Obchod

Modul Obchod umožňuje vytvárať faktúry, objednávky, skladové karty a skladové pohyby. Na jednej záložke sú sústredené činnosti, ktoré súvisia s predajom. Obchod je logickým pokračovaním práce so spismi a jednotlivými obchodnými prípadmi. V ňom sa všetky predchádzajúce práce premieňajú na výslednú komunikáciu so zákazníkom, fakturovanie vykonanej práce a dodaného tovaru a následne sledovanie platby.

Modul obchodu je navrhnutý tak, aby bolo jeho ovládanie pre užívateľa maximálne jednoduché, intuitívne a súčasne mu poskytlo všetky hľadané informácie. Dodržiava sa dizajn celého programu v tvare filter, tabuľka s údajmi a podrobnosti ku vybranej položke.

Vizuálne sú dialógové okná navrhnuté podobne v každej časti, preto je zaučenie do programu veľmi rýchle. Program dynamicky prispôsobuje ponuku príkazov aktuálnej situácií. Užívateľ má k dispozícii len tie príkazy, ktoré majú v danej situácii zmysel.

Základom systému je objektové jadro, ktoré presne popisuje procesy, vznikajúce počas fakturácie. Toto umožňuje flexibilnú prácu zo systémom, kde je možné zautomatizovať na seba nadväzujúce procesy. Program na základe týchto informácii automatizuje všetky možné činnosti, čo má dva dôsledky: vysoký výkon a bezpečnosť.

Vďaka zreťazeniu nadväzujúcich operácií sa užívatelia nemusia zamýšľať nad tým, kedy treba čo urobiť. Systém ich vedie v logických krokoch a automaticky dopĺňa už známe informácie. Preto všetky následné kroky spočívajú viac v kontrole pripravených údajov, než v ich namáhavom vypĺňaní.

Vloženie údajov do faktúry môže vyvolať celú reťaz následných procesov. Aj práca viacerých užívateľov naraz môže niekedy dôjsť ku kolízii, koho údaje uprednostniť. Preto je v maximálnej možnej miere sledovaná otázka bezpečnosti. Technológia transakčného vkladania údajov zabezpečuje bezproblémové vkladanie dát neobmedzeného množstva užívateľov. Po celý čas sú vkladané údaje uchovávané len v pamäti, nedochádza ku vzájomným interakciám medzi užívateľmi a až v okamihu finálneho potvrdenia sú údaje vložené do databázy.

Aj vkladanie údajov zo zreťazenej činnosti je bezpečné. Nemôže sa stať, že nejaká časť údajov sa vloží a zvyšná nie kvôli nepredvídanej udalosti alebo kvôli zmenenej situácii vplyvom zásahu iného užívateľa. Alebo sa vložia kompletné zmeny, alebo sa nevloží nič a užívateľ je o príčine problémov informovaný.

Kvôli zabezpečeniu vysokého výkonu vkladania sa používa neblokujúci prístup užívateľov a prípadné kolízie pri vkladaní sú akceptované od toho užívateľa, ktorý ich zapísal ako prvý.

Skladové karty umožňujú zatriedenie do stromovej štruktúry. To má niekoľko výhod. Pri hľadaní karty ju možno pomocou tejto štruktúry ľahko nájsť. Ku štruktúre možno pridať aj doplňujúce informácie o výpočte predajnej ceny, čo uľahčuje jednotné nastavovanie zisku. Všetky karty, prislúchajúce k danému uzlu automaticky preberajú toto nastavenie.

Do skladovej karty možno pridať aj údaje, ktoré sa týkajú následnej fakturácie. Podľa týchto údajov program navrhuje predajné množstvá alebo predajnú cenu. Pokiaľ vyplníte pravidla pre udelenie zľavy, program ich automaticky ponúka pri vystavení faktúry.

Skladové karty, faktúry a skladové pohyby sú navzájom prepojené. V Každej časti máte prehľad o pohyboch v časti druhej. Všetky súvisiace informácie sú doplnené hypertextami, takže môžete získať doplňujúce informácie jediným kliknutím myšky.

Na vybraných skladových kartách môžete sledovať aj výrobné čísla. Vtedy program automaticky doplňuje údaje z čítačky čiarového kódu, sleduje príjem a vydávanie čísiel a umožňuje aj spätne vyhľadávať v číslach v prípade riešenia reklamácií. Ak si sledujete výrobné čísla, nemôže sa vám stať, že vám niekto bude reklamovať vec, ktorú ste mu nepredali.

So skladovými kartami možno robiť aj špecializované operácie. Výdaj takéhoto tovaru spôsobí automatické vygenerovanie výrobky, kde sa suroviny minú zo skladu a výrobky pribudnú v sklade.

Došlé faktúry môžete naskenovať a uložiť v elektronickej podobe. Môžete ich potom kedykoľvek zobraziť priamo v programe bez nutnosti prehľadávania zakladačov. Program podporuje prácu viacerých užívateľov a automaticky zobrazuje najaktuálnejšie zmeny.

V pravidelných intervaloch sú obnovené všetky zoznamy, preto užívateľ nemusí túto činnosť vyvolávať použitím filtra.

