Spisy

Modul Spisy predstavuje nástroj, pomocou ktorého je možné v elektronickej podobe vytvárať spisovú dokumentáciu a pomocou nej riešiť jednotlivé obchodné prípady. Spis je univerzálny nástroj na riadené spracovanie procesov podľa doporučení normy ISO 9001 a zákona o archívoch a registratúrach.

Každý proces vo firme je potrebné riadiť. Čím je firma väčšia, tým je táto úloha dôležitejšia. Spis predstavuje takýto jednotný mechanizmus na spracovanie procesov. Postupne sleduje proces od jeho vzniku, vyplnenia základných informácií, rozdelenia úloh, cez vypracovanie dokumentácie do registratúry až po vybavenie, uzatvorenie a záverečné vyradenie po uplynutí lehoty uloženia.

Vzhľadom na dôležitosť uložených informácií a potrebu sa ku nim vracať, spis obsahuje viaceré kontrolné mechanizmy. Zmeny v spise sú možné iba počas jeho rozpracovanosti. Počas tohto obdobia sa pridávajú nové informácie a každá takáto zmena je zapísaná do histórie spisu. Po vybavení spisu nasleduje jeho uzatvorenie. Iba zodpovedné osoby môžu skontrolovať spisy a v prípade nezrovnalostí ho vrátiť na doplnenie. V tomto období sa môžu vykonať aj všetky fakturácie, ktoré vyplynuli počas práce na spise. Taktiež je zabezpečená ochrana prístupu k spisu a dokumentom v ňom.

Systém umožňuje nastaviť práva užívateľov tak, aby mali prístup len k vymedzenému okruhu spisov, napríklad v rámci oddelenia a pod.

Záverečná fáza spisu je jeho uloženie v archíve. Pomocou registratúrneho plánu je stanovené, ako dlho sa má skladovať. Po uplynutí lehoty možno spis bez obáv vyradiť, pretože vhodné určenie registratúrneho plánu rieši všetky problémy tohto typu.

Modul implementuje požiadavky zákonov na vedenie registratúry. Umožňuje označovať spisy registratúrnymi značkami a po uplynutí stanoveného obdobia ich v spolupráci s archívom vyradiť.

Vytvorené spisy je možné zakategorizovať a prideliť im stav rozpracovaných, vybavených alebo uzavretých prípadov. Spis je možné priradiť subjektu s ktorým súvisí, prípadne ho prideliť osobe, ktorá bude za spis zodpovedná, meniť alebo mazať spisové náležitosti.

K spisom je možné plánovať úlohy a sledovať stav ich plnenia, vkladať a pracovať s dokumentmi, evidovať poznámky, prípadnú servisnú činnosť a v neposlednom rade sledovať všetky zásahy a zmeny, ktoré sú prehľadne evidované v histórii zmien.

Samostatnou kapitolou je vkladanie dokumentov. Tu sa využíva úzka previazanosť s modulom registratúry. Systém je navrhnutý tak, aby umožnil skladovanie kompletnej dokumentácie v elektronickej podobe. Papierové dokumenty možno skenovať, čo prináša veľké zefektívnenie následnej práce. Odpadá potreba prenášania spisu medzi oddeleniami, každý kto s ním potrebuje pracovať ho má stále k dispozícií.

Ukladanie dokumentov na jednom mieste vnáša poriadok do práce jednotlivých zamestnancov. Odpadajú problémy pri zmenách zamestnancov a využívaní vlastných počítačov. Takisto nie sú možné akékoľvek dodatočné zmeny v dokumentoch. Jedinou možnosťou zmeny je revízia, pričom každá revízia vždy zachová aj pôvodný dokument.

Pre rýchlejší prístup k požadovaným informáciám je využiteľná funkcia filtra, pomocou ktorej je možné vyhľadať spis podľa vybraných parametrov. Jednotlivé položky filtra boli navrhnuté tak, aby uľahčovali samostatnú prácu konkrétneho človeka so spisom a uľahčovali aj záverečné vyhodnotenie a vyfakturovanie vykonaných úloh.

