Registratúra

Modul Registratúra predstavuje riešenie kompletne elektronického spracovania a uloženia dokumentov (registratúrnych záznamov). Vychádza zo zákona 266/2015 Z.z. a prislúchajúcich vyhlášok.

Registratúra spĺňa požiadavky na presnú evidenciu záznamov, ktoré do organizácie prichádzajú alebo vznikajú jej vlastnou činnosťou. Je prepojená so spismi a podateľňou, preto majú spracovatelia spisov okamžitý prístup ku všetkej sprievodnej dokumentácií.

Dokumenty sú ukladané v štruktúrovanom úložisku, odkiaľ je možné kedykoľvek získať kópiu dokumentu. Elektronické uloženie dokumentu prináša zefektívnenie práce s dokumentmi, pretože odpadá namáhavé hľadanie . Obzvlášť efektívne je pri spracovaní skenovaných dokumentov. Sú okamžite k dispozícií na nahliadnutie a nie je potrebné ich komplikovane hľadať v zakladači.

Systém umožňuje nastaviť prístup ku každému dokumentu. Citlivé dokumenty možno chrániť pred prehliadaním alebo zmenou nepovolaných užívateľov. Štandardne sa používa ochrana prístupu pre oddelenie, na ktorom dokument vznikol a všetkých nadriadených, ktorí majú prístup k dokumentu. Pre všetkých ostatných sú dokumenty neprístupné.

Prehliadanie dokumentov je záležitosťou jedného kliknutia myšky na hypertext. Ak má užívateľ právo prístupu, dokument sa okamžite zobrazí na obrazovke. Dokumenty sú automaticky otvorené v programoch, ktoré ich vedia spracovať.

Samotné dokumenty sú chránené pred zmenou. V prípade potreby možno pomocou revízie vložiť nové znenie dokumentu, pričom ostáva zachovaná história celého dokumentu. Každé znenie dokumentu si možno zobraziť.

Systém uľahčuje prácu s dokumentmi počas celého spracovania. Zabezpečuje ľahké vloženie doručených naskenovaných dokumentov prostredníctvom podateľne. Následne ich spracovanie prostredníctvom spisov. Uľahčuje aj odosielanie dokumentov adresátom, kde jedným kliknutím obsluha vloží záznam do odosielanej pošty v podateľni. Všetko je kontrolované a údaje ktoré sa zhodujú v jednotlivých moduloch sú automaticky prenesené.

Pri vkladaní dokumentu systému automaticky nastaví hodnoty podľa aktuálnej situácie. Jednotne sú prideľované registratúrne značky podľa príslušného spisu a v prípade potreby systém automaticky vytvorí niektoré typy spisov.

Registratúra odstraňuje problémy pri hľadaní dokumentov a po skončení lehoty uloženia umožňuje riadene vyraďovať staré dokumenty. Vyraďovanie je riadené prostredníctvom spisov. Všetky dokumenty vo vyraďovanom spise sú automaticky odstránené. Program umožňuje vytvoriť všetku sprievodnú dokumentáciu, ktorá je potrebná pri komunikácií so štátnym archívom.

Vzhľadom na veľké množstvo vkladaných dokumentov má dôležitú úlohu filter. K dispozícií sú filtre podľa obdobia vzniku dokumentu, autora, čísla spisu a registratúrnej značky.

Tlačový výstup umožňuje tlač, uloženie, prevod do MS-Word, alebo odoslanie elektronickou poštou.

Jedinečné vlastnosti #

• Kompatibilné s 395/2002 Z.z. a 628/2002 Z.z. – Základné zákony o vedení registratúry predpisujú spôsob nakladania s dokumentami, ktoré vznikajú pri činnosti firiem. Ak aj odhliadneme od toho, že je to niečo, čo je predpísané štátom, prináša dodržiavanie týchto noriem obrovské úspory vďaka jednotnému nakladaniu s dokumentami. V každej chvíli máte dokonalý prehľad, prístup a všetky dokumenty sú neustále kontrolované a strážené.
• Kompatibilné s ISO 9001 – Zavedenie ISO noriem do praxe znamená zavedenie dôsledne navrhnutých postupov, ktoré vám zavádzajú poriadok a dokonalé riadenie do firmy. Riadenie práce pomocou spisov predstavuje systém, ktorý dokáže zvládať nápory každodennej a zložitej práce.
• Vkladanie súborov – Vytvorené súbory vkladáte do registratúry, čím sa stávajú jej súčasťou. V okamihu vloženia je súbor prístupný každému užívateľovi.
• Skenovanie – Môžete ukladať aj skenované dokumenty. Skenovať môžete priamo z programu. Toto sa hodí na ukladanie kópií papierových dokumentov, ktoré boli do firmy doručené. Vždy sú prístupné každému užívateľovi.
• Automatické vloženie do spisu podľa registratúrnej značky – V systéme možno nastaviť, aby bol dokument vkladaný do určitého spisu na základe registratúrnej značky.
• Obmedzenie prístupu podľa oddelenia alebo konkrétneho mena – Systém podporuje ochranu dokumentov. Možno nastaviť, aby mal k dokumentom prístup iba obmedzený počet užívateľov.
• Ochrana dokumentov v uzatvorených spisoch – V uzatvorenom dokumente už nemožno robiť žiadne zmeny. Toto je základná ochrana vašich dát.
• Revízie dokumentov – Život prináša zmeny a zmeny sa týkajú aj dokumentov. Určite poznáte tie problémy, ktorá verzia dokumentu je tá posledna a aktuálna. Po pár dňoch to nevie nik. Využite revízny systém, ktorý presne zaznamenáva pôvodné verzie dokumentov spolu s autorom a dôvodom zmeny. Dokumenty v revízii sú jasne viditeľné a uzamknuté pred ostatnými, pokiaľ na nich pracujete.
• Ukladanie dokumentov v bezpečnom štruktúrovanom úložisku – Dokumenty vkladáte do systému preto, aby ste si zaviedli poriadok. Je koniec večnému hľadaniu po diskoch jednotlivých užívateľov. Všetko je sústredené v jednom centralizovanom úložisku.

Pozri aj:

• Optivus manuál
• Registratúra