Outlook a záznamy v registratúre

Druhou funkciou pluginu je odovzdávanie informácií o došlej a odoslanej pošte. Plugin zasiela informácie priamo do programu Optivus. Informácie sa odovzdávajú aj pri vypnutom programe. Pri nasledovnom spustení programu Optivus sa tieto informácie prenesú. Informácie o prenesených informáciách sa skladujú dva týždne dozadu, takže máte dostatok času na ich spracovanie.

Zoznam prenesených e-mailov si môžete zobraziť funkciou Pomoc/E-maily história... Automaticky sa objaví aj priamo v Outlooku po výbere funkcie Optivus: Spracovať e-mail... Niekedy sa zobrazí dialóg na povolenie prístupu k Outlooku (Ochrana Outlooku pred zneužitím kritických častí), ten treba povoliť. Zobrazí sa nasledovný dialóg.

Vidíte v ňom chronologicky zoradený zoznam e-mailov, jednotlivé typy sú označené malou ikonou. Pokiaľ ste Integrátor vyvolali z Outlooku, bude automaticky označený ten istý e-mail, ako v Outlooku. Ku označenému e-mailu sa Integrátor pokúsi nájsť súvisiacu osobu. Prehľadá sa zoznam e-mailov, ktoré sú vložené ku osobám. Ak sa nájde zhoda, automaticky sa e-mail prepojí s touto osobou a firmou, v ktorej je osoba zaradená. Ak daná osoba používa viac e-mailov, je vhodné ich vložiť do parametrov osoby oddelené čiarkami. Integrátor potom skontroluje každý e-mail a podľa toho identifikuje osobu. Ak sa identifikácia podľa e-mailov z osôb nepodarila, program vyskúša e-maily firiem a podľa toho nastaví aspoň súvisiacu firmu.

Rozoznaná osoba a firma sa zobrazí v prehľade. Prehľad má tri záložky a jeho úlohou je poskytnúť čo najviac relevantných informácií, aby sa užívateľ mohol ľahko rozhodovať, ako bude ďalej postupovať.

Základné informácie

Tieto informácie sa objavia hneď po zobrazení integrátora. Slúžia na okamžité zorientovania užívateľa.

• Kontaktná osoba – Program rozozná, či sa jedná o doručenú poštu alebo odosielanú poštu a podľa toho určí kontaktnú osobu. Ak odosielate na viac adries, použije sa ako kontaktná osoba prvý e-mail v zozname adresátov.
• Súvisiaca firma – Firma sa automaticky vyhľadá podľa kontaktnej osoby. Ak je osoba zaradená v nejakej firme, zobrazia sa jej údaje.
• Kategórie firmy – Zoznam kategórií vám pomáha pri určovaní, do akej oblasti firma spadá. Rozumne vytvorené kategórie pomáhajú pri ľahkom zatrieďovaní. Napr. kategória neplatič môže ostatných kolegov varovať v dostatočnom predstihu, než niečo omylom predajú nespoľahlivému zákazníkovi.
• Kategórie kontaktných osôb - Je rozumné zatriediť aj kontaktné osoby. Najmä čo sa týka objednávania a hlásenia rôznych porúch. Mnohí zákazníci vyžadujú, aby tieto veci mohla nahlasovať iba dopredu určená osoba. Ak máte vhodne vytvorené kategórie, rovno vidíte, aké má osoba čo poslala email oprávnenia. Aktuálna kontaktná osoba je v zozname podmaľovaná modrou farbou.
• Otvorené spisy – Zoznam otvorených spisov ukazuje, na čom sa práve v súvislosti s danou firmou pracuje. Spisy, ktoré patria vám sú podmaľované modrou farbou. Zoznam si najmä preštudujte, pokiaľ sa chystáte založiť nový spis. Je možné, že už existuje na danú vec založený spis a vy ste len súčasťou už rozbehnutého procesu.
• Neuhradené faktúry – Zoznam neuhradených faktúr je pre vás varovným signálom. Ak je v zozname priveľa faktúr po splatnosti (údaj v zátvorke), má zmysel vystavovať ďalšie faktúry. Kto faktúru vystavil vám môže pomôcť v ďalšom rozhodovaní. Faktúry, ktoré ste vystavili sami sú podfarbené modrou farbou.

Podrobnosti

V podrobnostiach sa možno zamerať na predchádzajúce činnosti, ktoré sa vykonali.

