Nastavenie záložky Spisy na hlavnom okne.
Povolený prístup – Užívateľovi sa zobrazí záložka s rovnakým názvom na hlavnom okne.
Vytváranie spisov – Užívateľ môže vytvoriť nový spis.
Úprava spisov – Užívateľ môže zmeniť obsah spisu. Pod pojmom zmena si treba predstaviť, že sa jedná o akúkoľvek zmenu spisu. Takže ak je zmena zakázaná, Optivus nedovolí ani otvoriť spis.
Mazanie spisov – Užívateľ môže vymazať spis.
Úplné vymazanie spisov – Užívateľ môže vymazávať celý spis zo systému.
Firma je povinná položka – Užívateľ musí vybrať firmu, ktorá súvisí so spisom. Ináč nie je možné potvrdiť dialóg.
Po vybavení spisu sa vyplní termín 2 – Táto funkcia automatizuje komunikáciu so zákazníkom a sledovanie spisov. Pri akomkoľvek manipulovaní so stavom spisu zmení túto hodnotu. Následne sú prispôsobené výstupy pre zákazníka, ktorému sa zasielajú potvrdzovacie e-maily.
Dôležitosť je povinná položka – Bez vyplnenia dôležitosti nemožno spis uložiť. Dôležitosť sa nastavuje v číselníku.
Spis bez úloh – Pri stlačení OK ak spis nemá žiadne nesplnené úlohy, vypíše sa varovanie.
Vynútiť úlohu na spise bez úloh – Ak je zapnutá predchádzajúca položka, tak toto nastavenie vynúti vytvorenie úlohy v rozpracovanom spise, ak tam už žiadne iné rozpracované úlohy nie sú. Nastavenie sa prejavuje na dvoch miestach.
Zmena stavu sa oznámi nadriadenému – Ak dôjde ku zmene stavu spisu (vybavené, uzatvorené), oznámi sa táto zmena nadriadenému.
Vybavené spisy musia mať vyplnené pole spôsob vybavenia – Ak chce užívateľ zmeniť stav spisu na vybavený, musí vyplniť aj spôsob, akým spis vybavil. Zoznam spôsobov je možné upravovať v číselníku.
Môže uzatvoriť spis – Užívateľ môže spis prepnúť do stavu uzatvorené. Uzatvorené spisy nie je možné viac upravovať.
Spis pred uzatvorením musí mať vybavené objednávky – Aby sa spis mohol uzavrieť, všetky jeho objednávky musia byť vybavené.
Môže vyúčtovať spis – Užívateľ môže na spise zaškrtnúť, že bol vyúčtovaný.
Môže uhradiť spis – Užívateľ môže na spise zaškrtnúť, že bol uhradený.
Môže otvoriť uzavretý spis – Užívateľ môže prepnúť uzatvorený spis do stavu otvorený.
Môže tlačiť spis s podrobnosťami – Takýto spis môže obsahovať dosť dôverné informácie a nie vždy je žiadúce, aby si to vedel vytlačiť každý užívateľ.
E-mail oznamy s protokolom – Pri odoslaní oznamu o vybavení spisu sa priloží odovzdávací protokol.
Režim obmedzenia prístupu na čítanie – V ochrane spisu možno vyplniť zoznam užívateľov, ktorí majú ku spisu prístup iba na čítanie.
Varovanie pred firmou v danej kategórií – Ak sa použije na spis firma, ktorá je v nastavenej kategórii, zobrazí sa varovanie.
Kategória varovania – Tu je možné nastaviť, ktorá kategória predstavuje firmy, pred ktorými budete varovaní.
Varovanie pred faktúrami po splatnosti – Ak sa použije na spis firma, ktorá má faktúry po splatnosti, zobrazí sa varovanie.
Hlásenie firmy a osoby v kategórií - Zobrazí všetky varovania na firmách a osobách, ktoré majú nastavenú kategóriu s hlásením. Podrobnosti sú uvedené v kapitole nastavenie číselníka kategória firmy.
Presúvanie zdrojov cez terminál výroby – Povolený užívateľ môže presunúť úlohy z jedného zdroja na druhý.
Môže archivovať spisy – Užívateľ môže archivovať, prenášať z minulého roku a prečíslovať.
Môže zjednotiť prístup k dokumentom podľa spisu – Užívateľ môže na záložke Ochrana nastaviť jedným tlačidlom rovnakú ochranu na všetkých dokumentoch v spise. Funkcia si neoveruje prístup k dokumentu, preto túto funkciu povoľte len osobe, ktorá je dôveryhodná.
Prístup iba ku spisom svojho oddelenia - Užívateľ vidí iba tie spisy, ktoré patria ku jeho oddeleniu alebo do zoznamu povolených oddelení.
Prístup iba ku svojim spisom - Užívateľ vidí iba tie spisy, za ktoré je zodpovedný. Nastavenie funguje na záložke Spisy a na dialógu na výber spisu.
Prístup iba ku spisom s jeho úlohami - Užívateľ vidí iba tie spisy, v ktorých má svoju úlohu. Nastavenie funguje na záložke Spisy a na dialógu na výber spisu.
Maximálny počet úloh na spise - Pri pridávaní úloh na spis vytvorený z vzoru nie je možné prekročiť zadaný počet úloh.
Môže zakladať nové spisy - užívateľ môže zakladať nové spisy podľa stavu firmy z Finstat.
E-mail o pridelení spisu – pri vytvorení spisu sa odošle e-mail o pridelení spisu.
E-mail o vybavení spisu – pri vybavení spisu sa odošle e-mail o vybavení spisu.
E-mail o zmene zodpovedného - Pri zmene užívateľa zodpovedného za tento spis sa odošle e-mail o tejto zmene.
Môže vykonať hromadné spracovanie spisov - Užívateľ môže na spisoch vykonávať hromadné operácie cez príslušný dialóg.