Predfaktúra

Predfaktúra alebo zálohová faktúra nie je daňový doklad a obvykle sa používa vtedy, keď nemáte istotu, že vám zákazník zaplatí. Vtedy najprv vystavíte predfaktúru a po uhradení vystavíte faktúru a zašlete objednaný tovar.

Novú predfaktúru vystavíte príkazom Faktúry/Vystaviť predfaktúru... Predfaktúra sa líši od obyčajnej faktúry v tom, že neobsahuje zoznam platieb a negeneruje skladový pohyb. Platby sa evidujú až pri skutočnej faktúre. Celý proces od vystavenia predfaktúry po vystavenie faktúry vyzerá nasledovne:

  • Vystavíte predfaktúru.
  • Odberateľ zaplatí za predfaktúru.
  • Vyznačíte úhradu predfaktúry, čo automaticky vygeneruje faktúru so zapísanou úhradou.
  • Vystavenú faktúru pošlete odberateľovi. Na faktúre je vyznačené, že už nemá nič uhrádzať.

Pri vytváraní faktúry z predfaktúry môžete program nastaviť (Súbor/Nastavenie programu), aby používal alternatívne označovanie takýchto faktúr. Implicitne to nie je zapnuté a je to aj nedoporučovaná voľba vzhľadom na možné konflikty s legislatívou. Pri zapnutej voľbe sa program pri vytvorení čísla pýta, či má použiť toto alternatívne číslovanie v tvare ZA2007/00001, alebo má nechať pôvodné v tvare FV2017/00001.

  • Práva užívateľov/Obchod/Faktúry/Faktúry vystavené/Ponúknuť iný číselný rad pre faktúru z predfaktúry - Pri prideľovaní čísla na faktúru, ktorá je vytvorená z predfaktúry program ponúka vlastný číselný rad v tvare ZA2007/00001. Pozor na to, že rozdelenie číselného radu faktúr môže byť v rozpore s platnou legislatívou.

Filtrovanie predfaktúr

Na záložke Obchod/Faktúry vystavené vo filtri:

  • Druh - Treba prepnúť hodnotu na Predfaktúry.
  • Predfaktúra - Všetky, s faktúrou alebo bez faktúry.

Vytvorenie pohľadu pre predfaktúry

Na záložke Obchod/Faktúry vystavené v menu pravej myšky vyberiete funkciu Pohľady/Nastavenie. Vytvoríte si nový pohľad s názvom Predfaktúry a pridajte si do neho stĺpec Faktúra k predfaktúre. To vám zabezpečí, že budete vidieť, ktoré predfaktúry boli vybavené ktorou faktúrou. Stĺpec je hypertext, takže po kliknutí sa zobrazí dialóg s faktúrou.

Vyznačenie úhrady za predfaktúru

Keď vám odberateľ uhradí predfaktúru, je potrebné túto úhradu vyznačiť. Použijete funkciu:

  • Úhrada faktúry - Na záložke Obchod/Faktúry vystavené. Vo filtri si prepnete Druh na hodnotu Predfaktúra. Zobrazia sa všetky predfaktúry. Označíte predfaktúru a použijete funkciu menu pravej myšky.
  • Úhrada faktúry v spise - Na dialógu Spis na záložke Obchod označíte predfaktúru a použijete funkciu menu pravého tlačidla myšky Faktúry a iné/Uhradenie faktúry.

Teraz sa musíte správne rozhodnúť. Všetko ovplyvňuje dátum plnenia DPH.

  • Plnenie je v rovnaký mesiac ako je úhrada - Musíte vytvoriť faktúru, vyznačiť úhradu a zaslať faktúru odberateľovi.
  • Plnenie je neskôr v budúcnosti - Musíte vytvoriť potvrdenie prijatej platby a zaslať ho odberateľovi. V mesiaci, kedy nastane plnenie DPH musíte vytvoriť faktúru, odrátať všetky potvrdenia prijatej platby a výslednú vyúčtovaciu faktúru zaslať odberateľovi.

Vystavenie faktúry

Na dialógu Úhrada na predfaktúre si vyberiete možnosť Faktúra z predfaktúry. Zobrazí sa dialóg s vystavenou faktúrou, ktorá sa položkovo zhoduje s pôvodnou predfaktúrou. Potvrdíte cez tlačidlo OK. Teraz sa zobrazí dialóg s predvyplnenou úhradou k faktúre. Opäť ho potvrdíte cez OK. Ak ste na záložke Obchod/Vystavené faktúry, filter Druh sa prepne na vystavené faktúry.

Vystavenie potvrdenia o prijatej platbe

Na dialógu Úhrada na predfaktúre si vyberiete možnosť Potvrdenie o prijatej platbe. Zobrazí sa dialóg s vystaveným potvrdením o prijatej platbe, ktoré sa položkovo zhoduje s pôvodnou predfaktúrou. Potvrdíte cez tlačidlo OK.Ak ste na záložke Obchod/Vystavené faktúry, filter Druh sa prepne na potvrdenie prijatej platby.

Potom čakáte, kým nenastane dátum plnenia DPH v budúcnosti a vystavíte vyúčtovaciu faktúru.

Vyúčtovacia faktúra

Vyúčtovacia faktúra je finálny krok. V nej informujete o celkovej cene a odrátate všetky zálohové platby. Je vhodné, aby ste predfaktúru, potvrdenie o prijatej platbe aj vyúčtovaciu faktúru mali v spise, potom je výber všetkých informácií ľahší, lebo sa sústreďujete na doklady v jednom spise.

Na dialógu Faktúra je nová funkcia, na uľahčenie vytvorenia vyúčtovacej faktúry. Funguje to tak, že v spise, v ktorom máte predfaktúry a potvrdenia o prijatej platbe pridáte prázdnu faktúru.

  • Ako prvý riadok pridáte výslednú cenu za dielo.
  • Následne použijete funkciu pravej myšky Pridať potvrdenia prijatej platby. Zobrazí sa dialóg so zoznamom potvrdení v danom spise. Zaškrtnete požadované potvrdenia a program ich pridá ako riadky s mínusovou cenou. Program sa vám snaží pomáhať a implicitne filtruje len povolenia platby v danom spise.

Ak ste na predfaktúrach získali plnú cenu, cena zúčtovacej faktúry bude 0. Ak iba nejakú časť, na faktúre bude vypočítaný zbytok, ktorý vám má zákazník ešte uhradiť.