1. Čo je to sieť Peppol a čo presne poskytuje?
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) je medzinárodná zabezpečená sieť určená na štandardizovanú a bezpečnú elektronickú výmenu dokladov (najmä e-faktúr) medzi podnikateľskými subjektmi a verejnou správou.
Pre používateľa softvéru Optivus poskytuje Peppol:
- Garantované doručenie: Doklad je doručený priamo do systému príjemcu bez straty, zdržania či rizika zachytenia v spamovom koši e-mailu.
- Automatickú kontrolu správnosti: Pred odoslaním prebehne technická, číselníková aj výpočtová validácia faktúry.
- Zjednotený formát: Dáta sa prenášajú v štandardizovanej dátovej štruktúre XML (BIS Billing 3.0), čo umožňuje automatické zaúčtovanie a spracovanie na strane odberateľa.
2. Odkedy začína povinnosť a koho sa e-fakturácia cez Peppol týka?
- Od 1. 1. 2027 sa Slovenská republika napája na sieť Peppol.
- Platitelia DPH (B2B a B2G): Budú mať povinnosť e-faktúry v štandardizovanom formáte vystavovať, odosielať aj prijímať.
- Neplatitelia DPH: Nemusia e-faktúry povinne vystavovať, ale musia byť schopní ich prijať (napríklad od dodávateľov energií, služieb či tovaru).
- Fakturácia občanom (B2C): Povinnosť Peppol e-faktúry sa nevzťahuje na predaj koncovým spotrebiteľom – tým môžete z Optivusu naďalej posielať bežné doklady (napr. v PDF).
3. Čo je to Peppol ID a ako zistím svoje a cudzie Peppol ID?
Vaše Peppol ID: Ide o unikátny identifikátor v sieti Peppol. Na Slovensku sa používa národná schéma 0245 naviazaná na DIČ firmy.
- Vzorec:
0245:DIČ
- Príklad: Ak je vaše DIČ
1234567890, vaše Peppol ID bude 0245:1234567890.
Peppol ID partnerov/odberateľov:
- Spravidla ho odvodíte priamo z DIČ partnera, ktoré máte evidované v adresári programu Optivus.
- Partnerov si viete overiť aj vo verejnom adresári Peppol Directory, kde vidíte, či je daná firma v sieti registrovaná a aké typy elektronických dokladov prijíma.
4. Čo je to digitálny poštár (Access Point) a ako si ho vybrať?
Digitálny poštár (Access Point) je certifikovaný poskytovateľ infraštruktúry, ktorý zabezpečuje bezpečný prenos a smerovanie e-faktúr v sieti Peppol.
- Výber poštára: Výber vykonáva oprávnená osoba priamo po prihlásení na Portál Finančnej správy SR v sekcii eFaktúra prostredníctvom vyhradeného rozhrania.
- Kritériá výberu pre používateľa Optivusu: Kľúčová je technická podpora a priame prepojenie (API) na systém Optivus. Cieľom je, aby odosielanie a príjem faktúr prebiehali priamo z prostredia Optivusu bez nutnosti ručného exportovania súborov na disk a ich nahrávania cez externé webové portály.
5. Ako funguje tzv. 5-rohový model (5-Corner Model) a reporting štátu?
Sieť Peppol v SR funguje na princípe 5-rohového modelu:
- Roh 1 (Odosielateľ): Vystaví faktúru v programe Optivus.
- Roh 2 (Digitálny poštár odosielateľa): Prijme e-faktúru z Optivusu a zabezpečí jej technickú validáciu.
- Roh 5 (Finančná správa SR): Digitálny poštár automaticky v okamihu odoslania/prijatia nahlási potrebné údaje Finančnej správe SR (automatický e-reporting bez vašich manuálnych zásahov).
- Roh 3 (Digitálny poštár príjemcu): Bezpečne prevezme doklad cez sieť Peppol.
- Roh 4 (Príjemca): Doklad sa automaticky doručí a zaeviduje do softvéru príjemcu.
6. Ako bude prebiehať vystavenie a odoslanie faktúry v programe Optivus?
- Práca v známom prostredí: Faktúru v Optivuse vytvoríte presne tak, ako ste zvyknutí (zákazka, položky, sadzby DPH, odberateľ).
- Validácia dokladu: Optivus pred odoslaním skontroluje úplnosť povinných údajov (IČO, DIČ, formát adries, DPH kódy a súčty).
- Odoslanie na jeden klik: Kliknutím na tlačidlo odoslania softvér vygeneruje dátový formát XML BIS 3.0 a cez integrovaného digitálneho poštára ho odošle do siete Peppol.
- Voliteľná kópia e-mailom: Ak to váš obchodný partner vyžaduje, popri Peppol odoslaní môžete z Optivusu priamo vygenerovať a zaslať aj vizuálne PDF e-mailom.
7. Budem vedieť faktúru pred odoslaním vizuálne skontrolovať?
Áno. Hoci sieť Peppol prenáša štruktúrované dáta vo formáte XML (BIS Billing 3.0), v programe Optivus budete mať pred odoslaním k dispozícii štandardný grafický náhľad (PDF náhľad) s prehľadným rozpisom položiek, DPH a celkových súm.
8. Ako bude fungovať príjem e-faktúr a ich úhrada v Optivuse?
- Automatický príjem: Došlé e-faktúry z Peppol siete sa načítajú priamo do evidencie prijatých dokladov v Optivuse bez nutnosti prepisovania položiek.
- Úhrada dokladu: Faktúru uhradíte rovnako ako dnes – vygenerovaním platobného príkazu (SEPA XML) z Optivusu do internet bankingu.
9. Ako budem vedieť, či bola faktúra úspešne doručená?
Vďaka mechanizmu MLS (Message Level Status) v sieti Peppol dostáva Optivus spätné systémové notifikácie o stave doručenia:
- Potvrdené doručenie (Acknowledged / Delivered): Máte istotu, že faktúra dorazila do systému odberateľa.
- Chybový stav (Rejected): Ak faktúra neprejde validáciou alebo obsahuje chybu, systém vás okamžite upozorní s konkrétnym dôvodom odmietnutia, aby ste mohli doklad opraviť a odoslať znova.
- Celá táto komunikácia tvorí preukázateľnú auditnú stopu.
10. Ako bude riešená spolupráca s externou účtovníčkou / účtovnou kanceláriou?
- Ak spracovávate podklady interne v Optivuse a účtovníctvo vedie externá firma, e-doklady (štruktúrované XML a priradené PDF) sa z Optivusu jednoducho vyexportujú alebo zosynchronizujú priamo do účtovného softvéru účtovníčky.
11. Čo je potrebné spraviť už teraz v Optivuse ako prípravu?
- Skontrolovať firemné údaje: Uistite sa, že v nastaveniach vašej spoločnosti v Optivuse máte správne vyplnené IČO, DIČ, IČ DPH a bankové účty vo formáte IBAN.
- Prečistiť adresár partnerov: Doplniť a skontrolovať DIČ a identifikačné údaje vašich stálych odberateľov a dodávateľov.
- Sledovať aktualizácie Optivusu: Inštalovať legislatívne a funkčné updaty softvéru zabezpečujúce integráciu na certifikovaného digitálneho poštára.