Vzory spisov
Často sa stáva, že vytvorené spisy majú jednotnú formu. Aby nebolo potrebné stále dookola vypisovať rovnaké údaje, môžete využiť vzorový spis. Vzorový spis umožňuje:
- Vložiť označený spis medzi vzorové spisy. Ako vzor sa uložia základné informácie o spise a zoznam úloh.
- Nastaviť na vzorovom spise periódu jeho opakovania.
- Vytvoriť nový spis podľa vzoru ručne.
- Vytvoriť nový spis automaticky.
Vloženie spisu medzi vzorové
Označte spis a v menu vyberte Spisy/Uložiť spis ako vzor... Spis sa skopíruje do vzorov a skopírujú sa aj úlohy. Do úvahy sa berie relatívny rozdiel medzi vytvorením spisu a jednotlivých úloh. To umožňuje vytvoriť spis v pondelok a pridať do neho úlohy na pondelok, utorok alebo nasledovné dni. Do úvahy sa berie aj začiatok a koniec úlohy, preto je dôležite si vzorový spis naozaj dôkladne pripraviť.
Nastavenie periódy opakovania vzorového spisu
Toto nastavenie umožňuje, aby program automaticky vytvoril niektoré spisy. V menu vyberte Číselníky/Spisy/Vzory spisov... Zobrazí sa nasledovný dialóg.
Tlačidlom Opakovanie... Nastavíte periódu opakovania. Nastavenie opakovania je identické s nastavovaním úlohy. V tabuľke je zobrazené opakovanie spisu a dátum, kedy bude takýto spis automaticky vytvorený.
Triedenie vzorových spisov do skupín
Aby boli spisy prehľadnejšie triedené, je možné ich zotriediť do skupín. Tlačidlom Upraviť si otvorte vzorový spis a do poľa Skupina vpíšte názov skupiny. Podľa tejto skupiny budú vzorové spisy zoskupené.
Ručné vytvorenie spisu podľa vzoru
Ak máte pripravené vzory spisov, môžete si z nich vytvárať kópie. Toto vám šetrí čas pri vytváraní rovnako pomenovaných spisov. V menu vyberte Spisy/Nový spis podľa vzoru... V zozname vyberte želaný spis a stlačte OK. Spis sa pridá do zoznamu spisov.
Implicitne je takýto spis vytvorený tak, že zodpovední zaň ste vy. Niekedy nie je žiadúce, aby sa preniesla zodpovednosť na vás. Vtedy je potrebné vytvoriť vzorový spis tak, aby si stále zachovával pôvodnú zodpovednosť. Tlačidlom Upraviť si otvorte vzorový spis a zaškrtnite pole Ponechať zodpovednosť.
Automatické vytvorenie spisu podľa vzoru
Spisy, ktoré majú nastavované opakovanie sú automaticky vytvorené v deň uplynutia najbližšieho termínu. Ako autor spisu je uvedený užívateľ, ktorý spis uložil ako vzor. Zodpovedný za spis a úlohy je prenesené podľa pôvodného nastavenia. Ako autor úlohy je uvedený užívateľ, ktorý spis vložil do vzorov.
Najbližší termín je potom nastavený podľa opakovania.
Nastavenie maximálneho počtu úloh vo vzorovom spise
Na vzorovom spise možno vyplniť pole s hodnotou maximálneho počtu úloh. Ak je táto položka vyplnená, nie je možné do spisu, ktorý je vytvorený z takéhoto vzoru pridať viac úloh, ako