Plánovanie je nadstavba, ktorá umožňuje vytvorenie prehľadného plánu úloh a zdrojov ku danému spisu. Plán dáva aj rýchly prehľad o nákladoch a umožňuje priamo plánovať, riadiť a sledovať výrobu aj cez špecializovaný dotykový displej.
- Zoznam úloh - Pomocou plánovania je možné spravovať zoznamy úloh. Zoznamy môžu byť jednoduché, ak sa plánuje jednoduchá vec, ale aj komplexné s viacerými úrovňami podriadených úloh. Vždy možno použiť princíp od všeobecného ku konkrétnemu a postupne dopracovávať plán. Začína sa jednoduchým odhadom celého projektu v jednej úlohe, neskôr sa prejde na zoznam základných úloh, ktoré sa postupne rozvetvia na podrobnosti. Presne podľa potrieb užívateľa.
- Odhadovanie času projektu - Odhadnúť celkové trvanie projektu môže byť náročné. Keď sa ale využije princíp odhadovania potrebného času na dielčích úlohách, program dokáže automaticky dopočítať všetko na nadradených úrovniach a odhadnúť čas na celkový projekt. Pomocou napojenia konkrétneho kalendára s profilom pracovného dňa možno ľahko vypočítať, koľko reálnych dní sa musí na danej úlohe pracovať.
- Plánovanie zdrojov - Zdroje umožňujú prepojenie zoznamu úloh s konkrétnymi zamestnancami, strojmi a skladovými kartami. Každý zdroj možno charakterizovať jeho nákladovou cenou. Po prepojení zdrojov na jednotlivé úlohy je možné ľahko zisťovať, na ktoré dni musíme zdroje nachystať a koľko času jednotlivé zdroje v danom dni spotrebujú. Podľa toho sa dá efektívne plánovať, aby sme mali zdroje optimálne vyťažené.
- Odhadovanie nákladov - Ak poznáme čas trvania a cenu zdrojov, vieme jednoducho vypočítať náklady. Náklady na projekt sa hierarchicky prenášajú do nadriadeného uzla, takže užívateľ má v každej chvíli predstavu, koľko bude daný projekt stáť. Tento systém je veľmi efektívny pri zmenách, kde drobná zmena v niektorej úrovni projektu okamžite ukáže jej cenu.
- Flexibilita - V reálnom živote sa stáva, že treba operatívne projekty presúvať v čase. Program je optimalizovaný na takéto presuny. V prehľadnom dialógu si môžete zobraziť projekty na dané obdobie a upravovať ich stav a dátum, kedy sa majú zrealizovať.
- Náklady a plánovaný zisk – Celé plánovanie je prepojené s obchodom, takže je možné jednoduchým nastavením parametrov zakalkulovať do ceny pre zákazníka svoj zisk. Niekoľkými klikmi myšky sa získa ponuka pre zákazníka. Závisí len na vás, či bude ponuka komplexná, alebo ukážete zákazníkovi iba finálnu cenu.
- Zdroj vedomostí - Vďaka možnosti ukladať si hotové plány alebo ich časti možno neskôr využiť nazbierané informácie o starších projektoch pri plánovaní nových. Dôležité je porovnávať plánované údaje so skutočne dosiahnutými. Takto možno výrazným spôsobom eliminovať nesprávne odhady projektov a tým aj možné straty.
Plán
Základné pojmy, používané v programe
- Úloha plánu – Plán sa skladá z úloh, ktoré je možno hierarchicky zoskupiť do logických celkov.
- Zdroj – Zdroje slúžia na plnenie úloh plánu. Priradia sa ku každej úlohe a pomocou ich parametrov možno sledovať plnenie projektu a odhadované náklady. Príkladom zdroja je zamestnanec, ktorý bude úlohu plniť alebo stroj, ktorý sa pri jej plnení použije.
- WBS – Členenie úloh plánu do prehľadnej štruktúry.
- Terminál výroby – Umožňuje pracovníkom vo výrobe vyznačiť začiatok a koniec pridelenej úlohy. Terminál je napojený priamo na plán a spis, takže riadiaci zamestnanci majú okamžitú odozvu a prehľad o stave prác.
Univerzálny postup plánovania
Na naplánovanie ľubovoľnej činnosti možno použiť nasledovné kroky:
- Vytvorenie zoznamu úloh – Zoznam úloh treba vytvoriť postupne. Od niekoľkých všeobecne pomenovaných úloh, ktoré vytvoria kostru projektu treba postupne každú úlohu rozdeliť na dielčie časti. Tieto sa stanú podriadenými úlohami, ktoré na seba budú v určitom logickom slede nasledovať.
- Vytvorenie zoznamu zdrojov – Na splnenie úloh sú potrebné zdroje. Do každého projektu možno pridať všeobecné zdroje, alebo zdroje, ktoré sú presne zviazané s inou časťou programu. Obvykle budú ako zdroje použití zamestnanci, je však možné použiť aj iné typy. Dôležitou súčasťou zdrojov je ich cena. Prepojením hodinovej ceny a celkového času úlohy možno pomerne presne odhadovať potrebné náklady.
- Prepojenie úloh a zdrojov – Priradením zdrojov k úlohe sa fáza plánovania ukončuje. Zdroje je potrebné navrhnúť tak, aby nedochádzalo k ich nereálnemu prekrytiu v rámci
viacerých projektov. Po naplánovaní zdrojov a upresnení potrebného času má užívateľ k dispozícií pomerne presný odhad času, peňazí a zdrojov, ktoré sú potrebné na splnenie projektu.
- Plnenie naplánovaných úloh – Po začatí práce na projekte sa začínajú postupne plniť jednotlivé úlohy. To je možné vyznačiť priamo do plánu, alebo sa na vyplnenie použije špecializovaný terminál. Ako sa úlohy postupne plnia, rastie percento plnenia projektu a porovnaním plánovaného a reálneho času, potrebného na splnenie plánu možno získavať skúsenosti, ktoré sa hodia pri plánovaní nasledovných projektov