Prijatie faktúry

Faktúru prijímate vtedy, keď kupujete od dodávateľa nejaký tovar alebo služby. Dialóg na pridanie novej faktúry zobrazíte:

  • Príkazom menu Faktúry/Prijať faktúru...
  • Stlačením príslušnej ikony
  • Pravým tlačidlom myšky nad tabuľkou so zoznamom prijatých faktúr.

Dialóg faktúry je identický s dialógom na vystavenie. Líši sa iba názvoslovie dodávateľov a odberateľov. Takisto aj pri vyplnení položky program neponúka zľavy, pretože tieto údaje tvorí dodávateľ a vy si potrebujete do programu zaviesť už hotové údaje. Ak je nastavená kontrola IBAN na prijatých faktúrach, program sa pokúsi vypočítať IBAN podľa pôvodného čísla účtu, alebo si vyžiada zadanie IBAN.

Položky vkladáte presne podľa dodanej faktúry. Program potom na samotnej faktúre dopočíta výsledné sumy. Ak sa výsledné sumy nezhodujú, môže byť príčina v inom zaokrúhľovaní. Vtedy na záložke Zaokrúhľovanie upravte výsledok na hodnoty, aké sú v dodanej faktúre.

Pri vyplnení základných údajov na faktúre program skontroluje predchádzajúcu faktúru od vybraného dodávateľa a nastaví údaje podľa nej. Vychádza sa zo skúsenosti, že všetky faktúry od jedného dodávateľa majú obvykle rovnaké parametre.

Na prijatej faktúre možno vyplniť číslo došlej faktúry. Toto číslo sa nachádza na druhej záložke. Vyplníte tam číslo z faktúry, ktorú vám zaslal dodávateľ. Na reporte skladového pohybu sa okrem čísla faktúry zo systému vytlačí aj číslo došlej faktúry.

Prijatie faktúry, ku ktorej existuje viac príjemiek

Niektoré firmy používajú model, pri ktorom vám postupne dodávajú tovar a ku nemu dodávajú dodacie listy. Až neskôr dostanete faktúru. Aby ste mohli pracovať, systém podporuje postupné naskladnenie tovaru pomocou viacerých príjemiek. Musíte ich označiť firmou, ktorá ich dodala. Keď vám potom doručia faktúru, pridáte novú faktúru, označíte ju firmou a použijete funkciu Pridať z príjemky... Zobrazí sa zoznam všetkých príjemiek od danej firmy, ktoré ešte nie sú spojené s faktúrou. Po potvrdení systém prenesie položky z príjemky na faktúru.

Použitie tohto postupu predpokladá, že váš dodávateľ nebude spájať položky na faktúre, pretože potom by nebolo možné vytvoriť faktúru, ktorá je úplne identická.

Rozpočítanie dopravných nákladov

Ak vám na došlej faktúre započítajú aj dopravu, môžete si upraviť obstarávaciu cenu položky do skladu. Na to slúži pole Náklady na položke. Vždy je v ňom vpísaná cena za 1 MJ. Obstarávaciu cenu vidíte v poli Obstarávacia cena. Takto rozpočítavanie nákladov môže byť ale pri viac položkách nepohodlné.

Vtedy je efektívnejšie použiť funkciu pravej myšky na došlej faktúre Rozpustiť náklady. Zobrazí sa nasledovný dialóg.

  • Spôsob – Spôsob výpočtu. Vždy sa vypočíta cena na jednu MJ (N).

  • Vážený počet a cena – N = náklady / suma(cena položky * počet kusov MJ)

  • Počet kusov – N = náklady / celkový počet kusov MJ

  • Rovnako na položky – N = náklady / počet označených položiek. Ak je viac kusov v položke, výsledný náklad na 1 MJ bude N / počet kusov MJ

  • Náklady – Suma, ktorá sa má rozpočítať. Program kontroluje hodnotu tohto poľa a ak je tu nula, pri stlačení tlačidla OK sa vypíše varovanie pred možným nevyplnením sumy.

  • Pridať textovú položku so sumou do faktúry – Ak je táto voľby zaškrtnutá, pribudne na faktúre riadok so sumou, ktorá sa rozpočítala.

  • Položky – Vyberte na ktoré položky sa majú náklady rozpočítať. V každom riadku sú uvedené dve čísla. Prvé číslo znamená, o koľko sa zmení jednotková cena. Druhé číslo sa nachádza v zátvorke a je vypočítané ako zmena jednotková x počet kusov MJ.

Doporučený algoritmus je Vážený počet a cena. Pozor na to, čo sa deje v prípade, že opravujete náklady. Tento dialóg funguje ako pridávanie ku položke faktúry a preto v prípade, že ste na faktúre už niečo rozpočítali, opätovné vyvolanie tohto dialógu na položke faktúry náklady nezmení, ale doplní o nové číslo. Ak potrebujete vykonať takúto operáciu, je doporučené najprv jednotlivé položky faktúry vynulovať v poli Náklady.