Pošta a registratúra

Kniha pošty tvorí jeden zo vstupných bodov do registratúry. Eviduje informácie o pošte, ktorá bola najčastejšie doručená vo forme listov. Drvivá väčšina materiálov je vytlačených na formáte A4. V takejto podobe sa ale obtiažne spracúva. Preto je možné využiť služby registratúry, ktorá o týchto dokumentoch vedie digitálne záznamy. Pokiaľ to vaše možností dovoľujú, je možné všetky papierové dokumenty zoskenovať a vložiť do programu.

Spracovanie doručenej pošty možno rozdeliť na dve skupiny:

• Je to nová pošta – Nová pošta sa vloží do knihy doručenej pošty a dostane pridelené číslo. Potom nasleduje rozhodnutie, či pošta obsahuje nejaké relevantné informácie, ktoré treba zaviesť do registratúry. Ak áno, vytvorí sa o nich obvykle zápis v registratúre a kvôli uľahčeniu triedenia sa označia za došlú korešpondenciu, ktorá sa skladuje v spisoch s mesačnou uzávierkou. Nasleduje krok pretriedenia došlej korešpondencie. Zodpovedná osoba musí posúdiť, čo z toho bude firma ďalej vybavovať. Pre takúto korešpondenciu vytvorí nové spisy a povkladá do nich dokumenty (môže ich napr. presunúť zo spisu došlej pošty do úplne nového spisu). Následne sa pošta spracuje, vytvoria sa ďalšie dokumenty, ktoré sa doručia na adresu odosielateľa. Potom sa spis uzavrie a to je koniec spracovania.
• Je to reakcia na komunikáciu z minulosti – Ak sa odohráva ku jednému spisu mohutnejšia komunikácia, kde sa striedavo prijíma a odosiela, možno využiť druhú možnosť. Takúto poštu rovno zaradíte do existujúceho otvoreného spisu a spracujete podľa predchádzajúceho bodu. Už nie je potrebné triedenie, pretože došlá pošta obsahovala dostatok informácií na okamžité správne zaradenie do príslušného spisu.

Aby to celé takto fungovalo, treba si prispôsobiť správanie programu. Najprv je potrebné upraviť registratúrny plán, aby sa nové záznamy v knihe pošty automaticky vkladali do registratúrneho spisu typu Došlá korešpondencia s mesačnou uzávierkou. Ak ste si nechali vygenerovať registratúrny plán v programe, je tam už takáto položka pripravená. Vyberte v menu Číselníky/Registratúrny plán... Ak v zozname vidíte položku Došlá korešpondencia, otvorte ju a nastavte presne podľa tohto obrázku.

Podstatné sú dve položky. Typ ako Automaticky vytváraný mesačný spis a zaškrtnutie položky Implicitne v pošte. Týmto zabezpečíte, že vám program každý mesiac vytvorí spis s názvom v tvare Došlá korešpondencia 1/2006, do ktorého bude vkladať doručenú poštu (iba ak ju uznáte za vhodnú zápisu do registratúry). Nebudete musieť už nič iné zaklikávať.