Okrem toho možno na spise pracovať s ďalšími záložkami, na ktorých môžete vyznačovať termíny, užívateľské vlastnosti, prípadne logické súvislosti s inými spismi a ďalšími modulmi.

Tlačový výstup umožňuje tlač, uloženie, prevod do MS-Word, alebo odoslanie elektronickou poštou.

Jedinečné vlastnosti #

• Kompatibilné s ISO 9001 – Zavedenie ISO noriem do praxe znamená zavedenie dôsledne navrhnutých postupov, ktoré vám zavádzajú poriadok a dokonalé riadenie do firmy. Riadenie práce pomocou spisov predstavuje systém, ktorý dokáže zvládať nápory každodennej a zložitej práce.
• Prepojenie s úlohami, firmami a modulom Obchod. Vďaka dôslednej kombinácií jednotlivých komponentov má firma, používajúca spisy na riadenie, obrovskú výhodu pred konkurenciou. Máte vo veciach poriadok, viete na čom sa pracuje a viete sa pozrieť aj na prípady z minulosti, ktoré s danou firmou súvisia.
• Vkladanie dokumentov – Dokumenty vkladáte do systému preto, aby ste si zaviedli poriadok. Je koniec večnému hľadaniu po diskoch jednotlivých užívateľov. Všetko je sústredené v jednom centralizovanom úložisku.
• Revízie dokumentov – Život prináša zmeny a zmeny sa týkajú aj dokumentov. Určite poznáte tie problémy, ktorá verzia dokumentu je tá posledna a aktuálna. Po pár dňoch to nevie nik. Využite revízny systém, ktorý presne zaznamenáva pôvodné verzie dokumentov spolu s autorom a dôvodom zmeny. Dokumenty v revízii sú jasne viditeľné a uzamknuté pred ostatnými, pokiaľ na nich pracujete.
• Automaticky vytvárané spisy pre registratúru a podateľňu – Pri praktickom používaní systému zistíte, že obrovské množstvo dokumentov neustále zatrieďujete do rovnakých kategórií. Naučte systém, kam ich má dávať sám a ušetríte množstvo času. Systém si sám vytvorí spisy na začiatku mesiaca alebo roku a bude tam ukladať aj príslušné dokumenty.
• Integrácia s firmami, úlohami, termínmi, registratúrou – Bez spisov si nebudete vediet predstaviť zvládanie obrovského množstva procesov. V spise je sústredené všetko, od súvisiacej firmy po vyprodukované dokumenty. Potrebujete si niečo naštudovať v minulosti? Žiaden problém, pretože v histórii najdete uložený každý spis.
• Dôsledné sledovanie stavov spisu a nepovolenie zmien v uzatvorených spisoch – Každý spis je po určitom čase vybavený a prechádza do stavu, kedy ho už nik neupravuje. Systém toto automaticky sleduje. Spisy je možné stále prehliadať, nie je možné do nich už nič zapísať.
• Prehľadné filtre – Správnym nastavením filtrov si viete vybrať len tie spisy, ktoré sú pre vás dôležité. Na výber máte mnoho možností, ktoré vám umožnia pracovať aj s veľkým množstvom spisov a popritom sa v nich nestratiť.
• Sledovanie zmien – Každá zmena v spise je zaznamenaná. Toto je užitočná vlastnosť, najmä vtedy, keď sa rieši nejaký problém a hľadá sa jeho príčina.
• Elektronická komunikácia – Každá firma komunikuje so zákazníkmi. Dnes je čoraz aktuálnejšia elektronická komunikácia. IS Optivus obsahuje integrované nástroje, ktoré zvládajú celý proces komunikácie so zákazníkmi, od ich vyhľadania, vytvorenia dokumentov až po následné rozoslanie. Všetko spolupracuje s programami, na ktoré ste zvyknutí.

Pozri aj:

• Optivus manuál
• Optivus manuál - Spisy