – Tu sa objaví sumár. Ak je tu kladné číslo, zarobili ste. Ak je tu záporné číslo, pravdepodobne predávate daný spis pod cenou vašich skutočných nákladov. Hodnovernosť výsledku je podmienená správnym posúdením réžie a poctivým zapísaním všetkých údajov. Najmä úlohy môžu byť veľmi skreslené, pokiaľ nezapíšete aspoň približný počet hodín, čo ste nad spisom strávili.

od verzie 5.14 je možné využívať aj  špecializovaný report na spisy, pomocou ktorého možno sledovať po mesiacoch hierarchicky orientované plnenie úloh. Možno na to využiť dva špecializované reporty.

• Prehľad úloh podľa užívateľa a kategórie
• Prehľad úloh podľa kategórie a užívateľa

Výstupy, ktoré uľahčujú komunikáciu so zákazníkmi

Z programu Optivus môžete priamo odosielať e-maily, ktoré súvisia so spismi. Pomocou spisu možno napríklad riešiť reklamácie zákazníkov, ktorí chcú mať istotu, že sa na ich problémy nezabudlo. Typizovaný algoritmus takéhoto prípadu je nasledovný:

• Zákazník zavolá alebo odošle e-mail s problémom.
• Zodpovedný zamestnanec prípad prevezme a vytvorí ku nemu spis. Na základe znalostí vyberie zodpovednú osobu, ktorá bude prípad riešiť. Toto možno rozhodnúť na základe prehľadu o práve pridelených prípadoch, alebo si to možno skontrolovať pomocou funkcií na hromadné spracovanie úloh.
• Po vytvorení spisu odošle na zákazníkov e-mail potvrdenie o pridelení reklamácie.
• Následne sa začne spisu venovať zodpovedná osoba. Vyrieši problém a prevedie spis do stavu vybavené.
• Zodpovedný zamestnanec dostane oznam o zmene stavu spisu. Vyhodnotí, či je problém vyriešený.
• Odošle zákazníkovi e-mail o vyriešení reklamácie. Súčasťou je automaticky kópia preberacieho protokolu.

Zoznam výstupov pre zákazníka:

• Príkazom Výstupy/E-mail o pridelení spisu... cez MAPI odošlete e-mail, ktorý sa následne objaví vo vašom klientovi elektronickej pošty.
• Príkazom Výstupy/E-mail o vyriešení spisu... cez MAPI odošlete e-mail, ktorý sa následne objaví vo vašom klientovi elektronickej pošty.
• Príkazom Výstupy/SMS o pridelení spisu... cez SMTP odošlete e-mail na rozhranie SMS brány.
• Príkazom Výstupy/SMS o vyriešení spisu... cez SMTP odošlete e-mail na rozhranie SMS brány.

---