Kontakty

Vedenie podrobných informácií o kontaktoch s firmou je veľmi dôležitá funkcia. Zamestnanci prichádzajú a odchádzajú, sú na dovolenke alebo chorí, informácie sú však stále uložené v systéme a tak nehrozí, že pri takomto výpadku neviete, čo sa s firmou dialo. Všetky tieto informácie sú značené v kontaktoch.

Ku kontaktom máte prístup:

• Na dialógu Firma na záložke Kontakty.
• Na hlavnom okne v detailoch Kontakty.

Oba prístupy poskytujú rovnaké funkcie, ich zdvojenie je kvôli zefektívneniu zadávania údajov, keď sa nachádzate na rôznych miestach programu.

Pridanie nového kontaktu #

• Nový kontakt pridáte na záložke Firmy príkazom Firmy/Nový kontakt... alebo klávesovou skratkou Ctrl-T.
• Nový kontakt pridáte aj detailoch firmy v menu pravého tlačidla myšky príkazom Nový kontakt....
• Nový kontakt pridáte na dialógu Firma na záložke Kontakty pomocou tlačidla Pridať....

Zobrazí sa dialóg, kde môžete vyplniť údaje o kontakte ku označenej firme.

• Kedy – Dátum kontaktu.
• Kto – Automaticky sa doplní vaše meno.
• Osoba – S ktorou osobou z firmy sa daný kontakt uskutočnil. Tlačidlom Nová... môžete pridať osobu, ak sa v zozname nenachádza. Podrobnosti pridávania osôb popisuje kapitola Osoby.
• Predmet – Výstižný popis kontaktu. Volte také predmety, z ktorých bude aj ostatným užívateľom jasné, čo sa s tou firmou vtedy dialo. Klávesovou skratkou Ctrl-J si môžete zobraziť alebo upraviť zoznam voliteľných hodnôt.
• Typ – Na výber máte najbežnejšie formy komunikácie. Telefonát, E-mail, Fax, ICQ, Zaslanie listu, Stretnutie. Typ kontaktu je potom v tabuľkách zobrazený príslušnou ikonou, ktorá uľahčuje rozoznávanie.
• Kategória – Kategória umožňuje vyplniť vlastný číselník, ktorý pomáha lepšie definovať kontakty. Napríklad to umožňuje sledovať stavy kontaktu v duchu oslovený - zareagoval - bude objednávka.
• Splnené – Pre vašu potrebu si môžete značiť, či daný kontakt bol splnený alebo nie. Ako príklad môžete použiť, že ste mali s firmou stretnutie, od ktorého očakávate uzatvorenie obchodu. Potom zaškrtnite, či sa obchod naozaj uskutočnil alebo nie.
• Obsah – Do obsahu vpíšte podrobnosti o kontakte. Napríklad si sem skopírujte celú komunikáciu cez ICQ, alebo podrobnosti telefonátu.
• Spis – Tlačidlo slúži na prepojenie kontaktu s otvoreným spisom. Každý kontakt môžete priradiť ku spisu a potom si ho na dialógu spisu zobraziť.

Tlačidlom Vytvoriť úlohu... môžete z kontaktu vytvoriť úlohu. Toto je užitočné v prípade, že vám kontakt zapísal kolega z firmy. Po jeho prečítaní sa rozhodnete, že si potrebujete na základe tejto informácie vytvoriť úlohu.

Tlačidlom Vytvoriť oznam... môžete z kontaktu vytvoriť oznam a zaslať ho spolupracovníkom.

Tlačidlom Telefonovať... môžete zavolať cez TAPI priamo na telefónne číslo kontaktnej osoby. Podmienkou je správne nakonfigurovanie TAPI (viď. príslušná kapitola).

Zmena a vymazanie kontaktu #

• Príkazom Firmy/Zmena kontaktu... môžete upraviť označený kontakt.
• Príkazom Firmy/Vymazanie kontaktu môžete kontakt vymazať

Pozri aj #

• Pridanie novej firmy

---