Revízia dokumentu

Revízia dokumentu umožňuje do systému vložiť nové znenie toho istého dokumentu. Proces revízie je riadený, aby nedochádzalo ku konfliktom viacerých užívateľov. Základný mechanizmus revízie je:

• Exportovanie kópie dokumentu zo systému.
• Upravenie dokumentu.
• Potvrdenie revízie a vloženie dokumentu.
• Alebo sa revízia zruší.

Program používa adresár Moje dokumenty/Optivus/Checkout na ukladanie kópií dokumentov. Tento adresár je prístupný priamo z plochy Windows. Revidované dokumenty sú v programe označené červenou farbou a pri ich otváraní a upravovaní platia prísnejšie pravidlá. Program na všetko upozorní vo chvíli, keď niekto iný chce otvoriť alebo zmeniť takýto dokument.

Program môžete revidovať tak, že ho otvoríte na editáciu (napr. príkazom Registratúra/Zmena dokumentu...). Stlačíte tlačidlo Revízia... Zobrazí sa dialóg s upozornením, kam sa bude dokument exportovať.

Stlačením tlačidla Revidovať sa dokument exportuje a otvorí sa v prislúchajúcom programe. Program sa prepne do základného zobrazenia a dokument teraz bude označený červenou farbou. Tá upozorňuje na to, že prebieha revízia dokumentu. Všetky revidované dokumenty si možno zobraziť pomocou filtra, zaškrtnutím príslušnej voľby.

Upravte dokument a uložte ho. Nie ste ovplyvňovaní časom, môžete dokument upravovať aj niekoľko dní. Treba ale pamätať na to, že v systéme pracujú aj iní užívatelia a že by mal byť čas revízie podľa možností čo najkratší.

Ak chcete revíziu potvrdiť, vyberte v menu príkaz Registratúra/Potvrdenie revízie... Program skontroluje, či sa na pôvodnej ceste nachádza dokument. Ak nie, ponúkne zrušenie revízie. Ak sa tam nachádza, overí či došlo k jeho zmene. Táto kontrola zabraňuje vkladaniu dokumentov, na ktorých sa nič nezmenilo. Ak je všetko v poriadku, vyplníte ešte podrobnosti o vloženej revízii a program vloží novú verziu dokumentu.

Pôvodná verzia dokumentu je stále prístupná, možno ju prehliadať pri výbere verzie dokumentu. Vyberiete si niektoré staršie znenie a potvrdíte ho.

Príkazom Registratúra/Zrušenie revízie môžete zrušiť rozpracovanú revíziu. Program automaticky vymaže kópiu dokumentu, ktorá bola exportovaná na revíziu.