Často sa opakujúce údaje možno vkladať pomocou číselníkov. Číselníky umožňujú evidovať až desať rôznych údajov k obchodu. Program uľahčuje ich použitie tak, že si na dôležitých miestach pamätá posledne vložené údaje a tie ponúka automaticky.

Údaje z obchodu sú integrované so spismi a registratúrou. Spis slúži ako univerzálny kontajner na informácie, ktoré sú združené na jednom mieste. Priamo zo spisu je možné vytvárať objednávky a skladové pohyby a sledovať vybavenie objednávky a vystavenie faktúry.Rovnako funguje aj opačná komunikácia. Užívateľovi v obchode, venujúcemu sa objednávkam a doplňovaniu skladu automaticky chodia informácie požiadavkách z objednávok. Na základe týchto informácií ľahko zabezpečuje optimálne dopĺňanie skladu.

Na uľahčenie fakturácie z vybavených spisov slúži špeciálny generátor. Pomocou neho si užívateľ vyberie faktúrované spisy a získa automatický sumár použitých dielov a vykonaných prác. Potom si už len vyberie, či sa majú všetky položky vložiť do faktúry alebo vygenerovať do podoby prílohy k faktúre.

Na dopĺňanie zásob v spise slúži automatický objednávkový systém. Pomocou neho sa zisťujú chýbajúce zásoby, určí sa, do akého stavu sa majú tieto zásoby objednať a program doplní chýbajúce doklady.

Jedinečné vlastnosti #

• Jednoduchosť – Vystavovanie faktúr je jednoduché a logické. Program sa drží nastavených hodnôt, takže nemusíte premýšľať nad lehotami alebo zľavami. Nastavíte si to dopredu na firmách.
• Výkonnosť – Systém poskytuje nástroje, ktoré uľahčujú tvorbu faktúr. Niekoľko čarodejníkov pomáha vložiť do faktúry sumárne údaje z iných častí systému.
• Bezpečnosť – Pomocou systému oprávnení možno veľmi jemne nastaviť, kto môže vykonávať rôzne činnosti. Bez problémov tak oddelíte faktúry, objednávky, sklad alebo zapisovanie úhrad.
• Stromová štruktúra skladových kariet – Pri vyhľadávaní kariet využijete možnosť ukladania tématicky príbuzných kariet do stromu. Dobrá organizácia v strome vám ušetrí veľa času pri hľadaní. Takisto je to výhodné pri vyhodnocovaní predaja. Môžete sa sústrediť aj na menšie skupiny kariet a sledovať predaj podľa nich.
• Sledovanie výrobných čísiel – Môžete sledovať aj výrobné čísla tovarov. Tieto čísla bývajú zapisované pomocou čiarových kódov. Program podporuje oba typy čítačiek, klávesnicovú aj na sériový port.
• Skenovanie dokladov – Doručené doklady si môžete naskenovať, vložiť do registratúry a potom prepojiť s ľubovolnou faktúrou alebo objednávkou.
• Hromadné operácie – Program má nástroje na hromadné vystavovanie faktúr. Ďalšie nástroje umožňujú kombinovanie viacerých faktúr do jednej alebo vytváranie kópií existujúcich faktúr.
• Integrácia so spismi – Obchod je úzko prepojený so spismi. Pokiaľ si pomocou spisov vediete záznamy o konkrétnom prípade, na záver je jednoduché nechať si vygenerovať faktúru, ktorá zhrnie všetky vložené informácie v spise.
• Spojené výdaje – Program podporuje výrobky, kde na jednej strane nejaký tovar spotrebuje a na druhej vznikne hotový výrobok so sumárnou cenou.

Ďalšie vlastnosti modulu #

• Evidencia vystavených a došlých faktúr – Základná evidencia, ktorá umožňuje aj prácu s predfaktúrami a špeciálnymi prípadmi faktúr, ktoré vyžadujú zákazníci.
• Evidencia vystavených a došlých objednávok – Mechanizmus, ktorý udržiava optimálny stav tovaru na sklade.
• Evidencia skladových kariet – Pomocou evidencie sa definuje sortiment tovaru, ktorý predávate.
• Evidencia skladových pohybov – Ku každej zmene v sklade vznikajú rôzne pohyby.
• Definovanie číselníkov – Na faktúrach sa nachádzajú opakujúce sa údaje. Tieto si možno definovať pomocou číselníkov.
• Synchronizácia vkladaných údajov – Program automaticky vytvára skladové pohyby podľa vkladaných faktúr.

Čítačka čiarových kódov #

Program je pripravený uľahčovať vám prácu pomocou čítačky čiarových kódov. Pokiaľ k počítaču pripojíte čítačku čiarových kódov pomocou sériového portu COM1, môžete v niektorých častiach programu vkladať údaje rýchlejšie. Sériová čítačka má výhodu oproti čítačke, ktorá sa pripája na klávesnicu, pretože nemusíte mať kurzor umiestnený v poli, kam sa údaje vkladajú.

Pozri aj:

• Optivus manuál
• Obchod