Úlohy

Modul ÚLOHY predstavuje plánovací kalendár v elektronickej podobe. Jeho prednosti a kvality sa prejavia hlavne pri sieťových aplikáciách a to najmä zefektívnením riadiacej činnosti na všetkých úrovniach.

Všetky osoby ktoré používajú program majú prístup do plánovacieho kalendára programu. V kalendári sa vyznačujú úlohy a udalosti. Pomocou úloh sa riešia jednotlivé spisy, vznikajúce činnosťou firmy. Úlohy možno rozdeliť medzi niekoľko zamestnancov a potom sledovať ich jednotlivé plnenie. Pomocou udalostí sa vyznačujú presné úseky v kalendári, napríklad časy stretnutí so zákazníkmi.

Prostredníctvom modulu je možné si plánovať úlohy a termíny nielen individuálne, ale aj kolektívne. Efektívne sa využívajú vzťahy medzi nadriadenými a podriadenými. Medzi členmi teamu možno prehľadne sledovať a vyhodnocovať plnenie zadaných úloh.

Úlohy a udalosti je možné posunúť, meniť a mazať. Pomocou automatického filtra je možné zobrazovať len tie úlohy, ktoré je treba v najbližšom období splniť. Pokiaľ je potrebné v úlohách niečo vyhľadať, možno využiť doplňujúci filter.

Modul úzko spolupracuje s oznamami. Prostredníctvom oznamov dostávate informácie o nových úlohách a nadriadení zase dostávajú oznamy o splnených úlohách. Systém sleduje aj mazanie úloh. Pokiaľ maže úlohu niekto iný, než ten čo ju zadal, dostáva o tom oznam zadávateľ úlohy.

Každá úloha môže byť zadaná samostatne alebo ako súčasť spisu. Ak je súčasťou spisu, ovplyvňuje uzatváranie spisov a informácie o zmenách sa zapisujú priamo do príslušného spisu. Úlohy v uzatvorených spisoch nemožno zmeniť, čo zachováva informácie o úlohách, splnených v minulosti.

Opakujúce úlohy môžete označiť ako periodické a potom sa budú v pravidelných intervaloch objavovať v kalendári presne vtedy, keď nastane ich čas. Jednotlivé úlohy si môžete označiť ako dôležité a dá sa nastaviť, aby vám ich program v určitých intervaloch pripomínal.

Pri plánovaní udalostí možno využiť funkcie na hromadné sledovanie udalostí, kde v jednom kalendári vidno udalosti viacerých osôb.

V plánovacom kalendári sa zobrazujú aj informácie z iných modulov. Farebne sú vyznačené informácie o dovolenkách a služobných cestách z modulu Dochádzka.

Jedinečné vlastnosti #

• Prepojenie so spismi – Je výhodne združovať súvisiace úlohy do spisu. Potom so všetkým narábate ako s balíkom a máte k dispozícií aj ďalšie nástroje na spracovanie. Veľkú výhodu to má aj pri paralelnom spracovaní viacerých projektov. Viete na prvý pohľad rozlíšiť, ktoré úlohy kam patria.
• Prepojenie s obchodom – Úlohy možno využiť ako podklad pre fakturáciu. Prípadne možno priamo z úlohy vytvoriť výdajku na materiál. Ak máte na každý prípad zavedený spis, je potom záverečné faktúrovanie veľmi jednoduché. Necháte si vygenerovať faktúru zo zaznamenaných údajov a už ju len skontrolujete a upravíte podľa potreby.
• Upozorňovanie na blížiace sa termíny – Systém vo vhodne nastavenom predstihu informuje o nových úlohách. Takto nie ste zbytočne zaťažovaní úlohami, ktoré budete musieť splniť v ďalekej budúcnosti.
• Prehľadový kalendár, zobrazujúci farebne úlohy, termíny, dovolenky a služobné cesty – V plánovacom kalendári má každý typ vlastnú farbu. Podľa potreby si môžete zjemniť rozsah kalendára, aby ukazoval menšie časové úseky.
• Automatický filter na najbližšie obdobie – Základom pohodlnej práce s programom je vhodné využitie filtrov. Tie umožňujú zobraziť len to, čo užívateľ práve potrebuje. Najzákladnejší je filter na najbližšie obdobie, ktorý zobrazuje iba nesplnené úlohy a tie, ktorých termín sa priblížil na definovanú vzdialenosť.
• Automatický filter podľa kalendára – Iné typy filtrov reagujú na kalendár. Po kliknutí do kalendára sa zobrazí iba vybraný deň, týždeň alebo mesiac. Rovnako si možno prepnúť aj zobrazenie plánovacieho kalendára.
• Spoločné plánovanie úloh – Pre pracovné skupiny sa hodí, keď si môžu spoločne plánovať svoj čas. Na to slúži špeciálny plánovací kalendár, ktorý zobrazuje voľný čas viacerých zamestnancov.
• Pomocou synchronizácie úloh je možné kopírovať úlohy medzi programom Optivus a službou Kalendár Google. Synchronizácia s touto službou zabezpečí to, že sa úlohy z Optivusu môžu ďalej synchronizovať s mobilnými telefónmi.

Pozri aj:

• Optivus manuál
• Optivus manuál - Úlohy