• Posledné vybavené a uzatvorené spisy – Tu nájdete spisy, ktoré už boli ukončené. Zoznam slúži na získanie rýchleho prehľadu, na čom sa pre danú firmu pracovalo v minulosti. Spisy, za ktoré ste boli zodpovední, sú podmaľované modrou farbou.
• Posledné dokumenty – Do posledných dokumentov možno nahliadnuť. Dokumenty, ktoré ste do systému vložili, sú podmaľované modrou farbou.
• Vlastné nesplnené úlohy – Tu vidíte všetky svoje úlohy, ktoré sú v niektorom otvorenom spise, ktorý súvisí s danou firmou.
• Cudzie nesplnené úlohy – Tu vidíte úlohy ostatných kolegov. Informácia sa vám bude hodiť, pokiaľ riadite oddelenie a telefonuje vám nespokojný zákazník. Zobrazíte si Integrátor s informáciou o firme a hneď máte prehľad o tom, čo ešte nie je spravené.

Obchod

Obchod dáva prehľad o faktúrach a celkovom obrate danej firmy.

• Posledné faktúry – Tu sa môžete oboznámiť s poslednými vystavenými faktúrami. Faktúry, ktoré ste vystavili sami sú podfarbené modrou farbou.
• Posledné objednávky – Zoznam posledných objednávok od danej firmy.
• Obrat firmy za posledné roky – V grafe vidíte sumu faktúr za posledné roky. Pokiaľ máte uložené informácie za viac rokov, z grafu jasne rozoznáte, ako sa vyvíjajú vaše obchody s touto firmou.
• Podiel na celkovom obrate za posledné roky – Tu vidíte dva grafy. Aktuálny rok a predchádzajúci rok. V koláčovom grafe vidíte podiel faktúr tomuto zákazníkovi voči vašim celkovým faktúram.

S každým e-mailom môžete vykonať nasledovné operácie:

• Zobraziť – Zobrazí sa obsah e-mailu v prostredí Outlooku.
• Založiť novú firmu – Pokiaľ Optivus automaticky nerozoznal firmu, môže to mať dve príčiny. Neexistuje osoba s takýmto e-mailom. Alebo sa jedná o úplne nového zákazníka. To môžete napraviť založením novej firmy.
• Založiť novú kontaktnú osobu – Ak ste si istí, že firma existuje, tak ju len vyberiete zo zoznamu. Pre istotu skontrolujte, či existujúca osoba nemá omylom tento e-mail nevyplnený. Až keď sa presvedčíte, že sa jedná naozaj o novú osobu, môžete ju založiť touto funkciou. Osoba sa automaticky zaradí do aktuálne priradenej firmy.
• Zmeniť prepojenie e-mailu na úplne inú firmu – Niekedy sa môže stať, že potrebujete zmeniť súvisiacu firmu. Napríklad v prípade hromadného e-mailu, ktorý posielate viacerým adresátom. Vtedy program automaticky ponúkne prvý kontakt v zozname. Ak si potrebujete doplniť informácie aj ku ďalším adresátom, postupne si ich touto funkciou poprepínate.
• Ako kontakt – Obsah vybraného e-mailu sa vloží ako kontakt ku firme. Firmu je potrebné vybrať v zozname. Prenesie sa len textová podoba. Pokiaľ je text e-mailu veľmi dlhý, tento sa skráti na 1000 znakov.
• Do knihy pošty – Táto funkciu umožňuje napojiť sa na vstupný bod podateľne (viď. kapitola Podateľňa). Zobrazí sa dialóg na pridanie nového záznamu. Pokiaľ v ňom zaškrtnete, aby sa záznam preniesol aj do registratúry, vloží sa obsah e-mailu ako dokument do registratúry. Celý proces sa podobá na bežné skenovanie doručených dokumentov, akurát je namiesto skenu používaný e-mail.
• Po kliknutí na hypertexty si zobraziť kompletné informácie – Všetko čo je podčiarknuté modrou farbou je hypertext a umožňuje po kliknutí zobraziť podrobnosti. Podrobnosti sa zobrazia v závislosti od vašich nastavených práv (napr. spisy alebo faktúry).
• Založiť nový spis – Založením nového spisu začnete nový proces spracovania e-mailu. Program automaticky doplní názov, prepojenie na firmu a kontaktnú osobu. Po uložení spisu umožní rovno vložiť e-mail ako dokument do spisu. Tým je pripravený spis na ďalšie spracovanie.
• Založiť nový spis podľa vzoru – Identické s predchádzajúcim, akurát sa použije predpripravený vzor pre spis. Môžete si takto ušetriť prácu pri podobných spisoch.
• Vložiť e-mail ako dokument do spisu – Nie vždy je nutné vytvoriť nový spis (napr. pokračovanie predchádzajúcej komunikácie). Vtedy program ponúkne zoznam otvorených spisov, do ktorého možno dokument vložiť.