Založenie spisu a čo s ním ďalej
Na každý obchodný prípad – zákazku je vhodné vytvoriť samostatný spis. Po založení má spis príznak „Otvorený“. Po vybavení všetkých úloh – to znamená po vybavení a vyúčtovaní zákazky je vhodné prepnúť stav spisu na „Vybavený“. Do stavu „Uzavretý“ prepíname spis vtedy, keď je faktúra za zákazku uhradená a v tomto spise sa už nebudú vykonávať žiadne činnosti.
Ak ten istý zákazník má ďalšiu požiadavku, rieši sa táto už v novom spise. Takto môže mať zákazník aj niekoľko spisov, v ktorých sa jednotlivé obchodné prípady (zákazka, oprava, reklamácia, servisný zásah …..) riešia samostatne. Cez filter na záložke Spisy si môžeme vybrať konkrétneho zákazníka a zistiť, aké otvorené, vybavené alebo uzavreté spisy máme za zvolené obdobie na konkrétneho zákazníka. Cez Výstupy získame potrebné prehľady a sumáre ohľadom obchodných prípadov tohto zákazníka.
Spracovanie zákazky – príklad postupu
- Príjem dopytu – založenie spisu, registratúrna značka napr. „Došlý dopyt“.
- Vypracovanie PO (ponuky) v spise
- Komunikácia so zákazníkom skončí neúspešne – spis uzavrieť
- Komunikácia so zákazníkom skončí úspešne , pokračujeme bodom 3.
- Vytvorenie OP (objednávka prijatá ) z PO (ponuky) v spise
- Úkony spojené s realizáciou zákazky – zadávanie úloh, ukladanie dokumentov a komunikácie so zákazníkom
- Vystavenie výdajky, alebo viacerých výdajok – odpis tovaru zo skladu alebo faktúry z OP v spise .
- Vytvorenie výdajky – odpis tovaru zo skladu. Je možné vytvoriť výdajku priamo na úlohe pre skladníka (napr. úloha „Vyskladniť tovar na zákazníka xy“) a to na záložke Podrobnosti
- Vystavenie vyúčtovacej faktúry v spise, alebo mimo spisu ale následne ju prepojiť so spisom, s ktorým súvisí.
- Uzatvorenie spisu po prijatí platby.
Spracovanie zákazky – príklad postupu
- Príjem dopytu – založenie spisu zo vzoru, registratúrna značka Došlý dopyt. (Do názvu spisu uviesť číslo zákazky z programu Exkalibur. Podľa tohto čísla sa budú zväzovať súvisiace spisy cez pri vyhľadávaní zadaním do filtra)
- Vypracovanie PO (ponuky) v spise
- Komunikácia so zákazníkom skončí neúspešne – uzatvárame spis
- Komunikácia so zákazníkom skončí úspešne , pokračujeme bodom 3.
- Vytvorenie OP (objednávka prijatá = zmluva) z poslednej schválenej PO (ponuky) v spise
- Vystavenie zálohovej faktúry z OP (faktúra z objednávky) v spise . Je možné vystaviť faktúru aj mimo spisu na záložke Obchod – Vystavené faktúry. Vtedy je potrebné vnútorne túto faktúru prepojiť so spisom, ktorého sa týka a to v dialógu faktúry na záložke Podrobnosti
- Vyznačenie prijatia zálohovej platby
- Založenie realizačného spisu podľa vzoru, v ktorom budú úlohy, týkajúce sa samotnej realizácie zákazky. Registratúrna značka Zmluva
- Úkony spojené s realizáciou zákazky – zadávanie úloh, ukladanie dokumentov a komunikácie so zákazníkom
- Vytvorenie výdajky – odpis tovaru zo skladu. Je možné vytvoriť výdajku priamo na úlohe pre skladníka (napr. úloha „Vyskladniť tovar na zákazníka xy“) a to na záložke Podrobnosti
- Vyznačenie príznaku spisu Vybavený, ak už nie sú v ňom žiadne úlohy na riešenie.
- Raz mesačne, alebo iné zvolené obdobie skontrolovať všetky spisy s príznakom Vybavený a prepnúť ich do stavu Uzavretý, ak sú úlohy v spise splnené, práce a tovar vyúčtované a faktúry uhradené.
Spracovanie vystavenej objednávky
- Založenie spisu – registratúrna značka Vyšlé objednávky
- Vystavenie objednávky – OV v spise
- Poslanie objednávky mailom – tento úkon sa zapíše v spise do záložky Kontakty
- Vloženie odoslaného mailu do spisu – záložka Dokumenty použitím funkcie Integrátora
- Prijatie tovaru na sklad
- Z dodacieho listu – na záložke Obchod – Objednávky vystavené na pravé tlačidlo myši vybrať voľbu Príjemka z objednávky a naskladniť tovar. Prípadné rozdiely medzi objednávkou a dodacím listom opraviť manuálne.
- Z prijatej faktúry – na záložke Obchod – Objednávky vystavené na pravé tlačidlo myši vybrať voľbu Prijatá faktúra a naskladniť tovar. Prípadné rozdiely medzi objednávkou a dodacím listom opraviť manuálne.
- Vyznačenie úhrady faktúry
- Vybavenie spisu
- Uzavretie spisu