Export a import slúži na veľmi špecifickú úlohu. Treba si predstaviť model, že firma si priamo u seba spravuje centrálnu databázu firiem, skladových kariet a faktúr. Táto firma potrebuje občas vyslať svojich zástupcov, ktorí majú kópiu programu, aby jazdili po Slovensku a tam na mieste vystavovali faktúry. Nemajú možnosť priameho napojenia na centrálny program. Vtedy možno využiť tieto funkcie na export a import.
Aby to celé fungovalo, treba dodržať striktné pravidlá:
- Pre oddeleného obchodníka treba vytvoriť vlastnú číselnú radu na faktúry. Na to slúži funkcia Číselníky/Číselné rady... Pomocou nej sa zadefinuje nová rada na vystavené faktúry. Napríklad rada 88 bude číslovať faktúry v tvare FV8810/XXXXX. Číslo hneď za ním je koncovka aktuálneho roku. Pre rok 2010 je to číslo 10.
- Obchodník môže zakladať aj vo svojej kópii nové firmy alebo upravovať existujúce.
- Obchodník nesmie vytvárať vo svojej kópii nové skladové karty. Takéto faktúry sa nedajú importovať.Postup exportu:
- Kliknite do tabuľky so zoznamom vystavených faktúr.
- Stlačte Ctrl-M, čím sa aktivuje multivýberový režim.
- Označte všetky faktúry, ktoré sa majú exportovať.
- Spustite funkciu Faktúry/Export... Program ponúkne uloženie súboru v tvare export_dátum.xml.
- Po potvrdení sa export vygeneruje do nastaveného súboru.Postup Importu:
- Spustite funkciu Faktúry/Import... Program ponúkne dialóg na výber konkrétneho súboru s exportom. Označte ho a potvrďte.
- Zobrazí sa dialóg s informáciami o autorovi exportu a dátume exportu. Ak je to správny súbor, potvrďte voľbu a postupne sa budú pred vami objavovať dialógy s importovanými faktúrami. Ak už bola faktúra niekedy importovaná, nebude sa importovať znovu.
- Ak faktúra je pre firmu, ktorú nemáte v zozname, program ponúkne zoznam položiek, ktoré sa nezhodujú a ktoré sa zhodujú. Môžete sa rozhodnúť, ako budete postupovať ďalej:
- Ignorovať – Importuje sa len faktúra a firmu si môžete do nej vybrať zo zoznamu v programe.
- Aktualizovať položky – Program aktualizuje zmenené údaje v hlavnej databáze.
- Nová firma – Program z údajov vytvorí novú firmu a priradí ju ku faktúre.