Hromadné operácie so spismi

Príkazom Spisy/Hromadne... môžete vyvolať dialóg, pomocou ktorého možno zmeniť niektoré vlastnosti spisov. Funkcia slúži najmä na hromadné prevedenie zodpovednosti za spisy na iných užívateľov.

Podmienka použitia:

  • Práva užívateľov/Spisy/Môže vykonať hromadné spracovanie spisov - Užívateľ môže na spisoch vykonávať hromadné operácie cez príslušný dialóg.
  • Práva užívateľov/Spisy/Môže vykonať hromadné spracovanie spisov/Môže hromadne spracovať aj nerozpracované - Užívateľ môže hromadne spracovať aj tie spisy, ktoré sú v inom stave ako Rozpracované.

Pred samotným použitím funkcie si vo filtri vyberte spisy, ktoré sa budú hromadne upravovať. Ak vyfiltrovaný zoznam nestačí, kliknite na zoznam spisov, stlačte Ctrl-M a zaškrtnite požadované spisy. Potom spustite túto funkciu.

Zobrazí sa dialóg s tromi záložkami:

  • Zoznam spisov
  • Nastavenie parametrov
  • Zmeny

V zozname spisov sa zobrazia všetky spisy, ktoré boli vyfiltrované na hlavnom okne.

Nastaviť môžete nasledovné vlastnosti :

  • Zodpovedný – Vyberie sa referent zo zoznamu
    • Pridať – Priradí referenta ku firme
    • Odstrániť – Vymaže pole zodpovedný
  • Zmena zodpovedného – Možno zmeniť z jedného referenta na druhého
  • Oddelenie – Vyberie sa oddelenie zo zoznamu
    • Pridať – Priradí oddelenie ku firme.
    • Odstrániť – Vymaže pole oddelenie
  • Zmena oddelenia – Možno zmeniť z jedného oddelenia na druhé.
  • Nastaviť farbu podľa registratúrnej značky - Podľa priradenia farebnej schémy na registratúrnu značku sa prefarbia všetky spisy, ktoré majú túto značku. Upravia sa len tie farby, ktoré nie sú nastavené.
  • Zmeniť registratúrnu značku - Priradíte novú registratúrnu značku. Podľa nej sa dopočíta aj nový Koniec archivácie. Pomocou tejto funkcie môžete zmeniť registratúrne značky na spisoch, ktoré ju majú nesprávne nastavenú.

Po nastavení parametrov treba stlačiť tlačidlo Vykonať úpravy v spisoch. Program postupne prejde jednotlivé spisy a vykoná všetky úpravy. Výsledok sa zobrazí na záložke Zmeny, kde je prehľadne uvedené, čo pri konkrétnom spise program upravil.

Pozri