Na naplánovanie ľubovoľnej činnosti možno použiť nasledovné kroky:
- Vytvorenie zoznamu úloh – Zoznam úloh treba vytvoriť postupne. Od niekoľkých všeobecne pomenovaných úloh, ktoré vytvoria kostru projektu treba postupne každú úlohu rozdeliť na dielčie časti. Tieto sa stanú podriadenými úlohami, ktoré na seba budú v určitom logickom slede nasledovať.
- Vytvorenie závislostí predchodcov – Medzi mnohými úlohami viete popísať vzťahy, že úloha B sa môže začať až keď úloha A skončí. To spôsobí, že sa už úlohy nemôžu začínať v rovnakom čase, ale budú postupne na seba napojené a zreťazené v čase.
- Vytvorenie zoznamu zdrojov – Na splnenie úloh sú potrebné zdroje. Do každého projektu možno pridať všeobecné zdroje, alebo zdroje, ktoré sú presne zviazané s inou časťou programu. Obvykle budú ako zdroje použití zamestnanci, je však možné použiť aj iné typy. Dôležitou súčasťou zdrojov je ich cena. Prepojením hodinovej ceny a celkového času úlohy možno pomerne presne odhadovať potrebné náklady.
- Prepojenie úloh a zdrojov – Priradením zdrojov k úlohe sa fáza plánovania ukončuje. Zdroje je potrebné navrhnúť tak, aby nedochádzalo k ich nereálnemu prekrytiu v rámci viacerých projektov. Po naplánovaní zdrojov a upresnení potrebného času má užívateľ k dispozícií pomerne presný odhad času, peňazí a zdrojov, ktoré sú potrebné na splnenie projektu.
Plnenie naplánovaných úloh – Po začatí práce na projekte sa začínajú postupne plniť jednotlivé úlohy. To je možné vyznačiť priamo do plánu, alebo sa na vyplnenie použije špecializovaný terminál. Ako sa úlohy postupne plnia, rastie percento plnenia projektu a porovnaním plánovaného a reálneho času, potrebného na splnenie plánu možno získavať skúsenosti, ktoré sa hodia pri plánovaní nasledovných projektov