Ak je vkladaný dokument označený registratúrnou značkou, systém mu môže prideliť otvorený alebo nový spis. Používajú sa nasledovné pravidlá:
- Ak pridávate do otvoreného spisu, dokument preberá registratúrnu značku samotného spisu a nemožno to zmeniť.
- Ak pridávate dokument priamo do registratúry, alebo cez knihu pošty, sleduje sa prideľovanie dokumentov. Ak sa jedná o ročný spis, skontroluje sa, či už tento rok existuje takýto spis. Ak nie, vytvorí sa a označí príslušným rokom. Nasledujúci rok sa vytvorí nový spis. Mesačné spisy sledujú vytváranie po mesiacoch a sú označované mesiacom a rokom. Individuálne spisy sú označované názvom dokumentu.