S dokumentmi sa stretávate v každodennej práci. Vytvárate ich, alebo ich dostávate od iných ľudí. Niektoré dokumenty sú v elektronickej podobe, iné len v papierovej. Spoločnou vlastnosťou dokumentov je, že sa hromadia a po čase začína ich množstvo zabraňovať efektívnej práci. Viac času strávite pri hľadaní starších dokumentov, než pri ich reálnom spracovaní.
Obvykle sa snažíte dokumenty nejakým spôsobom organizovať v adresároch, ale tento spôsob má niekoľko nedostatkov. Obzvlášť vypuklým sa tento problém stáva vo firmách, kde pracuje viac zamestnancov.
- Nájdenie vhodnej štruktúry adresárov – Každý sa snaží nejakým spôsobom si zorganizovať dokumenty. Obvykle sa vytvárajú adresáre, kde si dávate zmluvy, ponuky, dôležité dokumenty. Triedite si ich podľa firiem alebo rokov. Po nejakom čase sa ale nevyhnete pocitu, že niekedy by bolo dobré mať dokumenty organizované aj tak, aj inak. A to už pomocou adresárovej štruktúry nie je možné a tak obvykle prehľadávate niekoľko rôznych adresárov, kým vypátrate hľadaný dokument.
- Uloženie dokumentov na lokálnych diskoch – Ak pracujete vo väčšej firme, často sa stane, že niekto vytvorí dokument a uloží ho na svojom disku. Keď potom ten dokument potrebuje niekto iný, je problém sa k tomu dokumentu dostať. Hrozí aj nebezpečenstvo straty dát, pretože sieťové disky sa obvykle zálohujú; lokálne nie.
- Prístup k dokumentom – Ak používate spoločný adresár na sieti, kde pristupujete k dokumentom, je veľmi ťažké určiť, kto má ku čomu prístup. Obvykle potom majú ľudia prístup ku skoro všetkému a ochrana dokumentov pred zničením je na svedomitosti ľudí, ktorí s dokumentmi robia. Riziko ich poškodenia je vysoké. Či už nechceným vymazaním, presunutím inam, alebo najčastejším prípadom, prepísaním obsahu pri uľahčovaní si práce, keď ako vzor použijete starší dokument.
- Dokumenty, ktoré sa v priebehu života menia – Obzvlášť pri vypracovávaní obchodných ponúk sa dokumenty menia, pričom často potrebujete sledovať aj staršie ponuky. Obvykle sa to rieši tak, že dokumenty pomenovávate nejakým doplňujúcim názvom. Po nejakom čase ale máte adresár plný súborov a nájsť medzi nimi aktuálnu verziu je ťažké. Pokiaľ to po vás majú spraviť kolegovia, obvykle nie sú schopní uhádnuť, čo je vôbec aktuálne.
- Zlikvidovanie dokumentov, ktoré už nepotrebujete – Po X rokoch uplynie životnosť starších dokumentov a vy ich už nepotrebujete. Nie je však jednoduché prehľadať stovky dokumentov a vymazať presne tie, ktoré už netreba. Výsledkom je, že sa v adresároch hromadia dokumenty, ktoré len sťažujú nájdenie tých druhých a ktorých dôležitosť pre firmu je nulová.Riešiť všetky tieto problémy pomáha elektronický systém s jasne definovanými pravidlami a právomocami. Ideálnym pomocníkom na spracovanie dokumentov je registratúra, zabudovaná v tomto programe.