Vysvetlenie pojmov, používaných v podateľni:
- Došlá pošta – Všetka papierová pošta, ktorá bola doručená do firmy.
- Odoslaná pošta – Všetka papierová pošta, ktorá sa odosiela z firmy.
- Registratúra a spisy – Viď predchádzajúce kapitoly.
- Číslovanie pošty – Pošta je číslovaná od jedna každý rok. Čísluje sa spoločne došlá aj odoslaná pošta, aby nedochádzalo k možným konfliktom pri odkazovaní sa na rovnaké číslo, ktoré by mohlo potom predmetom nedorozumenia.
- Typ pošty – Základné delenie programu je na došlú a odoslanú poštu. Pokiaľ potrebujete aj iné typy, môžete ich vytvoriť v číselníku (Číselníky/Podateľňa/Typ...).
- Druh pošty – Umožňuje bližšie zatriediť poštu. Implicitne program obsahuje iba základné druhy pre Slovenskú poštu. Ďalšie druhy ktoré používate si môžete doplniť v číselníku (Číselníky/Podateľňa/Druh...). Pokiaľ chcete sledovať aj náklady na poštovné, môžete si do číselníka doplniť aj sumy a program ich bude automaticky vkladať do knihy pošty.