Aktuálny rok a hospodársky rok

Nastavenie aktuálneho roku slúži na kontrolnú funkciu. Pri prvom spustení programu sa automaticky nastaví obdobie aktuálneho roku. Kontrola zabezpečuje, aby sa do systému nevložili nesprávne údaje. Dialóg na zmenu nastavenia môže spustiť iba administrátor pomocou funkcie Nástroje/Aktuálny rok...

Nastaviť možno dva intervaly:

• Aktuálny rok – Do kontrolovaných polí možno vložiť iba hodnoty z nastaveného intervalu. Pokiaľ vložíte niečo iné, program odmietne údaje uložiť. Pomocou aktuálneho roku môžete ovplyvniť obdobie, ktoré je možné v programe meniť. Niektoré časti systému sa uzatvárajú na konci kalendárneho roku a týmto nastavením zabezpečíte, že ich už nik nebude môcť zmeniť.
• Kontrolné obdobie – Tieto položky sú nepovinné. Pokiaľ sú vyplnené, program kontroluje tento interval a pokiaľ sa vkladaná hodnota nachádza mimo intervalu, overí si, či to tak naozaj má byť. Ak potvrdíte hodnotu, program ju uloží. Pomocou kontrolného obdobia môžete zabezpečiť dodatočnú kontrolu. Ak napríklad uzatvárate určité obdobia po štvrťrokoch s tým, že občas ešte treba zmeniť aj staršie hodnoty, zabezpečíte to týmto nastavením. Možné omyly pri vkladaní sú ošetrené kontrolnou otázkou, ktorá dáva obsluhe možnosť opraviť chybu alebo potvrdiť želané nastavenie.

Kontrola sa vykonáva pri nasledovných operáciách:

• Vytvorenie spisu a vyplnenie poľa Vytvorené
• Vytvorenie dokumentu a vyplnenie poľa Vložené
• Úloha ktorá je v spise
• Termín ktorý je v spise
• Faktúry, objednávky, ponuky, skladové pohyby

Tlačidlo Ďalší rok slúži na automatické posunutie hodnoty aktuálneho roku. Funkciu využijete na začiatku nasledovného kalendárneho roku.

Hospodársky rok

Hospodársky rok je definovaný podľa § 3 Zákona o účtovníctve. Na nasledovnej tabuľke si vysvetlíme rozdiely, ako sa program správa pri nenastavenom alebo nastavenom hospodárskom roku. Nastavenie ovplyvňuje spôsob generovania číselných radov vystavených faktúr.

**Akcia**	**Nemá hospodársky rok**	**Hospodársky rok od 1.5.**
Faktúra na 31.12.2012	FV2012/00001	FV2012/00001
Faktúra na 1.1.2013	FV2013/00001	FV2012/00002
Faktúra na 30.4.2013	FV2013/00002	FV2012/00003
Faktúra na 1.5.2013	FV2013/00003	FV2013/00001
Faktúra na 2.5.2013	FV2013/00004	FV2013/00002
Faktúra na 31.12.2013	FV2013/00005	FV2013/00003
Faktúra na 1.1.2014	FV2014/00001	FV2013/00004

 

Ako prejsť na hospodársky rok, ak ste už faktúrovali bez neho?

V takomto prípade už máte vystavené faktúry v číselnej rade 20XX. Do nej už nemôžete vkladať po 1.5. Preto musíte urobiť nasledovné úpravy. 1.5. si zavediete novú číselnú radu na vystavené faktúry. Napríklad tako: Číselníky/Číselné rady a tam pridať radu 30XX na vystavené faktúry. Aby sa táto číselná rada ponúkala v programe, treba ju prepnúť ako východziu. Cez Súbor/Užívatelia vojdete do každého užívateľa, ktorý fakturuje a na záložke Obchod prepnete položku Vystavené faktúry na radu 30XX.

Odvtedy sa na každej novej vystavenej faktúre ponúkne implicitne číselná rada 30XX.

Čo robiť v prípade, že sa objaví potreba pridať ešte zabudnutú faktúru do číselnej rady 20XX?

Tu si treba dať pozor na to, že je program prepnutý na hospodársky rok. V žiadnom prípade nemôžete pridať faktúru pred 1.5., pretože by nebola vložená ako FV2013/XXXXX, ale ako FV 2012/XXXXX, čo nie je správna číselná rada. Ak potrebujete vložiť takúto faktúru, musíte si najprv vypnúť hospodársky rok. Takže tieto operácie robte len vtedy, ak je to naozaj nevyhnutné.