Modelová situácia.
Firma používa program v jednom meste a v druhom meste (alebo štáte) má pobočku. Z pobočky sa môžu pripojiť pomocou terminálového pripojenia do centrály, kde môžu pracovať s programom. V centrále ale nechcú, aby mali prístup ku všetkým firmám a osobám. Potrebujú iba aby pracovali so svojou skupinou zákazníkov. Centrála chce sledovať aj firmy tejto pobočky.
Iná modelová situácia.
Firma najme brigádnika, ktorý má do programu vložiť nové firmy. Nechcú, aby vidiel zoznam ostatných firiem.
Riešenie.
Pre pobočku alebo brigádnika sa vytvorí nový užívateľský prístup. Nastaví sa mu obmedzenie prístupu podľa kategórie (Číselníky/Užívatelia... dialóg Užívateľ/Prístup k funkciám/Obmedzená kategória). Zo zoznamu sa vyberie kategória, ktorá bude predstavovať jeho obmedzenie. Keď sa do programu prihlási takýto užívateľ, program sa správa nasledovne:
- Užívateľ vidí v zozname firiem a osôb iba tie, ktoré majú zaškrtnutú tú istú kategóriu.
- Pri pridaní novej firmy je v zozname kategórií zaškrtnutá táto kategória a je vykreslená šedou farbou a užívateľ to nemôže zmeniť.
- Pri pridaní novej osoby je v zozname kategórií zaškrtnutá táto kategória a je vykreslená šedou farbou a užívateľ to nemôže zmeniť.
- V podateľni sa zobrazí iba pošta, ktorá súvisí s vybranou kategóriou.
- Pri výbere firmy pomocou univerzálneho dialógu sa v ňom zobrazujú iba firmy, ktoré súvisia s kategóriou.
- Na záložke Registratúra sa v rozbaľovacom zozname zobrazujú iba súvisiace firmy. V zozname dokumentov vidno len tie, ktoré majú firmu z danej kategórie. Pri pridávaní dokumentu možno priradiť firmu iba z danej kategórie.
- Na záložke Spisy sa v rozbaľovacom zozname zobrazujú iba súvisiace firmy. V zozname spisov vidno len tie, ktoré majú firmu z danej kategórie. Pri pridávaní spisu možno priradiť firmu iba z danej kategórie.
- Pri výbere spisu pomocou univerzálneho dialógu možno vyberať len tie spisy, ktorých firma súvisí s danou kategóriou.Užívatelia bez obmedzenia majú naďalej prístup ku všetkým firmám aj osobám.