Pridanie nového plánu smien
Stlačením tlačidla Nový... sa zobrazí nasledovný dialóg. Je potrebné vybrať rok a mesiac pre nový plán.
Po výbere sa zobrazí plánovací kalendár. Účelom kalendára je naplánovať každému zamestnancovi smeny na celý mesiac. Na ľavej strane sa nastavujú rôzne parametre:
- Kalendár ukazuje naplánované dni pre konkrétneho zamestnanca. Rôznymi farbami je vyznačené, keď sa jedná o obyčajnú smenu, nadčasovú smenu alebo o plánovanú dovolenku.
- Typ plánovacieho kalendára ovplyvňuje zobrazenie najväčšej plochy. Implicitne je zobrazený celý mesiac, ktorý je najvýhodnejší pri plánovaní pre konkrétnu osobu. Pri porovnávaní obsadenosti jednotlivých dní smenami sa zase uplatní zobrazenie Deň všetci, kde je vidno všetkých ľudí spolu s ich smenami na konkrétny deň.
- Zoznam zamestnancov ovplyvňuje zobrazenie v kalendári a v plánovacom kalendári. Ovplyvňuje aj tabuľku s údajmi o naplánovaných hodinách.
- Filter podľa skupiny umožňuje zobraziť v zozname zamestnancov iba vybranú skupinu.
- Tabuľka naplánovaných hodín zobrazuje dôležité údaje o konkrétnej osobe. Zobrazuje vypočítaný fond pracovného času (závisí od nastavenia zamestnanca a tvaru daného mesiaca a počtu sviatkov) a súčet údajov podľa plánovaných smien. Dôležité je sledovať najmä plánované hodiny, ktoré by sa mali približne zhodovať s fondom pracovného času.
Najväčšiu časť zaberá plánovací kalendár. Kalendár zobrazuje aj plán aj údaje, ktoré boli vyplnené v dochádzke. Takto môžete vizuálne ľahko skontrolovať, kde nejaké údaje chýbajú.
Tlačidlom Nová... sa pridáva nová smena. Dôležité je, aby bol myškou označený želaný deň. Rýchlejšie sa dá smena pridať pomocou menu pravého tlačidla myšky. V zozname sú pripravené všetky vzorové smeny.
Na zobrazenom dialógu sa nastavujú parametre smeny. Výberom v zozname Vzor sa nastavujú základné parametre, ktoré sa preberú zo vzoru. Najrýchlejšie je nastaviť toto prepojenie rovno pri pridávaní smeny cez pravé tlačidlo myšky. Pokiaľ si to situácia vyžaduje, môžete upraviť začiatok a koniec smeny na iný čas. Položku zamestnanec máte vyplnenú už pri pridaní smeny podľa výberu v hlavnom okne. Na dialógu ju meníte najmä vtedy, keď smeny prehadzujete medzi zamestnancami.
Smena sa skladá z dvoch častí:
- Plán – Obsahuje plánované hodiny.
- Podľa dochádzky – Obsahuje údaje ktoré pochádzajú z dochádzky.
Plán
- Pracovná doba – Počet hodín, ktoré sa zarátavajú ako normálna pracovná doba. Obvykle je tu uvedená bežná pracovná doba. Výnimka nastáva, ak sa plánujú nejaké smeny nad rámec fondu pracovného času. Vtedy program automaticky spočíta, koľko hodín sem môže dosadiť.
- Prestávka – Obvykle tu je vyplnená polhodina, pokiaľ má vaša pracovná doba nejaké rozdiely, môžete to tu nastaviť. Bežná pracovná doba je rozdiel medzi začiatkom a koncom smeny mínus prestávka.
- Nadčas – Všetky hodiny, ktoré sú nad rámec bežnej pracovnej doby idú sem. Hodnota je spočítaná automaticky. Niekedy sa môže pri plánovaní smeny stať, že potrebujete predĺžiť pracovnú dobu. Vtedy upravte len položku Koniec a program dopočíta nadčas.
- V noci – Automaticky sa vypočíta prienik pracovnej doby s nocou.
- Víkend – Automaticky sa vypočíta prienik pracovnej doby s víkendom a sviatkami. Podmienkou je správne vyplnený zoznam sviatkov (pri aktualizácii programu býva dodávaný automaticky).
- Je nadčas – Používa sa na vyznačenie špeciálnych smien. Takéto smeny vznikajú, keď je potrebné v priebehu mesiaca nahradiť vypadnutého zamestnanca iným. Náhradník môže mať už vyčerpaný fond pracovného času a možno mu už naplánovať iba nadčasy. Vtedy sa zaškrtne táto položka a vyplní sa aj počet hodín, ktoré sa majú zarátať ako nadčasy. Túto položku vyplní automaticky program pri pridaní novej smeny, ktorá už presahuje fond. Automaticky sa aj spočíta počet hodín, ktoré sú už nadčasom.
- Dovolenka – Celá smena sa bude považovať za dovolenku. V kalendári bude farebne odlíšená.
Podľa dochádzky
Jedna vec je naplánovanie smien, druhá je skutočná dochádzka. Do tejto časti sa vyplnia údaje, ktoré sa čerpajú z vyplnenej dochádzky. Údaje sa vyplnia automaticky po stlačení tlačidla Prepočítať. Po prepočítaní možno všetky údaje zmeniť aj ručne. Treba ale pamätať na to, že sa pri nasledovnom prepočte takto ručne upravené údaje zase zmenia. Preto ručné zmeny robte až na uzatvorenom mesiaci.
Po výpočte údajov je možné zozbierané údaje vytlačiť.