Extra úlohy riešia nasledovný problém:
Vo výrobnej dielni sa neočakávane objaví zákazník, ktorý potrebuje vykonať nejaké úlohy. Pracovníci majú právo vykonať takéto úlohy, ale ich musia aj poznačiť do systému, aby ich mohli následne administratívni zamestnanci vložiť do príslušných spisov.Alebo sa v dielni vykonávajú upratovacie a rutinné úlohy, ktoré si chce firma sledovať.**Definovanie číselníka extra činností**
Funkciou Číselníky/Spisy/Extra činnosti sa zobrazí dialóg, ktorý umožňuje definovať všetky činnosti. Tu je potrebné pridať všetky činnosti, ktoré budete chcieť neskôr spracovať. Činnosti môžu byť:
- Rutinné – Sem patria typické činnosti ako upratovanie a zametanie.
- Neplánované – Typickým príkladom je práca v stolárskej dielni. Ak majú zamestnanci právo prijímať samostatne neplánované zákazky (napríklad si do dielne chodieva dávať hobľovať dosky firmy XY), tak sa toto hobľovanie môže zapísať ako extra činnosť. Keď potom dôjde k potrebe vykonať neplánovanú činnosť, tak zamestnanec iba vyznačí, kedy niečo také robil a podrobnosti (firma a presný popis práce) vyplní na pripravené tlačivo perom. Tento formulár následne odovzdá v kancelárií, aby uľahčil následné spracovanie (napr. faktúru). Vzor tlačiva nájdete v adresári reporty/extra_cinnost.doc****Vyplnenie extra činnosti v termináli
Zamestnanec naťuká svoje identifikačné číslo a stlačí tlačidlo Extra. Zobrazí sa zoznam spisov, ktoré sú momentálne otvorené. Užívateľ si môže vybrať existujúci spis, alebo môže pokračovať bez neho. Potom sa zobrazia činnosti z číselníka. Môže si zvoliť iba dve možnosti:
- Štart – Vyznačenie začiatku práce.
- Koniec – Vyznačenie konca práce.Spracovanie extra činnosti v Optivuse
Na záložke spisy použite príkaz Plán/Extra činnosti... Zobrazí sa dialóg, ktorý obsahuje všetky vyznačené extra činnosti. Užívateľ vidí nasledovné informácie o každej činnosti:
- Začiatok – Začiatok úlohy.
- Koniec – Koniec úlohy.
- Úloha – Názov úlohy, ktorý sa vybral z číselníka.
- Užívateľ – Ktorý užívateľ úlohu zapísal.
- Spis a názov spisu – Táto položka je vyplnená v okamihu, ako sa úloha presunie do niektorého spisu.Implicitne je zapnutý filter na nespracované a ukončené úlohy. U tých možno predpokladať, že sa môžu spracovať ako:
- Úloha v spise – Môžete spracovať jednu úlohu, alebo hromadne viac úloh pomocou klávesovej skratky Ctrl-M v zozname úloh. Označené úlohy sa pomocou tlačidla Úloha v spise... prenesú ako obyčajné úlohy do vybraného spisu. Takto možno spracovať úlohy, kde ide len o sledovanie celkového času, ktorý sa sumárne uloží do pripraveného mesačného spisu.
- Do plánu – Do plánu sa ukladajú úlohy, ktoré majú byť súčasťou existujúceho plánu. Pre nejaké objektívne skutočnosti v tom pláne zatiaľ neboli. Po výbere príslušného spisu sa nakopírujú do plánu. Aby boli jednoznačne viditeľné, sú tieto nové úlohy podfarbené červenou farbou.