Multilicencia

Multilicencia je špeciálny režim práce programu, ktorý umožňuje v jednom programe viesť evidenciu viacerých firiem. Možno si ho kúpiť iba ako samostatnú časť. Po jeho doinštalovaní program umožní:

• Administrátorovi definovať ďalšie firmy.
• Užívateľovi vybrať po prihlásení do programu, s ktorou firmou chce pracovať.

Správanie sa multilicencie:

• V programe je definovaná hlavná databáza, ktorá je identická s databázou programu Optivus.
• Všetky ostatné databázy sa vytvárajú ako podriadené. T.j. umožňujú vkladať údaje na jednotlivé záložky, neumožňujú však vkladať údaje, ktoré sú zdieľané. Tieto údaje treba vkladať do hlavnej databázy.
• Užívatelia programu sú zdieľaní a možno ich vytvoriť iba v hlavnej databáze. Odtiaľ sú prenášaní do podriadených databáz.
• Zdieľané sú všetky číselníky. V podriadených databázach ich nemožno upravovať (nie je prístupné menu Číselníky). Upravovať možno iba číselníky spojené s firmami a osobami pomocou tlačidiel, ktoré sa nachádzajú priamo na dialógoch. Zapísané údaje sa umiestňujú do hlavnej databázy.
• Užívateľské nastavenie (nastavenie stĺpcov, pozícií jednotlivých prvkov a vizuálne správanie) sa zapamätáva do hlavnej databázy a je zdieľané vo všetkých podriadených firmách.

Inštalácia multilicencie

Multilicenciu možno nainštalovať iba do programu Optivus, ktorý má pridelenú trvalú licenciu. Je dodávaná v podobe súboru, ktorý obsahuje:

• Číslo trvalej licencie.
• Počet podriadených firiem, ktoré možno vytvoriť.

Údaje sú v súbore uložené šifrovane. Akákoľvek zmena súboru spôsobí jeho znefunkčnenie. Takisto nie je možné použiť multilicenciu pre konkrétnu licenciu na inej licencii programu.

Multilicencia je dodávaná e-mailom. V e-maile je uvedený postup inštalácie a je tam ako príloha súbor optivusmul.lic, ktorý obsahuje nastavené údaje. Tento súbor je potrebné uložiť do hlavného adresára programu Optivus. Ak je súbor v poriadku a obsahuje multilicenciu pre vašu licenciu programu, povolia sa multilicenčné funkcie.

Vytvorenie podriadených firiem

Podriadené firmy môže vytvoriť iba administrátor. Po prihlásení do programu (na dialógu Multilicencia treba zvoliť Optivus – hlavná firma) sa pomocou funkcie Nástroje/Multilicencia... zobrazí dialóg na pridávanie nových firiem.

Tlačidlom Pridať... sa pridáva nová podriadená firma. Môžete vyplniť iba názov firmy, ostatné údaje sú generované automaticky.

Po potvrdení dialógov pomocou tlačidiel OK sa vytvoria všetky nové databázy. Vytvorenie každej databázy trvá niekoľko sekúnd, počas ktorých program nereaguje. Priebeh procesu vytvárania databázy je oznamovaný systémovými hláseniami, ktoré je potrebné potvrdiť. Po úspešnom potvrdení všetkých databáz je program pripravený na ďalšiu prácu s podriadenými firmami.

Aby ste sa mohli prihlásiť do vytvorenej firmy je potrebné program zatvoriť a prihlásiť sa znovu.

Nastavenie prístupu do databáz

Tlačidlom Prístup... je možné nastavovať prístup pre jednotlivých užívateľov. Po jeho stlačení sa zobrazí dialóg so zoznamom užívateľov, pri ktorých je možné nastaviť, či majú prístup alebo ho nemajú. Implicitne je nastavené, že majú prístup všetci užívatelia.

Tlačidlom Prístup HF... je možné nastavovať prístup do hlavnej databázy.

Rozdiely pre MS SQL server a JET

• JET verzia si vytvorí novú súborovú databázu v adresári multilic. Meno príslušného súboru je na predchádzajúcom obrázku. MS SQL verzia si ju vytvára priamo na MS SQL serveri.
• Obe verzie sa rozdielne prihlasujú.

Prihlásenie sa do podriadenej firmy (JET)

Po prihlásení sa do programu sa zobrazí dialóg na výber firmy, s ktorou budete pracovať:

• Ak chcete upravovať číselníky alebo pracovať s hlavnou databázou, musí byť vybraná voľba Optivus – hlavná firma astlačené tlačidlo OK.
• Ak chcete pracovať s podriadenou firmou, musí byť vybraná voľba Podriadená firma, v zozname treba označiť danú firmu a stlačiť tlačidlo OK.

