Podateľňa

Modul Podateľňa je určený na elektronickú evidenciu došlej a odoslanej pošty. Modul je úzko prepojený so spismi, registratúrou, firmami a oznamami.

Pomocou knihy došlej pošty evidujete všetku poštu, ktorá bola doručená do firmy. Pomocou knihy odosielanej pošty evidujete všetko, čo sa odosiela v podobe listov či e-mailov. Pokiaľ komunikujete so známymi firmami, môžete si ich vyberať zo zoznamu. Nové firmy alebo firmy, s ktorými komunikujete zriedkavo a údaje o nich nie sú dôležité sa vyplnia len ako text.

Parametre pošty, ktorá bola zaevidovaná je možné zmeniť alebo ju možno z evidencie vyradiť. Záznam obsahuje dátum prijatia/odoslania, poradové číslo, predmet, typ, adresáta/odosielateľa. Pridaním poznámky je možné stručne popísať obsah. Došlú poštu v papierovej podobe možno skenovať a vložiť do registratúry. Podľa potreby potom možno poštu ďalej spracovať pomocou spisov, vytvoriť odpovede a odoslať ich adresátom. Všetky zodpovedajúce záznamy sú automaticky vytvorené.

Došlá aj odoslaná pošta sú číslované spoločne, aby nedochádzalo k problémom pri odkazovaní sa na číslo pošty. Každý rok sa číslovanie začína od jedna.

Pomocou funkcie filtra má užívateľ zabezpečený okamžitý prístup k hľadanej položke. Predpripravené sú časové intervaly, ktoré uľahčujú hľadanie v zaužívaných pomenovaniach intervalov. Na výber sú aj typ pošty, prislúchajúca firma alebo referent, ktorý poštu vybavuje. Môžete vyhľadávať aj konkrétny text.

Priamo z podateľne možno otvoriť príslušný spis alebo dokument. Zobrazované sú ako hypertexty priamo v zozname pošty.

Pomocou výstupov možno vytvárať sprievodnú dokumentáciu. Môžete si tlačiť zoznamy pošty alebo podacie hárky, ktoré urýchľujú komunikáciu so samotnou poštou.

Systém možno využívať aj tak, že jednotliví referenti vložia vypracované dokumenty do spisov a odtiaľ dajú vložiť záznam do odoslanej pošty. Zodpovedná osoba za poštu si potom len vyfiltruje dnešnú poštu, vytlačí si obálky alebo podací hárok a odnesie všetko na poštu.

Pri spolupráci s registratúrou program podporuje dva režimy. Pri doručení bežnej pošty sa dá systém skonfigurovať tak, že automaticky podľa registratúrneho plánu bude v prípade potreby vytvárať spisy, do ktorých bude takúto poštu vkladať. Užívateľ sa nemusí starať o podrobnosti, všetko je optimálne vytvorené podľa navrhnutého plánu.

Druhou možnosťou je zakladať poštu priamo do otvoreného spisu. Toto je obvyklé pri prikladaní došlej pošty do spisu, v ktorom sa práve rieši nejaký problém s danou firmou. Príkladom môže byť riešenie reklamácií, kde si obe strany vymieňajú niekoľko listov.

Pokiaľ bola pošta pridelená referentovi, systém mu to oznámi pomocou oznamu a po kliknutí na tento oznam sa zobrazí dialóg z podateľne, kde referent dostane informáciu o pridelenom zázname a má možnosť si ho aj priamo prezrieť na obrazovke, ak má elektronickú podobu. Túto skutočnosť systém poznačí – k záznamu sa pridá údaj o dátume a čase prečítania.

Pridanou hodnotou oproti bežným možnostiam podateľní je možnosť evidovať došlú aj odoslanú poštu v mene klienta. Mnohé účtovné, poradenské a podobne svojou činnosťou zamerané firmy túto vlastnosť ocenia.

Jedinečné vlastnosti #

• Prepojenie s modulom Firmy a Registratúra – Firmy sú základom záznamov, týkajúcich sa vašich zákazníkov. Pokiaľ máte poznačené ich adresy a kontaktné osoby, môžete si veľmi presne značiť, čo ste komu poslali. V registratúre máte zas uložené všetky dokumenty, ktoré ste odoslali.
• Skenovanie dokumentov – Aj prichádzajúce dokumenty si môžete naskenovať a uložiť do registratúry. Pokiaľ ich podchytíte na začiatku cyklu, v podateľni, uľahčíte nasledovnú prácu svojim kolegom. Každý sa bude môcť bez problémov pozrieť do registratúry a vyhľadať si príslušné dokumenty.
• Vkladanie dokumentov do otvorených spisov, alebo automatické vytvorenie spisu – Často sa opakujúce typy doručenej pošty (90% bežnej pošty) môže systém automaticky ukladať do pripravených spisov. Tento postup vám uľahčí následné likvidovanie starých písomostí o X rokov, pretože nemusíte riešiť problémy typu, či sa im už skončila platnosť. Systém to sleduje samostatne.
• Oznamovanie pridelených záznamov – Pokiaľ sa vytvorené záznamy týkajú konkrétneho referenta, ten to dostane automaticky na vedomie.
• Tlač podacích hárkov – V odosielanej pošte využijete automaticky generované podacie hárky. Kombinujte filter a zrýchlite si veľmi nudnú a ku chybám náchylnú prácu.
• Tlač obálok a štítkov podľa zvoleného dňa – Ak referenti samostatne vkladajú záznamy do knihy pošty, môže potom obsluha podateľne ľahko tlačiť obálky a vkladať do nich pripravené vytlačené dokumenty.

Ďalšie vlastnosti modulu #

• Evidencia došlej pošty – Vizuálne si môžete oddeliť jednotlivé záznamy.
• Evidencia odoslanej pošty – Okrem došlej a odoslanej pošty si môžete zaviesť aj vlastné kategórie podľa potreby (napr. vnútrofiremnú).
• Výstupy – V programe sa nachádzajú všetky výstupy, ktoré v súvislosti s podateľňou potrebujete.

ePodací hárok #

Elektronický podací hárok predstavuje výrazné uľahčenie práce pracovníka v podateľni. Umožňuje priamo vo firme si exportovať zoznamy doporučených listov alebo zásielok do rozhrania Slovenskej pošty.

Pozri aj:

• Optivus manuál
• Podateľňa