V súvislosti s nastavením v registratúre môže systém vytvoriť spis vtedy, keď ho potrebuje. Takto vytvorený spis je označený menom užívateľa, ktorý danú funkciu vyvolal.
Spis môže automaticky vzniknúť na dvoch miestach programu:
- Pridaním záznamu do knihy pošty – Ak užívateľ zaškrtne na dialógu Nová pošta voľbu Záznam do registratúry, program skontroluje registratúrnu značku, ktorá je nastavená. Ak sa jedná o značku, ktorá má automaticky vytvoriť spis, skontroluje sa typ vytváraného spisu a ak je treba, vznikne nový spis.
- Pridaním dokumentu do registra – Sleduje sa registratúrna značka, ktorú pridelíte na dokument. Ak sa jedná o značku, ktorá má automaticky vytvoriť spis, skontroluje sa typ vytváraného spisu a ak je treba, vznikne nový spis.
Vytvorené spisy preberajú názov podľa registratúrnej značky a sú označené aj príslušným rokom a mesiacom.