Prihlásenie sa do podriadenej firmy (MS SQL)

Zoznam podriadených firiem sa nachádza priamo v úvodnom dialógu na výber databázy. Program z hľadiska ovládania nerozlišuje medzi ostrou databázou, vytvorenými ladiacimi databázami a podriadenými databázami.

Podriadená databáza si pri štarte kopíruje niektoré údaje, čo je indikované posuvnou lištou na obrazovke. Kopíruje sa približne 20 tabuliek s údajmi, takže spustenie podriadenej firmy môže trvať niekoľko sekúnd.

Ak sa objaví hlásenie, že chýba licencia

Toto sa môže stať, ak sa do systému pridáva nový počítač. V takom prípade je potrebné postupovať nasledovne:

• Na novom počítači sa treba prihlásiť do hlavnej databázy. To zapíše identifikáciu počítača do zoznamu licencií.
• Následne sa musí administrátor prihlásiť do programu a spustiť funkciu Nástroje/Pridelené licencie... Dá odoslať zoznam počítačov a o 10 minút môže stiahnuť aktualizovaný zoznam licencií.
• Potom sa môže užívateľ prihlásiť do podriadenej firmy. Proces synchronizácie mu skopíruje aj licencie a bude môcť pracovať.

Samostatný registratúrny plán pre podriadené firmy

Obvykle sa všetky číselníky v podriadených firmách zhodujú s hlavnou firmou. Na podriadených firmách ani nie je možnosť upraviť číselník.

Pokiaľ potrebujete mať v každej firme rozdielny číselník, musí administrátor odškrtnúť v nastavení programu Globálne nastavenie/Multilicencia/Synchronizovať registratúrny plán. Vtedy bude číselník prístupný v hlavnom menu aj pre každú podriadenú firmu.

Synchronizácia firiem medzi hlavnou databázou a podriadenými firmami

Niekedy je vhodné zdieľať zoznamy firiem, ktoré majú rovnaké údaje medzi svojimi databázami. Na to možno využiť mechanizmus synchronizácie. Funkcia je prístupná iba na hlavnej firme. Vyvoláte ju príkazom Nástroje/Multilicencia – synchronizácia... Zobrazí sa nasledovný dialóg.

Dialóg sa skladá z dvoch častí:

• Zoznam zdrojových firiem – Iba firmy, ktoré si vyberiete do tohto zoznamu sa budú synchronizovať. Firmy sa vyberajú z hlavnej databázy a podľa potreby ich môžete zo zoznamu aj vyradiť.
• Zoznam operácií v cieľových firmách – Ku každej zdrojovej firme definujete, čo sa s ňou má urobiť v cieľovej databáze. Program zobrazuje zoznam všetkých podriadených databáz, ktoré máte vytvorené. Implicitne je vybraná možnosť nekopírovať, čo znamená, že po pridaní firmy do zoznamu sa s ňou ešte nič nebude diať.

Vy si musíte následne vybrať, čo sa bude diať. Na výber máte:

• Nekopírovať – Označená firma sa nebude kopírovať do cieľovej podriadenej databázy. Na obrázku je to Firma 2, ktorá sa nekopíruje do databázy B, alebo Firma 1 a 3, ktoré sa nekopírujú do databázy C.
• Založiť novú – Ak si v hlavnej databáze založíte novú firmu, môžete ju pohodlne dostať aj do podriadených. Tlačidlom Založiť novú označíte tie databázy, kam budete túto firmu kopírovať. Po prvom kopírovaní sa tento stav prepne do stavu Kopírovať do ID, čo vyznačuje vzťah medzi oboma firmami v dvoch databázach.
• Vybrať zo zoznamu – Ak už máte firmu založenú aj v podriadenej firme, treba použiť tlačidlo Vybrať zo zoznamu. Zobrazí sa výber firiem z podriadenej databázy, kde vyberiete firmu, do ktorej sa majú údaje kopírovať. Stav bude označený ako Kopírovať do ID.
• Nekopírovať kategóriu – Toto je implicitný stav. Tabuľka kategórií je synchronizovaná, ale na kopírovanej firme sa kategórie neprenášajú, pretože sa predpokladá, že v každej podriadenej firme sa bude kategória vyznačovať podľa potrieb v danej doriadenej firme.
• Kopírovať kategóriu – Ak sa ale ukáže potreba kopírovať aj konkrétnu kategóriu, možno stlačiť toto tlačidlo a budú sa kopírovať aj kategórie. Treba ale pamätať na to, že ak užívateľ na takejto firme zmení nastavenie, pri následnej synchronizácií sa jeho nastavenie premaže.

Po stlačení tlačidla Kopírovať sa automaticky prenesú všetky zmeny do podriadených databáz. Vždy keď urobíte zmenu v údajoch takýchto firiem použite túto funkciu, aby boli údaje následne synchronizované.