Pomocou filtra môžete z osôb vyberať tie osoby, ktoré vás zaujímajú. Filter má niekoľko možností:
- Meno – Filtruje sa podreťazec v mene osoby.
- Priezvisko – Filtruje sa podreťazec v priezvisku osoby.
- Funkcia – Filtruje sa podreťazec vo funkcii osoby. Do poľa môžete vpisovať voľne aj napriek tomu, že všetky osoby majú prideľovanú túto položku z číselníka.
- Poznámka - text, podľa ktorého možno filtrovať, alebo vyhľadávať
- Oddelenie - Filtruje sa podreťazec oddelenia
- Telefón – Filtruje sa podreťazec v telefóne, faxe alebo mobile. Pomocou funkcie môžete identifikovať osobu, ak vidíte jej číslo na telefóne.
- E-mail – Filtruje sa podreťazec v maile. Pomocou funkcie môžete vyhľadať osobu, ak vidíte jej E-mail v elektronickej pošte.
- Iba vo firmách – Zobrazia sa iba osoby, ktoré sú zaradené vo firmách.
- Živá firma – Zobrazia sa iba osoby, ktoré sú v živých firmách alebo tie čo nemajú priradenú firmu. Tento filter je zapnutý implicitne. Slúži na to, aby ste primárne pracovali iba s osobami, ktoré by mali byť reálne.
- Bez firmy – Zobrazia sa iba osoby, ktoré nie sú priradené vo firmách.
- Stav
- Všetci
- Živé
- Zrušené
- V koši
- Kategória – Rozbaľovacia položka obsahuje číselník kategórií osôb. Implicitne sú nastavené všetky osoby.
- Firma – Zobrazia sa iba osoby, ktoré v názve firmy obsahujú zadaný podreťazec.
- Pobočka – Zobrazia sa iba osoby z daných pobočiek.
- Kontaktná osoba – Zobrazia sa iba kontaktné osoby z firiem.
- Poznámka – Filtruje sa podreťazec v poznámke.
- Pohlavie – Rozlíšenie mužov a žien.
Na pohodlnejšie ovládanie filtra sa v menu nachádzajú doplňujúce funkcie:
- Osoby/Filter podľa firmy – Do filtra sa nastavia údaje podľa aktuálne označenej osoby. Takto sa dajú vybrať osoby z jednej firmy.
- Osoby/Filter podľa domény – Do filtra sa nastavia údaje podľa aktuálne označenej osoby. Ak má E-mail, zoberie sa z neho doména a tá sa použije vo filtri. Dajú sa takto zobraziť osoby, ktoré používajú E-mail z jednej domény.
Ukladanie údajov vo filtri je podrobnejšie popísane pri filtrovaní firiem.
Spravovanie skupín záznamov osôb
Skupiny možno vytvárať pri zapnutom multivýbere - Ctrl+M. Slúžia na vytvorenie špeciálnych zoznamov položiek, ktoré by sa inak nedali vo filtri nastaviť. Voľba sa nachádza v menu na pravom tlačidle myšky - Spravovať skupinu. Funkcia najprv zobrazí zoznam existujúcich skupín. Musíte si jednu vybrať. Potom ponúkne na výber tri funkcie:
- Doplniť skupinu - Existujúcu skupinu doplníte o zaškrtnuté položky.
- Nahradiť skupinu - Zaškrtnutá skupina sa stane položkami danej vybranej skupiny.
- Kopírovať zoznam položiek skupiny - Tá funkcia pre vás nemá využitie a slúži len na špecifické operácie, ktoré dokáže vykonať iba zamestnanec našej firmy.