Kategórie firiem
Kategórie sa môžu zobraziť ako farebné menovky pred názvami firiem. Aby sa menovka objavila, musí byť firma označená danou kategóriou a samotná kategória musí mať nastavené tri položky:
Funkciu vyvoláte cez menu Číselníky/Firmy/Kategórie... alebo Číselníky/Osoby/Kategórie.... Obidve funkcie vám zobrazia rovnaké dialógové okno. Môžete si vytvoriť zoznamy dodávateľov, alebo mimoriadne dôležitých firiem, alebo firiem, ktoré sú zoskupené podľa nejakého iného kritéria.
Zoznam kategórií ovládate pomocou niekoľkých funkcií.
- Pridať - Pridanie novej kategórie.
- Zmena - Zmena označenej kategórie.
- Vymazať - Vymazanie označenej kategórie.
- Vymazať priradenia na firmách a osobách - Vymazanie napojenia označenej kategórie na firmy a na osoby.
- Prístup - Nastavenie prístupu ku kategóriám.
Pridanie novej kategórie
Po stlačení tlačidla Pridať sa zobrazí nový dialóg.
- Názov – Názov kategórie. Toto je povinná položka.
- Zobraziť vo firmách – Daná kategória je určená iba pre firmy. Vizuálna reprezentácia na firme alebo osobe je taká, že kategórie určené pre firmu sú na prvých miestach a zoznam kategórií, použiteľných iba na osobách je na konci zoznamu a nie je možné ich zaškrtnúť.
- Zobraziť v osobách – Daná kategória je určená iba pre osoby. Vizuálna reprezentácia je presne naopak ako na predchádzajúcom nastavení.
- Skratka – Možno použiť až 5 písmen.
- Farba textu – Treba kliknúť ľavým tlačidlom myšky do farebného vzorkovníka. Na označenej farbe sa bude zobrazovať skratka.
- Farba pozadia – Treba kliknúť pravým tlačidlom myšky do farebného vzorkovníka. Na označenej farbe sa bude zobrazovať skratka.
- Hlásenie – Hlásenie sa používa pri kontrole spisov. V okamihu stlačenia OK sa skontrolujú kategórie na firme a kontaktnej osobe. Každá kategória s nastaveným hlásením sa zobrazí v podobe varovania. Kontrolu je nutné zapnúť v nastavení programu Práva užívateľov/Spisy/Hlásenie firmy a osoby v kategórií.
Nastavenie prístupu ku kategóriám
Tlačidlom Prístup... sa nastavuje pre jednotlivých užívateľov na kategórii možnosť zaškrtávania danej kategórie. V podstate funkcia slúži na to, aby sa pomocou nej dalo zabrániť vybraným užívateľov v zmene danej kategórie.
Predpokladá sa použitie na takej kategórii, ktorá je pre činnosť firmy nevyhnutná. Napríklad vyznačovanie firiem, ktoré sú neplatiči. To je možné systém nastaviť tak, aby danú kategóriu mohol nastaviť iba šéf firmy a zamestnanci ju mohli iba prehliadať.
Použitie číselníka
Číselník sa využíva na mnohých miestach v programe. Využíva sa vo filtri a využíva sa aj na vizuálne označenie firiem alebo osôb.
- Na dialógu Firma na záložke Podrobnosti sa zaškrtáva v poli Kategórie. Každá firma môže mať viac kategórií.
- Na dialógu Osoba na záložke Osoba sa zaškrtáva v poli Kategórie. Každá osoba môže mať viac kategórií.
- V tabuľkách firiem alebo osôb sa zobrazuje skratka, ktorá vykreslená nastavenými farbami.
- Vo filtroch firiem alebo osôb sa dá filtrovať podľa kategórie.